برنامه ریزی معکوس؛ رویکردی مؤثر برای رسیدن به هدف
اگر هدف شما این است که طی پنج سال آینده مدیر حسابداری شوید، فرآیند برنامه ریزی خود را از کجا شروع می‌کنید؟ یا اگر قرار است بخش شما ساختار سازمانی شرکت را بازسازی کند، از کجا شروع خواهید کرد؟
ماباید برای هرکاری که می خواهیم انجام دهیم یک برنامه ای چیده باشیم که طبق آن برنامه جلو برویم و موفق شویم.
بیشتر ما موقع برنامه‌ریزی، معمولا برنامه‌ی خود را از اول شروع می‌کنیم و به سمت پایان برنامه می‌رویم؛ یعنی اینکه ابتدا باید چه کنیم، بعد چه؟ بعد از آن چه؟ و الی آخر و اینکه هر گامی تا چه تاریخی باید تکمیل شود؟
این شکل معمولِ تعیین اهداف شخصی است که خیلی هم خوب کار می‌کند و وقتی با قوانین طلاییِ تعیین هدف ترکیب شود، تبدیل به فرمولی انگیزه‌بخش خواهد شد که کمک می‌کند با تمام قوا به پیش بروید.
رویکردی جدید
اما روش ساده و کمتر استفاده شده‌ی دیگری هم برای تعیین هدف وجود دارد که می‌تواند به همین اندازه قدرتمند باشد.
نام این روش برنامه‌ریزی معکوس، هدف گذاری معکوس یا طراحی معکوس است و اغلب اوقات در حیطه‌ی تحصیلات و آموزش استفاده می‌شود. ایده‌ی اصلی این است که با هدف نهایی‌تان شروع کنید و بعد به صورت معکوس از آنجا به سمت توسعه‌ی برنامه‌ی خود حرکت کنید. با شروع از آخر و حرکت به سمت اول برنامه، می‌توانید خودتان را از نظر ذهنی برای موفقیت آماده کنید، گام‌های خاصی را که باید بردارید؛ مشخص کنید و تعیین کنید که دقیقا باید در کجای برنامه، پرانرژی یا خلاق باشید تا بتوانید به نتایج مطلوب دست پیدا کنید.
این روش خیلی شبیه یک ارائه‌ی خوب است؛ در ارائه‌ی خوب، شخص ارائه‌دهنده همان ابتدا می‌گوید که قرار است به کجا برسد. بنابراین همین‌طور که جلسه پیش می‌رود، شما می‌توانید مفاهیم را به شکلی آسان‌تر دنبال کرده و درباره‌ی آنچه گفته می‌شود تفکر انتقادی داشته باشید. اگر قرار باشد نکات اصلی بحث را تشخیص دهید، انرژی مورد نیاز خود را برای دنبال کردن ارائه از دست خواهید داد.
فرآیند برنامه‌ریزی معکوس
این فرآیند بدین شکل کار می‌کند:
گام ۱
هدف نهایی خود را بنویسید. دقیقا می‌خواهید به چه چیزی برسید و تا چه تاریخی به آن دست خواهید یافت؟
مثال: «تا ۲۹ اسفند سال ۱۳۹۸، مدیر حسابداریِ شرکت کارگزاری خاوران خواهم شد.»
گام ۲
بعد از خودتان بپرسید قبل از آن، به چه نقاط عطفی باید برسید تا بتوانید به هدف نهایی‌تان دست یابید. چه کارهایی باید انجام دهید و تا چه زمانی باید انجام‌شان دهید تا در جایگاه رسیدن به هدف نهایی قرار بگیرید؟
مثال: «تا ۲۹ اسفند سال ۱۳۹۷، برنامه‌ی آموزشی که از سوی مدیریت شرکت کارگزاری خاوران ارائه شده را با موفقیت به پایان می‌رسانم.»
