مدیریت پروژه آسان با مهاجرت از ترلو به اسلک، مزایا و شیوه اجرا

بسیاری از گروه‌های پروژه ه‌محور یا دورکار شیفتهٔ ترلو‌ (Trello) هستند. حتی گفته می‌شود: «اگر ترلو را دوست ندارید، در اصل از شغل خود متنفر‌ید!» من هم تا حدودی با این جمله موافقم اما نه کاملا! به هر حال، همه طرف‌دار مدیریت پروژه آسان‌اند اما ترلو هم معایب خودش را دارد. ما هم مثل شما از کارکردن با فرایند‌های روان و ابزار‌های سادهٔ ترلو لذت می‌بردیم اما نهایتا چاره‌ای جز مهاجرت از ترلو به اسلک (Slack) نداشتیم. اگر مایلید تمام روابط کاری را در مکانی واحد یکپارچه کنید و بهره وری فرایند‌های شغلی را افزایش دهید، مهاجرت از ترلو به اسلک را به شما هم پیشنهاد می‌کنیم. در این مقاله، دلایل، فرازوفرود‌ها و شیوهٔ اجرای این تحول را باهم بررسی می‌کنیم.

مکسیم لئونوویچ (Maxim Leonovich) یک برنامه‌نویس حرفه‌ای‌ است. شرکت او درزمینه خطایابی برنامه‌های رایانه‌ای فعال است و از ترلو برای هماهنگ‌کردن پروژه‌های کاری استفاده می‌کرد. کارکنانِ شرکت ترلو را دوست داشتند و حتی آن را تحسین می‌کردند. استفاده از ترلو مزایای فراوانی دارد و مصداق واقعی مدیریت پروژه آسان و سریع است.

ترلو را می‌توان برای اجرای پروژه‌های بسیار بزرگ شخصی‌سازی کرد: کافی‌ است چند ستون اضافه کنید و صفحه را به‌شکل افقی توسعه دهید. سرعت بالای انجام‌دادن کارها در ترلو یکی دیگر از قابلیت‌های پرطرف‌دار آن است. برنامه ریزی برای اجرای یک پروژه در ترلو به راحتیِ نوشتن یک پاراگراف متن است. شرکت مکسیم هم سه سال از قابلیت‌های ترلو استفاده کرده بود و مهاجرت از ترلو به اسلک دیوانگی به نظر می‌رسید! یا شاید هم نه! دلیل این کار را به‌زودی خواهیم دید.

اسلک، ابزاری بی‌همتا برای تعامل و گفت‌و‌گو‌

طرح‌ریزی پروژه در ترلو قطعا لذت‌بخش است اما به‌روز‌نگه‌داشتن پروژه آن‌قدرها ساده نیست! ترلو قابلیت‌های کاربردی فراوانی برای پشتیبانی از گفتگو‌ های گروهی دارد: امکان نظردادن (comments)، منشن‌کردن، بارگذاری انواع محتوا، عکس یا فایل و… . با وجود این امکانات، تمام گروه‌های کاری بحث‌ها و گفت‌و‌گو‌های خود را در محیط‌های نرم‌افزاری دیگری پیش می‌برند! شرکت مکسیم هم تمام گزارش‌های خطایابی، مکالمه‌ها، بررسی بازخورد‌ های مشتریان و پیشنهادها یا هشدار‌های کاری را در بستر اسلک پیگیری می‌کرد. هر نتیجه‌ای که در گفت‌و‌گو‌های اسلک حاصل می‌شد هم نهایتا در پروژه‌های کاری اعمال می‌شد.

مشکل اینجا بود که انتقال تمام این تغییرات به ترلو هرگز میسر نبود! زمانی که فشار کاری افزایش می‌یافت و مدیریت زمان دشوار می‌شد، به‌روز‌رسانی امور در ترلو اصلا ممکن نبود. در چنین زمان‌هایی تنها ابزار قابل‌اتکا اسلک بود و به متن گفت‌و‌گو‌ها و توافق‌ها رجوع می‌شد. البته در زمان‌هایی که کار سبک‌تر بود، ترلو هم پاک‌سازی و به‌روز‌رسانی می‌شد اما گاهی چنین زمانی هم پیش نمی‌آمد.

اولین تلاش برای مهاجرت از ترلو به اسلک

مکسیم و همکارانش در حال اجرای یکی از پروژه‌های خطایابی شرکت بودند که ایده‌ای متفاوت به ذهنشان خطور کرد. آنها تصمیم گرفتند این پروژه را به‌روشی متفاوت انجام دهند: به‌جای گزارش و پیگیری معایب در ترلو، کانالی با نام «نهایی‌سازی اکتشافات دانشی» (finalizing knowledge discovery) در اسلک ایجاد و خط‌مشی ساده‌ای برای آن تصویب کردند:

• هر پیام اصلی در کانال باید گزارش یک خطا (bug) باشد؛
• گفت‌و‌گو‌ها باید به‌شکل رشته‌ای (thread) و در پاسخ به پیام اصلی انجام شوند؛
• هرگاه خطایابی به نتیجه رسید، پیام اصلیِ دربردارندهٔ آن باید حذف شود.

