چطور سخنرانی را به پایان برسانیم؟
نتیجه‌گیری سخنرانی، در حقیقت، چکیده‌ای از مهمترین نکاتِ مطرح‌شده در سخنرانی است که به مخاطب کمک می‌کند تا آنها را آسان‌تر به خاطر بسپارد. به بیان دیگر، نقش نتیجه‌گیری در سخنرانی این است که به مخاطب خبر دهد که سخنرانی رو به پایان است و با یادآوری کلیدی‌ترین نکات، حاضران را با احساسی مثبت از حضور در رویدادی سودمند به بیرون از سالن هدایت کند.
شاید این موضوع، از نگاهِ عده‌ای، تاحدودی غیرضروری به نظر برسد؛ اما روشن است که اگر سخنرانی‌تان را بدون نشانه‌ای از پایان‌گرفتن آن به پایان ببرید، مخاطب را به‌شکلی غیرمنتظره با سردرگمی روبه‌رو می‌کنید؛ پس حتما پایانی مناسب برای مخاطب در نظر بگیرید.
آنچه مهم است اینکه همیشه نتیجه‌گیری‌تان را به مقدمه پیوند بزنید. برای نمونه، می‌توانید از همان داستان یا مثالی که برای معرفی یا شروع سخنرانی بیان کردید، برای پایان‌بخشیدن به آن نیز بهره ببرید و به این ترتیب، میان مقدمه و نتیجه‌گیری، پیوندی ملایم و به‌یادماندنی برقرار کنید. بسیاری از سخنرانان ماهر، یک جمله‌ی پایانی هوشمندانه را به عنوان پایان‌بخش سخنرانی برمی‌گزینند و گروهی دیگر، به طور هم‌زمان، به موضوعِ بحث‌شده در مقدمه و نتیجه‌گیری ارجاع می‌دهند.
پایان سخنرانی شما، از هر آنچه گفته‌اید، آخرین اثر ماندگار را بر مخاطب به جا می‌گذارد. از همین رو، نتیجه‌گیری‌تان فرصتی عالی برای تحکیم اجزای کلیدی سخنرانی در ذهن مخاطب است. حتما مسئله‌ای را که در مقدمه‌تان بیان کرده‌اید، دوباره تکرار کنید؛ بر مهمترین نکات سخنرانی‌تان تأکید کنید و سپس، مفاهیم سخنرانی‌تان را به واقعیت ارتباط دهید تا مخاطب بهتر ببیند که چطور این مفاهیم در دنیای واقعی، به کار می‌روند. تلاش کنید مفاهیم انتزاعی و ناملموس را با نمونه‌هایی ملموس و واقعی، برای مخاطب قابل‌فهم کنید تا پس از پایان سخنرانی، احساس کند دستاوردی کاربردی و مثبت کسب کرده است که می‌تواند تأثیری سازنده و راهگشا در زندگی‌اش به جا بگذارد.
با تکرار مقدمه‌تان، در ذهن مخاطب، پلی به سوی هدف و پیام سخنرانی‌تان ایجاد می‌کنید. با خبردادن از پایان سخنرانی‌تان، مطمئن می‌شوید که مخاطب‌تان با احساسی در مجموع مثبت از جلسه سخنرانی بیرون می‌رود و احساس سردرگمی نمی‌کند. با تأکید بر نکات اصلی، مطمئن می‌شوید که این نکات در حافظه‌ی مخاطب‌تان همواره تازه می‌مانند.
به نتیجه‌گیری‌تان، به عنوان فرصتی برای خلاصه‌کردن محتوای سخنرانی بیندیشید. درحالی‌که سخنرانی شما بی‌تردید بهخوبی موجز، تأثیرگذار و سازمان‌یافته است، هنوز ممکن است حواس شنوندگان به طور کامل جمع نباشد یا بخش مشخصی از سخنرانی‌تان را بهخوبی متوجه نشده باشند. نتیجه‌گیری شما فرصتی عالی است تا هرگونه فهم نادرست را از محتوای سخنرانی‌تان اصلاح کنید و مخاطب را با درکی درست و به‌یادماندنی به بیرون از تالار سخنرانی راهنمایی کنید.
خلاصه‌کردن ایده‌ها
خلاصه‌ها ایده‌های طولانی را به شکلی اجمالی و گزیده‌وار بیان می‌کنند؛ نتیجه‌گیری شما محلی عالی است تا نکات کلیدی سخنرانی‌تان را خلاصه کنید. به این ترتیب، وقتی حاضران صحنه را ترک می‌کنند، چکیده‌ی مهمترین اطلاعات از سخنرانی‌تان در ذهنشان تازه می‌ماند و مرجعی برای یادآوری در آینده خواهد شد. حاضران باید از جلسه‌ی سخنرانی شما با خود یادگارهایی ببرند و در آینده با دیگران به اشتراک بگذارند؛ وگرنه سخنرانی شما، رویدادی بی‌تأثیر است که به‌زودی از یادها خواهد رفت و در آینده هم رغبتی در حاضران برای حضور دوباره ایجاد نخواهد کرد.
