تفویض اختیار به روش مدیران گوگل
بهترین مدیران گوگل بر توانمندسازی کارکنان تیم خود تمرکز دارند و آنها را زیر ذره‌بین نمی‌گذارند. بنا بر یافته‌های گوگل، این یکی از ویژگی‌های مدیران کارآمد است. ماجرا از این قرار بود که گوگل قصد داشت ثابت کند «سِمَت‌های مدیریتی را می‌توان حذف کرد»! از قضا سرکنگبین صفرا فزود و پژوهش‌های گوگل درست عکسِ این گزاره را اثبات کردند: حضور مدیرانْ ضروری و در عملکرد تیم‌های کاری بسیار مؤثر است! گوگل به این هم راضی نشد. آنها پس از اختراع دوبارۀ چرخ، تلاش کردند رموز مدیران کارآمد را کشف کنند! به عقیدۀ برخی افراد توانمندسازی تیم‌های کاری و پرهیز از کنترل همهٔ جزئیاتِ امور ضروری‌ترین ویژگی است. اما گوگل این کار را چگونه انجام می‌دهد؟ همراه ما باشید تا در این مورد بیشتر بدانید.
راهنمای گوگل برای واگذاری مسئولیت‌های کاری
فرض کنید مهارت‌های لازم، دسترسی به راهنمایی‌های مدیریتی و همکاری‌های تیمی را در اختیار کارمندان قرار داده‌اید. اگر کارمندان وظایف خود را دوست نداشته باشند و دلسوزانه کار نکنند، همۀ تلاش‌های شما بر باد می‌رود. کارمندان پیش و بیش از هر چیزِ دیگر به انگیزه نیاز دارند!
آسان‌ترین راه برای توانمندسازی و ایجاد انگیزه در کارکنان چه می‌تواند باشد؟ گوگل می‌گوید: «دادن استقلال و خود‌مختاری به اعضای تیم با محول کردن مسئولیت‌ها به آنها». برای تحقق این کار قطعا محدودیت‌هایی وجود دارد. شما بدون نظارت صحیح نمی‌توانید پروژه‌های حیاتی برای موفقیت سازمانی را به دیگران واگذار کنید. اجازه دهید با هم صادق باشیم. آیا هیچ کاری را در چنبرهٔ خود حفظ نکرده‌اید که بتوان آن را به دیگران محول کرد؟ نفس عمیقی بکشید و با خود روراست باشید. انجام کار‌هایی که برای شما ساده و آشنا هستند و احتکار وظایفی که همیشه بر عهدۀ شما بوده‌اند به شما حس امنیت و اطمینان می‌دهد. اما شاید وقت آن رسیده است که برخی مسئولیت‌ها را واگذار کنید. گوگل برای شما راهنمایی‌هایی دارد:
اهداف کسب‌و‌کار را مرور کنید
هدف نهایی شما چیست؟ تیم شما برای تحقق هدف چه کار‌هایی باید انجام دهد؟ این فرایند‌های کاری را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنید و ببینید کدام اجزا را می‌توان بر عهدۀ دیگران گذاشت.
وظایف و توانمندی‌های خود را بررسی کنید
توانمندی‌های اصلی شما در چه زمینه‌ای است؟ در چه زمینه‌هایی مسئولیت دارید؟ با این تفاصیل، چه مسئولیت‌هایی را باید به دیگران واگذار کنید؟
بهترین فرد را برای هر مسئولیت پیدا کنید
مهارت‌های اعضای تیم خود را بررسی کنید. چه کسانی برجسته‌ترین شایستگی‌ها را برای بر عهده گرفتن کارها دارند؟ فرض کنید کارمندان مهره‌های شطرنج هستند. بر اساس مهارت‌های‌شان و با تکیه بر راهبرد خود، مسئولیت‌ها را به آنها محول کنید. در نهایت، هم تیم خود را توانمند می‌کنید، هم بهره وری کلی تیم را افزایش می‌دهید.