گام ۳
سپس کمی بیشتر به سمتِ عقب حرکت کنید. قبل از آن هدف یکی مانده به آخر، چه دستاوردی باید داشته باشید؟
مثال: «تا ۳۱ خرداد ۱۳۹۷، درخواستم برای شرکت در برنامه‌ی آموزشی مدیریت را ثبت می‌کنم، موفقیت‌هایم در سِمت حسابدار را شرح می‌دهم و در این برنامه پذیرفته خواهم شد.»
گام ۴
همچنان به سمت عقب کار کنید. چه کاری باید انجام دهید تا مطمئن شوید که به هدف قبلی رسیده‌اید؟
مثال: «تا ۲۹ اسفند سال ۱۳۹۶، دومین سال حضورم به عنوان حسابدار در شرکت را با موفقیت به اتمام می‌رسانم و جایزه‌ی بهترین حسابدار سال را از آنِ خودم می‌کنم.»
گام ۵
به همین صورت حرکت معکوس را ادامه دهید تا اولین مرحله‌ای که باید به اتمام برسانید را پیدا کنید.
مثال: «تا ۲۹ اسفند ۱۳۹۵ اولین سال حضورم به عنوان حسابدار در این شرکت را به پایان می‌رسانم و برای عملکردم مبنی بر به عهده گرفتن مسئولیت خرید بیش از ۱۰۰ میلیارد تومان در سال از سوی مشتری‌ها، پاداش دریافت می‌کنم.»
وقتی برنامه‌ی معکوسی را می‌خوانید، چندان متفاوت با برنامه‌های معمولِ رو به جلو به نظر نمی‌رسد، اما ایجاد چنین برنامه‌ای بسیار تفاوت دارد. باید خودتان را وادار کنید که از چشم‌انداز کاملا جدیدی نگاه کنید؛ این چشم‌انداز کاملا جدید به شما کمک می‌کند تا چیزهایی را ببینید که در صورت استفاده از فرآیندی با ترتیب رو به جلو و معمول استفاده می‌کردید، ممکن بود آنها را نادیده بگیرید.
این کار می‌تواند به شما کمک کند تا از صرف زمان برای فعالیت‌های غیرضروری یا ناکارآمدی که در مسیر هدف‌تان قرار دارند، اجتناب کنید. علاوه بر این، نقاط چالش‌برانگیز موجود در برنامه را هم برجسته می‌کند و نشان می‌دهد که مشخصا باید در چه جاهایی خلاق باشید تا بتوانید گام بعدی را با موفقیت پشت سر بگذارید.
پاییز که می‌شود، بچه‌ها دوباره به مدرسه می‌روند. روزها کوتاه‌تر می‌شوند و دیری نمی‌گذرد که برگ درختان می‌ریزد و جلوه‌ای رنگارنگ به محیط بیرون می‌دهد. پاییز شروع سال نیست اما پایان تابستانی دیگر و آغاز فصلی جدید است. پاییز در میان دیگر فصل‌ها نمادِ بیشترین و جدی‌ترین تغییرات است.
پاییز زمان خوبی برای عملی‌کردن اهداف و یا تجدید نیرو برای دستیابی به آنهاست. به‌تازگی گزارشی از پینترست نشان داد که جست‌وجو دربارهٔ موضوعات مرتبط با «هدف» در این زمان افزایش می‌یابد. جست‌وجو برای الهام‌گرفتن تا ۱۲۸ درصد، جست‌وجوی فهرست اهداف تا ۱۰۱ درصد، جست‌وجو برای اهداف خانوادگی تا ۸۶ درصد و جست‌وجو برای اهداف کلی در زندگی تا ۸۱ درصد بیشتر می‌شود.
بهعقیده جنا پالومبو (Jenna Palumbo)، درمانگر مرکز اِورگرین در الینوی آمریکا، این گزارش مایهٔ شگفتی نیست. او شخصا مشاهده کرده است که، در این وقت از سال، مرکز توجه مراجعان به‌سوی هدف گذاری تغییر می‌کند.