خلاصه‌کردن یعنی ایده‌های پیچیده یا طولانی را به شکلی موجز بیان کنید. در زمینه‌ی سخنرانی، یعنی به اجمال، به آنچه درباره‌اش حرف می‌زدید، بازگردید؛ به شکلی که برای مخاطب قابل‌فهم و یادآوری باشد. خلاصه‌ها باید کوتاه باشند و تنها ضروری‌ترین ایده‌ها و اطلاعات را به مخاطب منتقل کنند.
بهترین راه برای خلاصه کردن ایده ها در سخنرانی‌تان این است که پرسش‌های کلیدی زیر را از خود بپرسید:
- چه پیام اولیه‌ای می‌خواهم در سخنرانی‌ام منتقل کنم؟
- مهمترین نکات سخنرانی‌ام که این پیام را منتقل می‌کنند، کدام است؟
- می‌خواهم مخاطبم از سخنرانی‌ام چه چیزی به یاد داشته است؟
با پاسخ‌گویی به این سه پرسش کلیدی، می‌توانید نتیجه‌گیری‌ای بنویسید که به شکلی مؤثر و موجز، مهمترین ایده‌های سخنرانی‌تان را خلاصه کند.
پیام اولیه
مهم است که همیشه هنگام آماده سازی سخنرانی، پیام اولیه‌ی خود را در ذهن مرور کنید. در تمام سخنرانی، شما باید پیوسته نتایج پژوهش‌ها، نمونه‌های موردی و تجزیه و تحلیل‌ها را به پیام سخنرانی‌تان ربط دهید؛ نتیجه‌گیری هم از این قاعده خارج نیست.
مهم است که تمرکز سخنرانی خود را دوباره در نتیجه‌گیری‌تان تکرار کنید. با خلاصه‌کردن پیام اولیه‌ی سخنرانی، دوباره ذهن مخاطبان را به هدف سخنرانی جلب می‌کنید و مجددا به آنها یادآور می‌شوید که چرا باید به آنچه می‌گویید، اهمیت بدهند.
نکات اصلی
پس از اینکه پیام اولیه‌تان را دوباره بیان کردید، ضروری است که نکات اصلی‌تان را خلاصه کنید. شما همه‌ی سخنرانی‌تان را برای تمرکز بر این نکات کلیدی صرف کرده‌اید؛ پس باید به شکلی گویا و به‌یادماندنی، آنها را خلاصه کنید؛ نه اینکه دوباره همه را از نو تکرار کنید. فراموش نکنید؛ خلاصه باید چکیده و مختصر باشد. نکات اصلی‌تان را به طور شفاف فهرست کنید و آنها را به پیام اولیه‌ی سخنرانی‌تان ربط دهید. هیچ نیازی نیست که آنها را دوباره با جزئیات شرح دهید یا از مثال استفاده کنید؛ این کار باید در بدنه انجام شود و نتیجه‌گیری، محلِ داستان‌سرایی و روده‌درازی نیست.
آنچه مخاطب با خود به یادگار می‌برد
اندیشیدن درباره‌ی آنچه می‌خواهید مخاطب‌تان با خود از سخنرانی‌تان به یادگار ببرد، برای نگارش یک نتیجه‌گیری اثربخش ضروری است. شما باید درباره‌ی مقصود سخنرانی‌تان تصمیم بگیرید: که صرفا هدفی آموزشی دارد؛ یا در پی متقاعد کردن مخاطبان‌تان هستید تا اقدام مشخصی انجام دهند (مانند کمک مالی کردن یا رأی دادن) یا شاید تلاش می‌کنید مهارتی به آنها بیاموزید.
پاسخ هر چه باشد، ضروری است که آخرین تلاش خود را در نتیجه‌گیری به کار ببندید. به‌سادگی می‌توانید این ایده را در یک یا دو جمله خلاصه کنید. حتی می‌توانید با به‌کارگیری ضمیرِ دوم‌شخص «شما»، مستقیم حاضران را خطاب قرار دهید تا پیام‌تان را در ذهنشان بکارید. فعل‌هایی به کار ببرید که به اقدام و عمل فرامی‌خوانند: مانند «بروید»؛ «انجام دهید»؛ «رأی دهید»؛ «ثبت‌نام کنید» و غیره که مخاطب را به اقدام‌کردن تشویق می‌کنند.
هر آنچه می‌خواهید مخاطب از سخنرانی‌تان با خود به یادگار ببرد، مهم است که آن را در نتیجه‌گیری بگنجانید و برای او خلاصه کنید؛ بی‌آنکه بخواهید کل سخنرانی را دوباره از آغاز تکرار کنید.
خبردادن از پایان سخنرانی و مدیریت پرسش و پاسخ
خبر دادن از پایان سخنرانی‌تان و جلسه‌ی پرسش و پاسخِ پس از آن، گام‌های مهمی است که مخاطب شما را خشنود و مشتاق نگه می‌دارد.