انباشت و گردش کار (backlog) در اسلک منظر خوبی نداشت (برخلاف ترلو) اما مدیریت پروژه واقعا آسان شده بود و تمام امور همواره به‌روز‌ بودند. دیگر نیازی به رفت‌و‌آمد بین نرم‌افزار‌ها و محیط‌های مختلف یا عقب‌و‌جلوکردن برگه‌ها نبود و اعضای گروه عاشق این موضوع بودند. به این ترتیب، همه‌چیز درون اسلک یکپارچه شده بود و شرکت مکسیم اولین گام برای مهاجرت از ترلو به اسلک را برداشته بود.

البته آنها خیلی زود دریافتند که به‌جای حذف‌کردن پیام‌های اصلی می‌توان با ایموجی‌های مختلف، نتایج را به‌شکل نمادین نشان داد.

این مشی جدید نتیجهٔ خوبی داشت اما طرح‌ریزی بلندمدت برای مهاجرت دائمی از ترلو به اسلک کماکان چالش‌برانگیز بود. دسته‌بندی و فیلتر ورودی‌ها با نماد‌های تصویری ممکن نبود و پیام‌های قدیمی به‌سرعت از جلوی چشم دور می‌شدند. وقتی اعضای گروه با پروژه‌ای جدید رویارو می‌شوند، از خود می‌پرسند: «اینجا هرکس باید دقیقا چه کاری انجام دهد؟» پاسخ به این پرسش با استفاده‌ از نماد‌های تصویری و پیام‌های قبلی قطعا ممکن نیست. آیا راه‌حلی برای این مشکلات وجود دارد؟

گام اصلی برای مهاجرت از ترلو به اسلک: نسخه شماره یک ربات ToDoBot

اسلک به‌تازگی زبانۀ (tab) «Home» را به تمامی نرم افزارهای کاربردی (App) خود اضافه و مدیریت آسان پروژه را برای ما مهیا کرده است. کاربرد زبانۀ Home در آغاز روشن نبود اما شرکت مکسیم به‌شکلی تصادفی استفاده‌ای ویژه برای این برگه پیدا کرد. آنها در طی سه روز رباتی را با نام ToDoBot برنامه‌نویسی کردند. این ربات تمام کار‌های در‌دست‌اقدام (doing) و پروژه‌های آینده (‌to do) را برای شما مدیریت و آنها را در برگهٔ Home خود نمایش می‌دهد.

ربات ToDoBot قرار نبود پروژهٔ بزرگی باشد اما بسیاری از اختراعات مهم هم به همین ترتیب روی می‌دهند! استفاده از این ربات بسیار ساده بود و توجه دیگر اعضای شرکت مکسیم را هم به خود جلب کرد. به این ترتیب تمام پروژه‌های شرکت با استفاده از ربات ToDoBot تعریف شد.

نسخه شماره یک این ربات برای اجرای پروژه‌های چندنفره طراحی نشده بود و کاستی‌های فراوانی در انجام کارهای گروهی داشت. شما با استفاده از این ربات فقط قادر بودید دو کار انجام دهید:

۱. ایجاد یک پروژهٔ‌ جدید (to do)؛

۲. ایجاد پروژهٔ جدید با فردی دیگر.

مهم‌ترین ویژگی این ربات زبانۀ Home آن بود: شما می‌توانستید در هر لحظه تمام پروژه‌ها و وضعیت اجرای آنها را در زبانۀ Home ببینید. ربات ToDoBot در اصل برنامه‌ای برای مدیریت وظایف در اسلک (Task Management App for Slack) و مصداقی عملی برای مدیریت پروژه آسان بود.

گام نهایی برای مهاجرت از ترلو به اسلک: نسخه شماره دو ربات ToDoBot (کانال پروژه‌های آمادۀ انجام)

شرکت مکسیم پروژهٔ بزرگی را بر عهده گرفته بود و کار به‌حدی سنگین بود که کسی وقت سرخاراندن نداشت. ترلوی شرکت حدود ۳ ماه دست‌نخورده مانده بود و تمام امور، به‌شکلی نامنظم و بی‌سامان، در اسلک پیگیری می‌شد. نسخهٔ ابتدایی ربات ToDoBot گام نخست در مهاجرت از ترلو به اسلک بود و شرکت مکسیم قصد توسعه آن را داشت. در این مرحله، تمام اعضای شرکت گفت‌و‌گو در کانال‌های اسلک و استفادهٔ شخصی از ربات ToDoBot را آموخته بودند. حال پرسش اصلی این بود: چگونه می‌توان این دو قابلیت (تعامل در کانال و استفاده از ربات) را با هم آمیخت؟ کاش می‌شد برای کانال‌ها هم زبانۀ Home ساخت!