۷ گام گوگل برای واگذاری مسئولیت‌های کاری
بسیار خوب. تا اینجا تصمیم گرفته‌اید که چه کاری را به چه کسی محول کنید. اکنون زمان اجرای برنامه است. شما باید نقش مرشد یا مربی کار‌آزموده را ایفا کنید. تربیت نیرو‌ها بسیار زمان‌بر است. برخی ترجیح می‌دهند زیر فشار‌های کاری له شوند اما وقت‌شان را صرف تربیت جانشین نکنند. شاید آماده کردن جانشینان در کوتاه‌مدت به‌صرفه نباشد اما در طولانی‌مدت برای پیشرفت شما و کارمندان‌تان ضروری است. گوگل فرایند محول کردن مسئولیت‌ها به کارمندان را در ۷ مرحله دسته‌بندی کرده است:
۱. دور‌نمای کار را به اشتراک بگذارید
اهمیت و وسعت پروژه را برای کارمند منتخب تشریح کنید. برای او توضیح دهید که چرا او را برگزیده‌اید و اهمیت مسئولیت محول‌شده برای کسب و کار چقدر است.
۲. جزئیات مسئولیت جدید را به‌دقت شرح دهید
نتیجۀ موردنظر و انتظارات خود را تشریح کنید. به کارمند خود بگویید چه انتظاری از او دارید اما شیوۀ انجام کار را نگویید. شما مقلدِ دنباله‌رو نمی‌خواهید. به همین دلیل، باید امکان خود‌مختاری و آزادی برای آموختن و رشد به‌وسیلۀ تجربه کردن را در اختیار او قرار دهید.
۳. به دنبالِ ایجاد سؤال، بروز واکنش و طرح پیشنهاد باشید
گفت‌وگوی شما با کارمندان باید دو‌طرفه باشد. فراموش نکنید هدف نهایی شما سپردن فرمانِ امور به کارمند‌تان است. مطمئن شوید تمامی اطلاعاتی را که او برای بر عهده گرفتن امور، پاسخ‌گویی و بر‌آورده کردن انتظارات شما نیاز دارد، در اختیارش گذاشته‌اید.
۴. با همدلی، به نظرات و پیشنهادهای کارمندان توجه کنید
کارمند شما به قلمرویی نو و نا‌شناخته قدم گذاشته است. با همدلی، اضطراب او را کاهش دهید و محیط را ازنظر روانی امن کنید. کارمند شما باید دغدغه‌ها و تردید‌های خود را به‌راحتی بروز دهد و با خیال آسوده از شما کمک بخواهد.
۵. تأثیر این اقدام بر دیگر اعضای تیم را تشریح کنید
کارمندان اهمیت کار خود را درک و بر همین اساس، وظایف خود را اولویت بندی می‌کنند. تصوری منسجم و کلی‌نگر از تغییرات و آیندۀ کاری فراهم کنید. به آنها توضیح دهید وظایف جدید چه تأثیری بر فعالیت‌های دیگر اعضای تیم دارد.
۶. مشوق کارمندان‌تان باشید
شما باید کارمندان را برای بر عهده گرفتن تمام مسئولیت تشویق کنید. به کارمندان‌تان اطمینان دهید به آنها و توانایی‌های‌شان باور دارید.
۷. برای نظارت بر پیشرفت کارها برنامه داشته باشید
برای کارها ضرب‌الاجل، نتایج مطلوب و ایست‌بازرسی در نظر بگیرید. به کارمندان خود اختیار تام داده‌اید اما انتظاراتی هم از آنها دارید. مطمئن شوید آنها مقصد مطلوب شما را به‌خوبی می‌شناسند.
تفویض اختیار و محول کردن مسئولیت به دیگران فرایند ساده‌ای نیست. باید این کار را نوعی سرمایه گذاری در کارمندان خود بدانید. بدین ترتیب آنها کار‌آزموده می‌شوند و نتایج بهتری نصیب شما می‌شود؛ این یعنی استراتژی برد ـ برد برای طرفین.
