۴ رفتاری که در مدیریت بحران به مدیران کمک می‌کند

دنیا گیری ویروس کرونا و بروز بحران های مالی پس از آن، شرایط کاری بسیاری از سازمان ها ررا در سراسر جهان تغییر داد.برخی سازمان ها توانستند با دنیای دیگر با کرونا خود را سازگارکنند و بسیاری هم ضربه های اساسی خوردند.به طور کلی با پیدایش بحران مشابه ،رهبران و مدیران سازمان ها چه تصمیماتی برای کاهش آسیب و گذر از بحران می توانند بگیرند و چه اقداماتی می توانند انجام دهند ؟در این مقاله به دنبال پاسخ به این پرسش هستیم و چهار رفتار را معرفی خواهیم کرد که در مدیریت بحران به مدیران کمک می کند.

قبل از شیوع کرونا ،رهبران و مدیران سازمان ها به دنبال تقویت خلاقیت ،رقابت پذیری مدیریت درآآمدها و سهم بیشتری از بازار بودند ،اما امروزه اغلب آنها درگیر مدیریت هزینه ها و حفظ دارایی خود هستند .در شرایط جدید از یک سو بسیاری از آنها با مشکلات اجرایی مانند کمبود نیرو،برهم خوردن زنجیره تاًمین کالا و خدمات و کاهش فروش مواجه هستند ،از سوی دیگر همین رهبران و اعضای گروه ها باید نگران حفظ سلامتی خود و اطرافیانشان نیز باشند و با چالش های دور کاری دست و پنجه نرم کنند .مجموعه این چالش ها ،نگرش و روش تصمیم گیری مدیران و رهبران را به شدت تحت تاًثیر قرار می دهد.

تغییر رویکرد ها و انتخاب راهبرد های جدید آسان نیست .رهبران سازمان ها و مدیران کسب و کارهای کوچک و بزرگ با چالش هایی مواجه شده اند که قبلاً سابقه نداشته است .بدیهی است که در چنین شرایطی نیاز به آموزش های سریع و موًثر مدیریت بحران و بقای سازمان ضروری است .در ادامه چهار رفتار مهم و اثر گذاری را معرفی می کنیم که به مدیران توانایی سازگاری با تغییر و تحول های جدید را می دهد.

۱-سریع تصمیم بگیرید

تصمیم گیری از مهمترین ویژگی های رهبران موفق است اما تصمیم گیری همواره در شرایط مطلوبی انجام نمی شود .در زمان بحران مانند همه گیری کرونا شرایط به سرعت تغییر می کند پس لازم است رهبران و مدیران سازمان ها سرعت تصمیم گیری خود را زیاد کنند.رهبرانی که در این دوره موفق بوده اند باید بتوانند به سرعت اطلاعات و شرایط پیش آمده را پردازش کنند و به موقع تصمیمات لازم را بگیرند .گفتن این حرف از انجام آن راحت ت است هرچه سازمان بزرگ تر باشد ،پیچیدگی سطح تصمیم گیری هم بیشتر است .در نتیجه گرفتن تصمیمات فوری سخت تر می شوند.در چنین وضعی توصیه های زیر شاید راهگشا باشد.

.اولویت ها را تعیین کنید :۳تا۵ هدف مهم تر سازمان را شرایط جدید مشخص کنید .در ابتدای بحران این اهداف می توانند شامل حفظ سلامت کارکنان،مدیریت نقدینگی ، رسیدگی به امور مهم مشتریان و تداوم فعالیت های اجرایی باشد .مشکلات ضروری را شناسایی کنید و مطمئن شوید که گروه مدیریتی به دنبال حل سریع آن ها است.با پیدایش بیشتر جنبه های بحران، آمادگی تغییر و اصلاح اولویت ها را داشته باشید.

گزینه های مختلف را سبک سنگین کنید: چه تضادی ممکن است بین اولویت های از پیش تعیین شده و ایجاد شود؟تضاد بین اولویت های مهم و اولویت های اضطراری ؟یا بین سرپا ماندن امروز سازمان ها و موفقیت در آینده ؟بهترین رهبر کسی است که به جای فکر کردن به همه احتمالان ،اولویت های خود را طبقه بندی می کنند تا بتوانند آنها را سبک سنگین کنند.