به‌گفته پالومبو، اشتیاق به ایجاد تغییرات مثبت در این دوره حتی بیشتر از روزهای آغازین سال نو است. او تأکید می‌کند:
«پاییز زمان تغییرات واقع‌گرایانه است. پس از سال نو، اغلب پس از هیجان و هیاهوی تعطیلات، درحالی‌که از روند عادی زندگی خارج شده‌ایم، غالبا پرخوری کرده‌ایم و کمتر غذای سالم خورده‌ایم. ایجاد تغییر در زندگی کار دشواری است!»
با نزدیک‌شدن به پایان سال، به‌دلیل شلوغی و گرفتاری‌های آخر سال، میل ما برای به‌تأخیرانداختن تغییراتی که می‌توانند به زندگی سالم و بهتر منجر شوند افزایش می‌یابد. با برخی از کارشناسان سلامت روان و مربیان انگیزشی گفت‌وگو کرده است و از آنها دربارهٔ هدف‌گذاری و چگونگیِ رسیدن به اهداف پرسیده است. در ادامه، چکیدهٔ این گفت‌وگوها را در قالب توصیه‌هایی برای هدف گذاری صحیح در فصل جدید بخوانید.
۱. اولویت‌ها را مشخص و از رویکرد SMART استفاده کنید
هدر لیونز (Heather Z. Lyons)، روان‌شناس و رئیس گروه درمانی بالتیمور، معتقد است:
«خوشی و لذت بردن در تابستان می‌تواند بهترین محرک در توجه به چیزهایی باشد که برای‌مان مهم‌اند».
چه چیزهایی باعث می‌شوند احساس خشنودی کنیم؟ دوست داریم چه چیزهایی را حفظ کنیم و چه چیزهایی را تغییر بدهیم؟ براین‌اساس، فهرستی از مواردی تهیه کنید که مایلید به آنها دست یابید. سپس بررسی کنید که آیا این اهداف با رویکرد اهداف SMART همخوانی دارند یا نه.
مدل SMART پنج ویژگیِ اساسی برای اهداف تعیین می‌کند. SMART نامش را از حرف‌های آغازینِ معادل انگلیسی این ویژگی‌ها گرفته است. بنابر رویکرد SMART، هدفی که برای خودمان تعیین می‌کنیم باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- مشخص (specific)؛
- سنجش‌پذیر (measurable)؛
- دست‌یافتنی (attainable)؛
- مرتبط (relevant)؛
- دارای محدودیت زمانی (timely).
پس اگر می‌خواهید وزن کم کنید، باید هدف‌تان را با جزئیات مشخص کنید: «می‌خوام تو ۳ ماه، ۵ کیلو وزن کم کنم». این هدفی است مشخص، سنجش‌پذیر، دارای محدودهٔ زمانی معین که، بسته به وزن کنونی و آنچه برای‌تان مهم است، می‌تواند دست‌یافتنی و مرتبط باشد.
۲. «بایدها» را با «خواست یا نیازها» جایگزین کنید
مهم است که در هدف‌گذاری روشن کنیم که نیت‌مان از تعیین آنها چیست. آیا می‌خواهیم یا نیاز داریم تغییر کنیم یا اینکه به‌گمان‌مان مجبوریم تغییر کنیم؟ اهداف‌تان را براساس آنچه به‌راستی می‌خواهید مشخص کنید، نه براساس آنچه فکر می‌کنید باید انجام دهید. از شر «بایدها» خلاص شوید.
رگن والش (Regan Walsh)، مربی انگیزشی مدیران، توصیه می‌کند:
«از انجام‌دادن آنچه فکر می‌کنید باید انجام دهید دست بردارید و آنچه را به‌راستی می‌خواهید، انجام دهید. آدم‌های بسیاری گرفتار تعهد افراطی، اضطراب و درماندگی می‌شوند، چون با نیتی پاک به هر چیزی پاسخ مثبت می‌دهند. آنچه گمان می‌کنید باید انجام دهید رها کنید تا بتوانید دوباره از کارها لذت ببرید.»
۳. با گام‌های کوچک شروع کنید و پیش بروید
فرقی نمی‌کند هدف چه باشد (کاهش وزن یا یادگیری زبان)، بهتر است گام‌های کوچک بردارید و تنها روی یک چیز تمرکز کنید.