بخشی از یک نتیجه‌گیری موفق، آسوده‌کردن مخاطب در پایان سخنرانی است. اگر سخنرانی‌تان را ناگهان تمام کنید، ممکن است شنوندگان را با احساسی از دانش ناقص یا شتاب‌زدگی رها کنید. شما باید سخنرانی‌تان را به‌آرامی به پایان برسانید؛ مانند کم‌کردن سرعت یک ماشین؛ نباید ناگهان پا روی ترمز بگذارید.
خبردادن از پایان سخنرانی
با چندین راه می‌توانید به مخاطب اشاره کنید که به پایان سخنرانی‌تان نزدیک شده‌اید. ساده‌ترین راه این است که با بهره‌گیری از عباراتی در ابتدای نتیجه‌گیری مانند «در نهایت»، «در نتیجه» یا «بالاخره»، به طور مستقیم، پایان را به آنها اعلام کنید. به این ترتیب، آنها کاملا آگاه می‌شوند که پایان سخنرانی‌تان نزدیک است.
راه خوب دیگر این است که با تغییر لحن، پایان را اعلام کنید. انسان‌ها به شکل طبیعی در پایان هر جمله یا پاراگراف، سرعت‌شان را کم و لحن‌شان را آرام می‌کنند. با این کار، مخاطب به شکلی حسی درمی‌یابد که شما به پایان نزدیک می‌شوید.
وقتی سخنرانی‌تان را با موفقیت به پایان رساندید، اغلب مناسب است که به حاضران پیشنهاد جلسه‌ی پرسشوپاسخ بدهید. در یک جلسه‌ی پرسشوپاسخ، شما به حاضران اجازه می‌دهید تا از شما درباره‌ی محتوای سخنرانی‌تان، پرسش‌هایی مشخص و جزئی بپرسند تا شما برای روشن‌تر شدن بحث به آنها پاسخ مناسب بدهید.
بسته به موضوع سخنرانی‌تان، این جلسه ممکن است به مشاجره‌ای خصومت‌آمیز یا گیج‌کننده تبدیل شود؛ پس مهم است که بدانید چطور یک جلسه‌ی پرسشوپاسخ را بهخوبی مدیریت کنید.
مدیریت جلسه‌ی پرسش و پاسخ
نخستین و مهمترین راه برای پیشگیری از هرگونه لحظات برآشفتگی در طول جلسه‌ی پرسشوپاسخ این است که بهخوبی بر موضوع سخنرانی‌تان تسلط داشته باشید. هیچ‌چیز بدتر از آن نیست که مخاطب پرسشی حساس بپرسد و ندانید که چطور به آن پاسخ دهید.
درحالی‌که مهم است که بر موضوع سخنرانی‌تان تا حد امکان اشراف داشته باشید، به‌یقین ناممکن است که همه‌چیز را بدانید و حتی اگر همه‌ی تلاش‌تان را برای آماده‌سازی انجام دهید، همواره این احتمال هست که پرسشی از شما بپرسند که نتوانید پاسخ دهید. اگر این اتفاق افتاد، مهم است که دستپاچه نشوید. بهترین راهبرد، داشتن شماری عبارت سیاستمدارانه در جیب‌تان است تا ظاهر را حفظ کنید. بعضی از این عبارات عبارت‌اند از:
- «این موضوع در پژوهشم مطرح نشد؛ اما می‌توانم در موردش تحقیق کنم و نتیجه را به شما اطلاع دهم.»
- «این واقعا پرسش خوبی است؛ در واقع، برای خودم هم این پرسش مطرح شده بود.»
این جمله‌ها نمونه هستند؛ شما باید عبارات را به سبک خود و بر اساس موضوع‌تان تغییر دهید.
آنچه مهم است اینکه کنترل جلسه‌ی پرسشوپاسخ را در اختیار داشته باشید. به عنوان سخنران، شما مسئول تسهیل این تعامل هستید؛ یعنی باید از مسائلی مانند فرصت‌دادن به مخاطبان برای طرحِ پرسش، هدرندادنِ زمان روی یک پرسش و پرهیز از برخورد خصمانه با مخاطب آگاه باشید.
سرانجام، فراموش نکنید که اگرچه نتیجه‌گیری، آخرین اثر از سخنرانی‌تان است، جلسه‌ی پرسشوپاسخ، آن را در ذهن مخاطبان تازه‌تر خواهد کرد. شما باید همه‌ی تلاش‌تان را به کار ببندید که آگاه و اثربخش جلوه کنید. خوشبختانه، مخاطبان سؤال می‌پرسند؛ و این نشانه‌ی علاقه و اشتیاق آنها به موضوع است. پس، این مسئولیت شماست که آنها را مشتاق نگه دارید و با پاسخ‌‌های هوشمندانه به پرسش‌های‌شان به آنها کمک کنید تا دانشی بیاموزند. جلسه‌ی پرسشوپاسخ، همچنان بخشی از ارائه‌ی شماست؛ پس ارائه‌ی خود را به همان شکلی که سخنرانی می‌کردید، ادامه دهید؛ بیش‌ازحد صمیمی نشوید یا از عادات بدی مانند قطع‌ِ ارتباط چشمی یا سریع و شتاب‌زده سخن‌گفتن پرهیز کنید.