۲. سازگار شوید

رهبران قوی، در شرایط بحرانی، از بی‌اطلاعی و ندانستن ترسی ندارند؛ بلکه همه تلاش خود را می‌کنند تا به حداکثر اطلاعات منابع مختلف دسترسی پیدا کنند. همچنین، آنها از کمک متخصصان برون‌سازمانی برای سازگارشدن با شرایط جدید بهره می‌برند. رفتارهای زیر قدرت سازگاری شما و سازما‌نتان را بیشتر می‌کند:

• موارد ممنوع را مشخص کنید: شاید بی‌رحمانه به نظر برسد؛ اما در بحران باید برخی امور اجرایی کنار گذاشته شوند. تعیین آنها با شماست. قاطعانه تصمیم بگیرید و آنها را بیان کنید.
• رویکردهای دیروز را کنار بگذارید: اینکه پیش از بحران، چه رؤیاها و راهبردهایی برای سازمان داشتید را کنار بگذارید. بسیاری از برنامه‌هایی که دیروز طراحی کرده بودید و جواب می‌داد، امروز دیگر مؤثر نیستند؛ پس باید روش‌های جدیدی برای عملکرد سازمان خود ابداع کنید.
• خطوط ارتباطی را بازسازی و سازگار کنید: نظامی‌ها اصطلاحی به نام «آگاهی محیطی» (Situational Awareness) دارند. این عبارت به‌معنای کسب اطلاع و آگاه‌شدن از شرایط منطقه نبرد است. این اطلاعات با عملیات‌ شناسایی (Reconnaissance) به دست می‌آید. به‌عنوان رهبر سازمان باید به شرایط جدید‌ آگاهی محیطی داشته باشید. منطقه نبرد شما می‌تواند بخش خدمات‌وفروش،‌ وضعیت سهام‌داران،‌ بخش کارکنان و زنجیره تأمین تدارکات باشد. این کار با تعیین سازوکارهای جمع‌آوری اطلاعات یا مشاوره با افرادی است که تأثیر بحران بر هر بخش را به‌خوبی بشناسند. رهبران قوی مناطق نبرد خود را به‌خوبی می‌شناسند و تغییرهای هر بخش را زیر نظر دارند.

۳. سکان هدایت را به دست بگیرید

رهبران مقتدر در شرایط مدیریت بحران پا پیش می‌گذارند و تلاش می‌کنند مسئله را مدیریت کنند. آنها گروه خود را سازگار می‌کنند، معیار‌های جدیدی را وضع و فرهنگ مسئولیت پذیری و پاسخ‌گویی را ارتقا می‌دهند.

برای گم‌نشدن در طوفان بحران‌،‌ کارهای زیر را انجام دهید:

• مواظب اولویت‌ها باشید: شما باید اولویت‌ها را به‌طور خلاصه و مشخص بنویسید و مطمئن شوید که آنها با هم در تضاد نباشند. ساختاری طراحی کنید تا بر روند اجراشدن اولویت‌ها نظارت کند و به‌طور روزانه یا هفتگی، عملکردهای مغایر با آنها را شناسایی کرده و به هر بخش گوشزد کند. فهرستی برای خود تهیه و آن را هر روز بررسی و به‌روزرسانی کنید.
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را تعیین کنید: ۳ تا ۵ تا از مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد هفتگی را تعیین کنید و از مدیران هر بخش بخواهید تا به‌طور مداوم گزارش آنها را ارسال کنند.
• مراقب وضعیت جسمی و روحی خود باشید: به‌عنوان رهبر سازمان مسئولیت سنگین‌تری به عهده دارید. پس باید انرژی خود را برای گذر از شرایط سخت حفظ کنید. روش‌های منظمی برای سرحال نگه‌داشتن خودتان داشته باشید، مانند تغذیه مناسب، خواب کافی، ورزش و یا هر چیزی که به شما انرژی بدهد و حالتان را خوب نگه دارد. توان خود را برای مقابله با شرایط سخت بیشتر کنید.