به‌گفته والش، بیشتر وقت‌ها، آدم‌ها به دو دلیل به اهداف‌شان نمی‌رسند: اول اینکه، اهداف زیادی برای خودشان تعیین کرده‌اند و درنتیجه نمی‌توانند به‌خوبی تمرکز کنند. دوم اینکه، هدف‌شان چنان بزرگ است که نمی‌دانند از کجا شروع کنند. بهتر است براساسِ اولویت‌تان، یک هدف را انتخاب و برای دستیابی به آن تلاش کنید. پس، تنها یک هدف را انتخاب کنید. سپس ببینید بهترین کاری که اکنون می‌توانید برای رسیدن به آن هدف انجام دهید چیست. این روشی ساده و اثربخش برای دستیابی سریع‌تر به اهدافِ بزرگ‌تر است. این‌گونه است که رؤیاپردازی و رسیدن به اهداف بزرگ و بزرگ‌تر پیوسته ادامه می دهند.
۴. مثبت‌اندیش باشید، حتی اگر مغز مقاومت کند
هنگام برنامه ریزی برای تغییری بزرگ، معمولا به‌سادگی احساس شکست می‌کنیم. احساس شکست خیلی راحت جای انگیزه و اشتیاق را می‌گیرد. به‌گفته دایان استراکوسکی (Diane Strachowski)، روان‌شناس شناختی‌رفتاری، این وضعیت ناشی از رفتار مغز ماست. مغز ما با بررسی محیط و تشخیص عوامل منفی و نیز نشان‌دادن درست و غلط از ما محافظت می‌کند.
دربرابرِ «گلوم» درون‌تان و «من می‌دونم»هایش مقاومت کنید و با اصرار بر افکار خوش‌بینانه و نیز تکرار آنها در ذهن خود بر احساس شکست غلبه کنید. مثلا به‌جایِ اینکه فکر کنید «الان برای شروع خیلی دیره!» به خودتان بگویید: «چه مدرکی وجود داره که نشون بده الان برای شروع دیره؟ می‌دونستی برای تثبیت یک عادت جدید ۹۰ روز زمان لازمه؟ من کلی وقت دارم!»
اگر عزت نفس کافی ندارید یا پیوسته از خودتان ایراد می‌گیرید، تصور کنید با یکی از عزیزان‌تان طرف هستید و همان‌طور که با او رفتار می‌کنید، با خودتان رفتار کنید. شما هیچ‌وقت به دوست یا عضوی از خانواده نمی‌گویید «آره بابا! تو از عهده‌اش بر نمی‌آی!»
۵. انعطاف‌پذیر باشید، شاید اهداف نیازمند بازبینی باشند
باید بدانید چیزی که برای دیگران مناسب است ممکن است برای شما مناسب نباشد. پالومبو این موضوع را تأیید می‌کند:
«برخی مراجعانِ من دوست دارند سحرخیز باشند و به برنامهٔ صبحگاهیِ مفصل‌شان برسند. برخی دیگر برای‌اینکه بتوانند بعدازظهرها عملکرد بهتری داشته باشند، باید صبح‌ها بیشتر بخوابند.»
فراموش نکنید که هدف از هدف‌گذاری بهترکردنِ زندگی‌ست. چرا اصرار دارید که صبح‌های زود بیدار شوید و ورزش کنید، درحالی‌که در ادامهٔ روز خسته و مضطرب هستید؟ بهتر نیست برنامه‌ای منظم برای ورزش عصرگاهی ترتیب دهید؟ روش رسیدن به هدف مهم نیست. در پایان نتیجه یکسان است.
۶. «قانون مادربزرگ» را در پیش بگیرید
قانون مادربزرگ در دنیای روانشناسی به «اصل پریماک» معروف است.
