تحلیل اثر چیست و چطور از آن در سازمان استفاده کنیم؟
آیا تا به حال اتفاق افتاده است که وقتی در سازمان‌تان تغییراتی رخ میدهد، آرزو می‌کردید ای کاش افراد مسئول عمیق‌تر به مسائل فکر می‌کردند تا از سردرگمی‌ها و اختلالاتی که اغلب به دنبال تغییر به وجود می‌آیند، اجتناب شود؟ و یا آیا تا به حال درگیر پروژه‌ای بوده‌اید که بعد از اتمام آن، متوجه شده باشید اگر با برنامه ریزی و تفکر بیشتری کار را شروع کرده بودید می‌توانستید از شدت سختی‌ها بکاهید؟ تحلیل اثر در اینجا به کمک شما می‌آید.
تحلیل اثر چیست؟
تحلیل اثر، تکنیکی برای مشخص کردن تأثیرات منفی و غیرمنتظره‌ی تغییری است که در سازمان اتفاق می‌افتد. این تکنیک در طوفان فکری بسیار مفید است که معمولا کمتر از آن استفاده می‌شود. این تکنیک به شما کمک می‌کند تمامی تأثیراتی که تغییر پیشنهادی بر سازمان خواهد گذاشت را بررسی کنید. به همین دلیل، بخشی اساسی از فرایند ارزیابیِ اتخاذِ تصمیمات مهم را تشکیل میدهد. مهم‌تر از همه، این قابلیت را به شما میدهد تا مشکل را قبل از وقوع شناسایی کنید تا بتوانید برای رویدادهای احتمالی برنامه‌ریزی کرده و به راحتی مسائل را مدیریت کنید. همین امر است که موجب می‌شود با درایت و به آسانی پروژه را مدیریت کنید.
این تکنیک، رویکردی ساختاری برای بررسی تغییر پیشنهادی ارائه میدهد تا بتوانید تمامی تأثیرات و عواقب منفی‌ای را که از آن ناشی می‌شوند شناسایی کنید. همین نکته باعث می‌شود که تحلیل اثر ابزاری مهم برای ارزیابی تصمیم شما در مورد راه‌اندازیِ پروژه باشد و همچنین بعد از راه‌اندازی پروژه، به شما در مدیریت مشکلات احتمالی در مرحله‌ی اجرایی کمک می‌کند.
اغلب، سازمان‌ها از تحلیل اثر استفاده نمی‌کنند و به همین دلیل است که خیلی از پروژه‌هایشان با شکست روبه‌رو می‌شوند.
چالش تحلیل اثر
اولین چالش در اجرای تحلیل اثر، شناسایی و سازمان‌دهی تمامی عواقب احتمالیِ تصمیم است و بعد از آن اطمینان از اینکه تمامی این موارد به خوبی مدیریت می‌شوند.
برای تصمیمات کوچک‌تر، این تحلیل را می‌توان به آسانی و به صورت تمرینی کوچک انجام داد. برای تصمیمات بزرگ‌تر و خطرناک‌تر، بهتر است تحلیل با کمک تیمی متخصص صورت بگیرد. حالت ایده‌آل این است که تیم‌تان را از بخش‌های مختلف سازمان انتخاب کنید. با چنین تیمی، بهتر می‌توانید تمامی عواقب تصمیم را بسنجید تا اینکه بخواهید به تنهایی این کار را انجام دهید.
چطور از تحلیل اثر استفاده کنیم؟
برای انجام تحلیل اثر مناسب مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. برای تحلیل اثر آماده شوید
اولین قدم تیم سازی و جمع کردن یک تیم خوب است که به منابع اطلاعاتی مناسبی دسترسی داشته باشند. به یاد داشته باشید که پروژه‌ی مورد‌نظر و راه‌حل پیشنهادی را برای همه‌ی اعضای گروه به‌وضوح تعریف کنید و تمامی اطلاعات لازم را در اختیار افرادی که در فرایند تحلیل دخیل هستند قرار دهید.
۲. قسمت‌های اصلی که تحت‌تأثیر قرار می‌گیرند را با طوفان‌فکری مشخص کنید
در این مرحله باید افراد و موارد مهمی را که تحت‌تأثیر تصمیم یا پروژه‌ی مورد‌نظر شما قرار می‌گیرند، شناسایی کنید.
این بخش‌ها برای سازمان‌های مختلف متفاوت خواهند بود، به همین دلیل ارزشش را دارد که برای این مرحله به اندازه‌ی کافی زمان بگذارید و طوفان‌فکری را به درستی انجام دهید.
تحلیل زیر تعدادی از رویکردهای مختلفی که می‌توانند در شناسایی این قسمت‌های اساسی و مهم نقطه‌ی شروع خوبی ارائه دهند را مشخص می‌کند.
تحلیل ۱: تحلیل اثر: مهم‌ترین قسمت‌های تحت تأثیر
در اینجا تعدادی از چارچوب‌های مختلفی که می‌توانید برای نقطه‌ی شروعِ طوفان‌فکری در تحلیل اثر از آنها استفاده کنید وجود دارند. چارچوب‌هایی را انتخاب کنید که از نظرتان ارتباط بیشتری دارند، سپس آنها را به درستی با هم «ترکیب و مقایسه» کنید و قسمت‌های دیگری را هم که مرتبط به نظر می‌رسند به آنها اضافه کنید.
