چطور اسناد و مدارک را به‌درستی بایگانی کنیم؟

آیا تا به حال، مشتری یا رئیس‌تان را پای گوشی تلفن نگه داشته‌اید تا از میان یک خروار کاغذ روی میزتان، سند یا مدرک مهمی را پیدا کنید؟ اگر این کار را کرده باشید، پس این افراد فکر خوبی درباره‌ی شما نخواهند کرد، چون در یک برخورد مهم، شما آنها را با بی‌نظمی‌تان ناامید کرده‌اید.

حالا اگر شغل شما، کمک کردن به مردم باشد و نتوانید اسناد و مدارکی را که به آنها نیاز دارید به موقع پیدا کنید، چقدر از وقت دیگران را به هدر می‌دهید؟

بایگانی کردن مؤثر اسناد و مدارک به عهده‌ی خودتان است، هر قدر هم کار کسل‌کننده‌ای به نظر برسد. تصورش را بکنید! هر وقت سند یا مدرکی را از شما می‌خواهند، شما لبخندی از سر اطمینان به لب می‌آورید، دست‌تان را دراز می‌کنید و در یک چشم بهم زدن، سند یا مدرک خواسته شده را از یک سیستم بایگانی منظم بیرون می‌کشید و فورا جواب مشتری یا همکارتان را می‌دهید. اگر اینگونه بود، وجهه‌ی تأثیرگذارتری نزد دیگران داشتید!

مدیریت زمان

حتی با وجود اینترنت و ایمیل، ما همچنان با اسناد و پرونده‌های کاغذی سر و کار داریم. سیلی از داده‌ها از همه طرف سرازیر می‌شود که باید آنها را پردازش کنیم، اما نمی‌کنیم. در عوض آنها را روی هم انباشته می‌کنیم تا در فرصت بعدی که معلوم نیست کی پیش ‌بیاید، به آنها رسیدگی کنیم. اما کیست که نخواهد در صورت نیاز، به آسانی به اطلاعات دسترسی داشته باشد تا با کمک آنها بتواند تحلیل کند، گزارش بنویسد یا شاید متن یک سخنرانی را آماده کند.

ما اغلب اوقات، وقت خودمان (و اغلب، وقت دیگران) را برای پیدا کردن داده‌هایی که جایی روی میز خودمان یا در قفسه‌ی بایگانی اداره هستند، هدر می‌دهیم. این جست‌وجو به استرس ما می‌افزاید و استفاده از داده‌ها را از آنچه که باید دشوارتر می‌کند. بنابراین اگر بخواهیم به موقع کارهایمان را انجام بدهیم، باید با استفاده از مدیریت بایگانی، عملکردمان را منظم‌تر و مؤثرتر کنیم.

مدیریت مؤثر اطلاعات

وقتی سندی را از یک همکار، فروشنده یا مشتری دریافت می‌کنید، گذاشتن آن روی یک خراور کاغذ روی میز یا داخل کشو، کار وسوسه‌انگیزی است. «مم! جالبه! ولی بعدا بهش نگاه می‌کنم، الان وقت ندارم». این جمله برای‌تان آشنا نیست؟ بعد از مدتی، بسیاری از این پرونده‌ها که منتظر گوشه‌ی چشمی از شما بوده‌اند؛ روی هم تلنبار می‌شوند و تبدیل به کوهی از کارهای عقب‌افتاده‌ی شما می‌شوند. بسیار بعید است که وقت کنید به تمام آن اطلاعات سر و سامان بدهید؛ به‌ویژه که زیر فشار کارهای دیگری هم باشید.

می‌توانید ساعت‌های زیادی از وقت باارزش‌تان را به دنبال پرونده‌هایی بگردید که جایی روی هم بایگانی کرده‌اید، چون فراموش کردن جای آنها، یا حتی فراموش کردن اینکه اصلا پرونده‌ای وجود دارد، کار آسانی است. از همه‌ی اینها که بگذریم، چگونه می‌توانید کارتان را آسان‌تر کنید؟ با یاد گرفتن مدیریت پرونده‌ها و عملی ساختن آن.

مدیریت مؤثر پرونده‌ها

بایگانی مؤثر خلاصه می‌شود به: ذخیره‌ی اطلاعات در پرونده‌ها به صورت طبقه‌بندی‌شده و به ترتیبی که از نظر خودتان منطقی است. در ادامه نکاتی مفید درباره‌ی مدیریت پرونده‌ها آورده می‌شود:

۱. اجتناب از ذخیره‌ی اسناد و مدارک غیرضروری

عادت نکنید هر چیزی که به دست‌تان رسید، ذخیره کنید. چند ثانیه وقت بگذارید و یک نگاه اجتمالی به محتوای چیزی که به دست شما رسیده است، بیندازید و تنها در صورتی‌ که با فعالیت کاری شما ارتباط دارد، آن را در پرونده‌ای ذخیره کنید. داشتن مدارک و اسناد بیش از حد زیاد، به آشفتگی موجود می‌افزاید و کار جست‌وجو و یافتن پرونده‌های مورد نیاز را در آینده، سخت‌تر می‌کند. برای ذخیره‌ی مدارک و اسناد، گزینشی برخورد کنید!

۲. برای نام‌گذاری پرونده‌ها و پوشه‌ها، یک روش ثابت داشته باشید

برای مثال، یک پوشه‌ی اصلی را به زیرپوشه‌هایی برای مشتریان، فروشندگان و همکاران تقسیم کنید. برای اینکه بدانید فلان پوشه به چه فرد یا چیزی مربوط می‌شود، از نام‌های خلاصه‌شده استفاده کنید. علاوه بر این، می‌توانید ظاهر متفاوتی را به زیرپوشه‌های یک پوشه‌ی اصلی اختصاص بدهید تا بتوانید در یک نگاه، آنها را از هم تشخیص بدهید.