مادربزرگ می‌گوید: «اگر می‌خوای بری دوچرخه سواری، اول باید خوراک اسفناجت رو بخوری!» اگر می‌خواهید انگیزه‌تان را حفظ کنید، نخست کار دشوار را انجام دهید و برای انجامش به خودتان پاداش دهید. مثلا «اگر اول برم باشگاه، بعدش می‌تونم سریال موردعلاقه‌ام رو تماشا کنم».
۷. برای خودتان یک مراقب انتخاب کنید
بهعقیده استراکوسکی مهم است که متعهد باشیم و از برنامه و مسیر رسیدن به هدف خارج نشویم. برای اطمینان از این موضوع کسی را انتخاب کنید تا مراقب‌تان باشد و پیوسته به شما گوشزد کند که از مسیر خارج نشوید. این فرد باید امکان کمک‌کردن به شما را داشته باشد. می‌توانید یکی از دوستان، اعضای خانواده، مربی یا مشاور سلامت را برای این کار انتخاب کنید.
استراکوسکی تأکید می‌کند که مسئولیت پذیری یعنی دست‌کم با یک نفر برنامه هفتگی‌تان را در میان بگذارید و آن را دنبال کنید. اگر قرار است هفته‌ای ۴ بار به باشگاه بروید، روشن کنید که به چه کسی دراین‌باره می‌گویید و چطور متعهد می‌مانید.
۸. پس‌رفت پیش می‌آید و بخشی از مسیر رشد است
مسیر تغییر به‌ندرت خطی و سرراست است. همچنین کمتر پیش می‌آید تغییرْ آنی و پس از یک رویداد محقق شود. کارشناس بهبود زندگی و رابطه، میشل فرالی (Michelle Fraley)، می‌گوید:
«پس‌رفت در فرایند تغییر طبیعی است. یاد بگیرید آن را بپذیرید. برآمد همهٔ این پیش‌روی و پس‌روی‌هاست که تغییری پایدار ایجاد می‌کند و شما را در پاییز و پس‌ازآن پیش می‌راند.»
مشاور سلامت روان، کایس هوداس (Kayce Hodos)، توصیه می‌کند که در زندگی، هر زمان ایجاد تغییر را آغاز کردیم شکیبا باشیم. همهٔ ما وقتی کار جدیدی را شروع می‌کنیم، ممکن است در روزمرگی‌های‌مان گیر بیفتیم و اشتباه کنیم. خودتان را ببخشید و دوباره تلاش کنید.
۹. برای هر موفقیتی ارزش قائل شوید
برای هر گام روبه‌جلو و هر موفقیت و پیشرفتی، هرقدر کوچک و اندک، ارزش قائل باشید. اگر بتوانید از مسیر لذت ببرید، از همین حالا برنده‌اید.
۱۰. اگر هدف مهمی ندارید، موانع کوچک را رفع کنید
اگر هدف مهمی ندارید که پاییز را با اشتیاقِ رسیدن به آن هدف سپری کنید، سعی کنید موانع کوچک و معمولی زندگی را برطرف کنید. این موانع و مشکلات ذره‌ذره از کیفیت زندگی و عملکردتان می‌کاهند.
استادیار دانشگاه تگزاس، شریل فالتن (Cheryl Fulton)، توصیه می‌کند:
«چند دقیقه‌ای فکر کنید و عوامل ناخوشایند اما خُردی را پیدا کنید که، با اینکه آزارتان می‌دهند، آن‌قدر مهم نیستند که تصمیم به رفع آنها بگیرید!»
دری که جیرجیر می‌کند، مُشتی برگهٔ ارزیابی‌نشده، آدمی که باید به او جواب رد بدهید و… می‌توانند از این مواردِ ناخوشایند باشند. هر چیزی که لب‌و‌لوچه‌تان را کج می‌کند اما آن‌قدر مهم نیست که در دم اقدام به رفعش کنید، در این دسته جا می‌گیرد. در هر ماه ۱ یا ۲ مورد را انتخاب کنید و در رفع‌شان بکوشید. حذف این عوامل آزاردهندهٔ کوچک به کاهش اضطراب و افزایش آرامش ذهن کمک می‌کند. و آرامش سبب از بین رفتن تمام مشکلات می شود..