فراموش نکنید تا آنجا که ممکن است افرادی را در طوفان‌فکری شرکت دهید که بیشتر از دیگران تحت تأثیر این تغییر قرار می‌گیرند، زیرا آنها بینش عمیق‌تری نسبت به عواقب تصمیمی که می‌خواهید اتخاذ کنید دارند.
الف: رویکرد سازمانی
- تأثیر بر واحد‌های مختلف.
- تأثیر بر فرایندهای تجاری مختلف.
- تأثیر بر گروه های مختلف مشتریان.
- تأثیر بر افراد مختلف.
ب: رویکرد ۷S مک‌کنزی
با استفاده از چارچوب ۷S مک کنزی، به مسائلی فکر کنید که برای یک سازمان اهمیت دارند:
- استراتژی
- ساختار
- سیستم‌ها
- ارزش‌های مشترک
- مهارت‌ها
- سبک‌ها
- کارکنان
پ: رویکرد بر پایه‌ی ابزار
تحلیل اثر و دیگر ابزارهایی که تا به اینجا توضیح داده‌ایم، خصوصا تحلیل ریسک، نمودار احتمال/ تاثیر ریسک و تحلیل ذینفعان با هم تداخل‌های زیادی دارند.
شما می‌توانید از عناوینی که در مقاله‌ی تحلیل ریسک به‌کار رفته به عنوان نقطه‌ی شروع طوفان‌فکری خود استفاده کنید و تحلیل ذینفعان را برای فکر کردن به افرادی که ممکن است تصمیم شما روی آنها تأثیر داشته باشد به‌کار بگیرید.
۳. تمامی مناطق را شناسایی کنید
در این مرحله برای هر کدام از قسمت‌های اصلی که شناسایی کردید، طوفان‌فکری را برای تمامی عناصر مختلفی که می‌توانند تحت تأثیر قرار بگیرند انجام دهید. به عنوان مثال، اگر واحد‌های مختلف سازمان را بررسی می‌کنید، تمامی واحد‌هایی که در سازمان‌تان وجود دارند را لیست کنید. اگر به فرایندها نگاه می‌کنید، فرایندهای تجاری در دست اجرا را لیست کنید و با فرایندی که به تجربه مشتریان مربوط است آغاز کرده و سپس سراغ فرایند‌هایی بروید که از آنها حمایت می‌کنند.
این که تا چه اندازه در انجام این کار موفق هستید، به مقیاس تصمیم‌تان و زمانی که در اختیار دارید بستگی دارد. فقط مراقب باشید که خودتان را درگیر جزئیات سطحی نکنید.
۴. تأثیرات را ارزیابی کنید
بعد از اینکه تمامی گروه‌‌های افراد و مواردی که تحت تأثیر تصمیم شما قرار خواهند گرفت را لیست کردید، مرحله‌ی بعد این است که به دقت لیست را بررسی کرده و تمامی تأثیرات مثبت و منفی احتمالی را شناسایی کنید و اندازه‌ی تأثیر و عواقب تصمیم را برآورد کنید.
۵. عواقب را مدیریت کنید
وقت آن رسیده است که این اطلاعات را به اقدامات عملی تبدیل کنید.
اگر از تحلیل اثر به عنوان بخشی از فرایند تصمیم‌گیریتان استفاده می‌کنید، باید به این مسئله فکر کنید که آیا می‌خواهید پروژه یا تصمیم مورد‌نظر را به مرحله‌ی اجرا درآورید یا نه. باید از خودتان بپرسید که آیا حاضر هستید با توجه به عواقب منفی پروژه و هزینه‌ای که باید برای مدیریت این عواقب بپردازید آن را ادامه دهید یا خیر.
اگر در حال حاضر مدیریت پروژه ای را بر عهده دارید که با اجرای آن موافقت شده است، باید به موارد زیر فکر کنید:
- اقداماتی که برای مدیریت پروژه و کاهش عواقب منفی مورد نیاز هستند.
- اینکه چطور افرادی را که تحت تأثیر قرار می‌گیرند آماده کنید تا به جای اینکه در مقابل تغییر بایستند، از آن حمایت کنند.
- استراتژی‌های احتمالی مورد نیاز برای مقابله با عواقب منفی‌ای که ممکن است پدیدار شوند.
نکته:
به یاد داشته باشید که تأثیرات ناشی از ایجاد تغییرات می‌توانند تحت تأثیر اتفاقات دیگری که در جریان هستند تشدید شوند یا تقلیل پیدا کنند. وقتی به تأثیرات فکر می‌کنید، محیطی که در آن فعالیت دارید را مد‌نظر بگیرید و همچنین به این فکر کنید که افراد چطور به این تغییرات پاسخ می‌دهند و آیا از آنها پشتیبانی می‌کنند یا در مقابل‌شان عمل می‌کنند.
