چطور برای درخواست‌های غیرمنطقی در محیط کار حدومرز تعیین کنیم؟
آیا برای‌تان پیش آمده است که احساس کنید نمی‌توانید کارهایتان را طبق برنامه پیش ببرید؟ آیا پیش آمده است که رئیس‌تان در دقیقۀ نود شما را به مأموریت بفرستد؟ آیا هر پروژه‌ای را که به شما پیشنهاد کنند، می‌پذیرید؟ اگر پاسخ‌تان به این سؤال‌ها مثبت است، احتمالا احساس می‌کنید درمانده‌اید و اختیار کارها از دست‌تان خارج شده است! اگر این‌طور است، این مطلب حسابی به دردتان می‌خورد. در ادامه، ۱۰ راهکار مؤثر برای تعیین حدومرز در محیط کار را معرفی می‌کنیم. این راهکارها باعث می‌شوند هوشمندانه‌تر کار کنیم، احترام بیشتری را به خود جلب کنیم و بهره وری بیشتری داشته باشیم.
پژوهش‌ها نشان می‌دهند فشار شغلی دلیل اصلی اضطراب در بزرگ‌سالان است. این مسئله در چند دهۀ گذشته به‌شکلی چشمگیر افزایش پیدا کرده است. دلیل اصلی این موضوع این است که پیشرفت فنّاوری باعث شده است بتوانیم ۲۴ساعته کارمان را زیرنظر داشته باشیم. به‌عبارتی، مرز و تعادل بین کار و زندگی از بین رفته است.
ما با رفتارمان به دیگران نشان می‌دهیم که چطور با ما برخورد کنند! برای اینکه بتوانید روش درست برخورد در محیط کار را به دیگران نشان دهید، توصیه‌های زیر را به‌کار بگیرید.
۱. شرح شغلی‌تان را مشخص کنید
گاهی کاری به‌سادگیِ راهنمایی گرفتن از مدیر یا رئیس‌مان، می‌تواند به تعیین حدومرز در محیط کار کمک کند. «کن بلانچارد»، نویسندۀ کتاب «مدیر یک‌دقیقه‌ای»، این‌طور توصیه می‌کند:
- در آغاز، هم شما و هم رئیس‌تان از کارهایی که معتقدید وظیفۀ شماست یک فهرست تهیه کنید. این تمرین کمک زیادی به شما می کند، زیرا معمولا اختلافاتی بین این ۲ فهرست وجود دارد؛
- سپس وظایف‌تان را اولویت بندی کنید؛
- در پایان، بر سر اولویت‌ها با رئیس‌تان مذاکره کنید و به توافق برسید.
۲. رفتارتان را حسابرسی کنید
علاوه بر کمک گرفتن از رئیس‌تان، حسابرسی و بررسی رفتار خودتان در محیط کار هم، به ایجاد مرزهای روشن کمک می‌کند. با شناسایی موقعیت‌ها و افرادی شروع کنید که باعث اضطراب‌تان می‌شوند. این موارد را یادداشت کنید. اگر متوجه شدید که این موارد باعث ایجاد خشم، تنفر یا احساس گناه در شما می‌شوند، باید آنها را در تعیین حدومرزهای‌تان در نظر بگیرید یا به‌شکلی روشن دربارۀ آنها بحث کنید و به توافق برسید.
۳. مرزها را تعیین کنید
پس از اینکه برای‌تان روشن شد باید روی چه مواردی تمرکز کنید، مرزگذاری را شروع کنید. مثلا بررسی نکردن ایمیل‌های کاری بین ساعت ۶ تا ۹ شب به خاطر اینکه در کنار خانواده‌تان هستید، می‌تواند یکی از مرزهای شما باشد. مرز دیگر می‌تواند این باشد که به مدیرتان بگویید لازم است برای سفرهای کاری از یک هفته قبل به شما اطلاع دهد تا بتوانید برنامه‌های زندگی شخصی و سفرهای خانوادگی‌تان را هماهنگ کنید.
۴. روشن گفت‌وگو کنید
پس از تعیین مرزها، باید دربارۀ آنها به‌شکلی روشن، شفاف و با اعتماد به نفس با اعضای گروه یا همکاران‌تان گفت‌وگو کنید. مثلا اگر نمی‌خواهید همکاران‌تان در هر زمانی با شما تماس بگیرند، برای‌شان مشخص کنید که در چه زمان‌هایی می‌توانید پاسخ‌گوی تماس‌های کاری باشید. اگر مایل نیستید آخر هفته‌ها یا در تعطیلات، به‌جز در موارد ضروری، با شما تماس بگیرند، روشن کنید که چه موقعیت‌هایی ضروری به شمار می‌روند. اگر کسی مرزهای شما را نادیده گرفت، به‌سرعت این موضوع را گوشزد کنید. بهتر است در لحظه روی حد ومرزهای‌تان تأکید کنید و این کار را به تأخیر نیندازید.