۴. تأثیرگذار باشید

در دوران بحران، هیچ کاری مهم‌تر از مراقبت از گروه خود نیست. رهبران تأثیرگذار، در این دوران، حواس‌شان به شرایط و حواس پرتی های اعضای گروه هست. بااین‌حال تلاش می‌کنند که راه‌های جدیدی برای انگیزه دادن و اثربخشی گروه پیدا کنند. همچنین اهداف جدید را برای اعضا به‌طور مشخص و واضح بیان می‌کنند. اهمیت این موضوع این است که بحران‌های خارج از سازمان مانند دنیاگیری کرونا گرچه یک بحران سلامتی محسوب می‌شوند،‌ منجر به بروز بحران مالی هم شده‌اند. فهماندن اهداف و اولویت‌های جدید به اعضا منجر به هماهنگی بهتر برای عبور از این شرایط پراسترس می‌شود.

شما و گروه مدیران سازمان با انجام رفتارهای زیر، به اعضا کمک می‌کنید:

• با اعضای گروه در تماس باشید: با کمک فناوری‌های ارتباطی، به‌طور مستمر (روزانه یا هفتگی)، ابتدا احوال کارکنان خود را جویا شوید؛ سپس به‌سراغ گزارش‌های کاری بروید. حتما زمانی را برای این کار اختصاص دهید.
• هنگامی که ارتباط رهبران با سایر اعضای سازمان قطع می‌شود (مثلا در دوران دورکاری)، سطح ارتباط کاهش می‌یابد و احتمال تصمیم‌گیری بدون درنظرگرفتن وضعیت گروه بیشتر می‌شود. مواظب باشید که دچار چنین خطایی نشوید.
• تقسیم مسئولیت کنید: برخی مسئولیت‌ها را به سایر اعضای گروه واگذار کنید. افراد تأثیرگذار و توانمندی را که می‌توانند در رهبری به شما کمک کنند، شناسایی کنید و از ظرفیت آنها برای هدایت گروه استفاده کنید.
• توجه خود را بین گروه مشتریان و کارکنان تقسیم کنید: برای رسیدگی به درخواست مشتریان در دوران بحران، ابتدا اطلاعات لازم درباره مشتریان را کسب کنید. اقدام بدون اطلاع ممکن است به مشتریان شما آسیب بزند. سپس مشوق‌هایی مانند طولانی‌ترکردن بازپرداخت‌ها و معافیت‌های خاص را برای کمک به آنها تهیه و تنظیم کنید. برای کمک به کارمندان هم بر همدلی و همراهی با وضعیت روحی و جسمی آنها تمرکز کنید. همچنین مراقب کارمندانی باشید که مجبورند در سرکار حاضر شوند و امکانات اولیه بهداشتی را برای آنها فراهم کنید. به یاد داشته باشید که همین کارهای کوچک، تأثیر بسزایی بر عملکرد اعضای سازمان می‌گذارد.

• بر موفقیت‌ها، پیشرفت های کوچک و غلبه موفقیت‌‌آمیز بر سختی‌ها تأکید کنید و آنها را بزرگ جلوه دهید.بسیاری از کسب‌وکارها اهداف شرافتمندانه‌ای دارند. بر نقاط مثبت تمرکز کنید و کوچک‌ترین فداکاری‌ها را بدون تشویق نگذارید. حتی حفظ عملکرد عادی سازمان در دوران بحران، خود یک موفقیت است.

کلام آخر

شایستگی بسیاری از مدیران و اعضای گروه، در دوران مدیریت بحران مشخص می‌شود. بعد از فروکش‌کردن آن، به گذشته نگاهی بیندازید و ببینید چه‌کسانی از پس سختی‌ها برآمدند و چه افرادی آن‌طور که باید،‌ موفق نبودند. دوران مدیریت بحران را ارزیابی کنید و قاطعانه تصمیم بگیرید که باید چه تغییرهایی در سازمان خود به وجود بیاورید تا با شرایط جدید سازگار شوید.