متأسفانه کانال‌های اسلک زبانۀ Home نداشتند اما برخی موارد را در کانال می‌شد سنجاق (pin) کرد. موارد سنجاق‌شده مکانی ثابت در کشوی اطلاعات کانال (channel info sidebar) است که می‌توان هر پیامی در کانال را در آنجا به نمایش گذاشت.

علاوه بر این امکان، رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API) اسلک به شما اجازه می‌دهد پیام‌ها را همیشه (بدون محدودیت) ویرایش کنید. عالی نیست؟ بنابراین می‌توان زبانۀ Home در هر کانال را با سنجاق‌کردن یک پیام و به‌روز‌رسانی دائم آن با برنامه‌های آتی (to-dos) شبیه‌سازی کرد! مکسیم و همکارانش چند روز کدنویسی کردند تا نسخهٔ دوم ربات ToDoBot با این قابلیت‌ها خلق شد:

• ایجاد فهرست کارهای آمادۀ انجام (to-do) در هر کانال؛
• امکان اضافه‌کردن کارهای آمادۀ انجام با استفاده از پیام، پاپ‌آپ‌های مُدال‌ (modal pop-up) یا دستورات mention-@ یا command-/؛
• امکان به‌اشتراک‌گذاشتن کارهای آمادۀ انجام با چندین نفر؛
• امکان مشاهدهٔ کارهای آمادۀ انجامِ هر شخص در برگهٔ Home ربات.

فرایند مدیریت پروژه آسان در اسلک

پس از مهاجرت از ترلو به اسلک، فرایند مرحله‌به‌مرحلهٔ مدیریت پروژه از این قرار خواهد بود:

• ایجاد کانالی جدید برای هر پروژه کوچک؛
• اضافه‌کردن ربات ToDoBot به کانال و سنجاق‌کردن پیامی حاوی کارهای آمادۀ انجام؛
• ارسال هر پیام یا فایل مرتبط با پروژه داخل کانال و منشن‌کردن ربات (با این دستور: mention ToDoBot-@) در هر پیام؛
• تقسیم وظایف بین اعضای گروه با استفاده از قابلیت اشتراک‌گذاری (Share)؛
• بررسی برگهٔ Home ربات و اطلاع‌یافتن از وظایف (هر عضو گروه به‌شکل جداگانه و در نرم‌افزار خودش)؛
• تکمیل وظایف با بستن امور محوله در برگهٔ Home یا ارسال ایموجی تیک؛
• گفت‌و‌گو فقط‌ و‌ فقط با پاسخ‌دادن به پیام اصلی و ایجاد یک رشته گفت‌و‌گو (thread).

شرکت مکسیم پروژه‌های فراوانی را به همین شیوه تکمیل کرده است و کارکنان آن از شیوهٔ مدیریت پروژه‌ها در اسلک بسیار راضی‌اند. آنها برای طرح‌ریزی‌های راهبردی و کلان خود هنوز هم از ترلو استفاده می‌کنند اما تمام امور جاری و پروژه‌های فنی در اسلک یکپارچه‌سازی شده است.

نتیجه‌گیری

بهره‌وری نقشی اساسی در موفقیت پروژه‌ها‌ دارد و همهٔ شرکت‌ها خواهان افزایش بهره وری در فرایند‌های کاری خود هستند. ترلو قطعا ابزاری کاربردی و دارای قابلیت‌های استثنایی برای مدیریت پروژه است اما مانند هر ابزاری دارای برخی کاستی‌هاست. اگر با پروژه‌های پیچیده سروکار دارید یا برای انجام هر پروژه به گفت‌و‌گو و تعامل فراوان نیاز دارید، بهترین راه برای افزایش بهره‌وری شما مهاجرت از ترلو به اسلک است؛ البته برای یکپارچه‌سازی فرایند‌ها در اسلک باید از افزونه‌ها و ربات‌ها کمک بگیرید.

در این مقاله ربات ToDoBot و شیوه مدیریت پروژه آسان با استفاده از آن را برای شما شرح دادیم. البته این ربات هم دارای برخی کاستی‌هاست و به توسعه و تکامل نیاز دارد؛ مثلا امکان اتصال به ترلو، امکان حذف کارهای محول‌شده به هر شخص به‌وسیلهٔ خودش یا امکان انتقال کارهای آمادۀ انجام به کانال‌های دیگر قابلیت‌هایی‌ است که باید به این ربات اضافه شود. اما در هر حال، تجربهٔ مدیریت پروژه با اسلک تجربه‌ای بسیار شیرین و کارآمد است. به شما پیشنهاد می‌کنیم این مسیر را حتما امتحان کنید و آن را با دوستان و همکاران خود به