۳. پرونده‌های مربوط به هم را در یک جا ذخیره کنید

برای مثال، گزارش‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌های سخنرانی، فایل‌های اکسل و داده‌‌های گرافیکی مربوط به یک پروژه‌ی خاص را در یک پوشه قرار دهید، به‌ جای اینکه یک پوشه را به یادداشت‌های سخنرانی تمامی پروژه‌ها، یا یک پوشه را به داده‌های گرافیکی تمام پروژه‌ها اختصاص دهید. اگر داده‌های هر پروژه را جداگانه ذخیره کنید، دسترسی به اسناد مربوط به یک پروژه آسان‌تر خواهد بود.

۴. کارهای ناتمام را از کارهای تمام‌شده جدا کنید

برخی از افراد تمایل دارند اسناد مربوط به کارهای نیمه‌تمام، روی میز‌شان باشد تا پس از اتمام کار، اسناد و مدارک مربوط به آن را به جای مناسبی که محل ذخیره‌ی پرونده‌های مشابه است، منتقل کنند. در وقفه‌های زمانی هفتگی یا دو هفته یکبار، پرونده‌هایی را که دیگر روی آنها کار نمی‌کنید به پوشه‌‌ی کارهای تمام‌شده منتقل کنید.

۵. بیش از حد یک پوشه را پر نکنید

اگر پرونده‌های زیادی را در یک پوشه قرار داده‌اید یا تعداد زیرپوشه‌های یک پوشه‌ی اصلی، خیلی زیاد است، آنها را به گروه‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. برای مثال، می‌توانید پوشه‌ای به نام «طرح کسب‌وکار» را به زیرپوشه‌هایی به نام «ط.ک.ک ۱۳۹۵» یا «ط.ک.ک ۱۳۹۶» تقسیم کنید. حتی می‌توانید نام یک زیرپوشه‌ را با نام مشتری یا سازمانی که محتویات پوشه به آن مربوط است، ذخیره کنید. هدف این است که به‌جای داشتن فهرست زیادی از پوشه‌ها، هر پرونده‌ای را در پوشه‌ یا زیرپوشه‌ی منطقی خودش قرار بدهید. با این همه، ایجاد پوشه‌ای که قرار است کمتر از پنج سند و مدرک در آن باشد، ضروری نیست.

۶. از اسناد کاغذی با یک اسکنر، نسخه‌های دیجیتالی تهیه کنید

اگر برای ذخیره‌ی اسناد، جای زیادی ندارید یا می‌خواهید آنها را بایگانی کنید بدون اینکه آنها را کاملا از بین ببرید، این روش مفیدی خواهد بود. اما این کار برای تمام انواع اسناد مناسب نخواهد بود (مثلا برای اسناد و قراردادهایی که امضای اصلی آنها مهم است). بنابراین در این مورد، قضاوت با شماست.

اولویت‌بندی پرونده‌ها برای اقدام

برای شخصی کردن مدیریت پرونده‌هایتان، این رویکردها را اتخاذ کنید تا کارهایتان را اولویت بندی کنید و کارایی‌تان را بالا ببرید.

۱. اسناد را طبق تاریخ روز، سازماندهی کنید

روی اسناد تاریخ‌گذاری کنید تا طبق تاریخ‌‌شان آنها را سازماندهی کنید، بدون اینکه مجبور شوید پوشه‌ای را باز کنید و تمام اسناد را زیرورو کنید.

۲. از پرونده‌هایی استفاده کنید که برچسب تاریخ دارند

این روش منحصر به‌فردی است که افراد بسیاری برای سازماندهی پرونده‌ها از آن استفاده می‌کنند. ۱۲ پوشه تهیه کنید و هر پوشه را به یک ماه از سال اختصاص بدهید. ۳۰ زیرپوشه‌ی اضافی هم تهیه کنید و هر یک از آنها را به یکی از روزهای ماه اختصاص دهید (این ۳۰ پوشه برای ۱۲ ماه سال استفاده می‌شوند).

در هر یک از این ۳۰ زیرپوشه، اسناد و مدارکی را قرار دهید که باید روزی از همان ماه، روی آنها کار کنید. در آغاز هر روز، پوشه‌ی مخصوص به همان روز را باز کنید. تمام اقلام داخل پوشه را بیرون بیاورید و به روی میز کارتان یا به یک پوشه، مثلا با نام «پوشه‌ی امروز» منتقل کنید. سپس پوشه‌ی خالی‌شده‌ی آن روز را در پوشه‌ی ماه بعد و در روز خودش قرار دهید. اگر نتوانستید تمام کارهای یک روز را تمام کنید، آنها را در پوشه‌ی روز دیگری که راحت هستید، قرار دهید. با این سیستم مدیریت پرونده، از هیچ برنامه‌ی کاری‌ عقب نخواهید ماند.

نکته

هر سیستمی برای مفید و مؤثر واقع شدن، باید آسان و بی‌دردسر هم باشد. این راحتی، تا حدی به ماهیت کاری که انجام می‌دهید بستگی دارد. بنابراین، با اینکه راه‌حلی برای مدیریت پرونده وجود ندارد که مناسب همه‌ی مشاغل باشد، اما شما می‌توانید بر اساس شرایط خودتان، از نکات ارائه شده در این مقاله، به نحوی استفاده کنید که بهترین پاسخ به نیاز‌هایتان باشد.
بایگانی کردن و مدیریت پرونده‌ها، کسل‌کننده اما ضروری است. یک ساعت از برنامه‌ی زمانی‌تان را در هفته‌ی پیش رو به این کار اختصاص بدهید و سسیتم بایگانی‌تان را تنظیم ‌کنید!