۵. بیشتر تفویض اختیار کنید
رهبری خوب یعنی تفویض اختیار و واگذار کردن کارها به دیگران! اگر بهتنهایی کار ۵۰ نفر را انجام می‌دهید و در هر کاری احساس درماندگی می‌کنید، بدانید که در تفویض اختیار مشکل دارید. خوشبختانه این مهارت آموختنی است. یاد بگیرید دست از انجام همۀ کارها بردارید، به گروه‌تان اعتماد کنید و از توانایی‌های آنها بهره بگیرید.
۶. پیش از پاسخ دادن مکث کنید
یکی از ترفندهایی که مانع «بله» گفتن‌های بی‌محابا به هر درخواستی می‌شود، هنر مکث کردن است. مثلا دفعۀ بعد که رئیس‌تان از شما می‌خواهد به یک مأموریت دقیقه‌نودی بروید، پیش از پاسخ دادن مکث کنید. این کار به شما فرصت می‌دهد برنامه‌تان را مرور کنید و ببینید آیا تداخلی با اولویت‌هایتان پیش می‌آید یا نه. اگر لازم است می‌توانید زمان بیشتری بخواهید و بگویید: «شاید بتونم برم. اجازه بدید برنامه‌هام رو نگاه کنم؛ به شما خبر می‌دم.»
۷. نه گفتن را تمرین کنید
«پیتر برگمان»، نویسندهٔ کتاب « ۱۸ دقیقه» است. او توصیه می‌کند موقعیتی ساده و کم‌مخاطره را برای تمرینِ نه گفتن انتخاب کنیم. مثلا به پیشخدمتی که پیشنهاد دسر می‌دهد، نه بگویید؛ به فروشندۀ دوره‌گردی که می‌خواهد چیزی به شما بفروشد، نه بگویید؛ در اتاقی بهتنهایی برای ۱۰ دقیقه با صدای بلند بگویید: «نه». شاید دیوانه‌وار به نظر برسد اما ماهیچه‌های نَه‌گوی شما را تقویت می‌کند!
۸. روشی مدون داشته باشید
«دیوید آلن» متخصص بهره‌وری و نویسندۀ کتاب «به انجام رساندن کارها: هنر بازدهی بالا بدون استرس» است. او توصیه می‌کند به هریک از وظایف‌مان یکی از گزینه‌های زیر را اختصاص دهیم:
- انجام‌دادنی؛
- عقب‌انداختنی؛
- واگذارکردنی؛
- رهاکردنی.
این مهم است که برای هر کاری فقط یک بار وقت بگذاریم و به سراغ مورد بعدی برویم.
۹. چهارچوب داشته باشید
برای رهایی از جلسات طولانی و زمان‌بَر با رئیس‌تان، چهارچوب ایجاد کنید. یکی از راه‌های ایجاد چهارچوب، تهیۀ صورت‌جلسه است. صورت‌جلسه کمک می‌کند اختیار امور در دست‌تان باشد و قوی‌تر در جایگاه رهبر ظاهر شوید. راه دیگر برای ایجاد چهارچوب، برگزاری جلسات در مکانی است که یکی از دو طرف حضور ندارند. به‌جای اینکه نزدیک رئیس‌تان باشید تا بی‌خبر وقت‌وبی‌وقت درِ اتاق‌تان را بزند، بهتر است جلسات هفتگی کوتاه داشته باشید.
۱۰. آمادۀ بازخوردهای منفی از دیگران باشید
پس از تعیین مرزها، باید انتظار بازخورد و واکنش‌های منفی دیگران را داشته باشید. این تأییدی است بر ضرورت تعیین مرزها و اثربخش بودن آنها. تصور موقعیتی که حدومرزهایمان رعایت نشده باشد و تجسم واکنشی که نشان می‌دهیم، تمرینی سودمند است. بدین‌ترتیب در صورت بروز چنین وضعیتی در واقعیت، می‌توانیم به‌طور منطقی و نه از روی احساسات با آن روبه‌رو شویم.
کلام آخر
کارکنانی که برای خودشان حدومرز تعیین می‌کنند، شادتر هستند و بهره‌وری بیشتری دارند. چنین افرادی در نظر دیگران محترم هستند، چون برای خودشان احترام قائل‌اند.
