مدیریت زمان در دوران دورکاری؛ ۶ توصیه ضروری برای به‌دست آوردن زمان بیشتر
این روزها افراد بسیاری مجبور به دورکاری هستند. با وجود چالش‌های مختلف، این تغییر دست‌کم مزیتی عمده دارد: صرفه‌جویی در زمان به‌دلیل حذف رفت‌وآمد. بااین‌حال، انگار هنوز هم برای انجام کارها، وقت کم می‌آوریم! توصیه‌های این مطلب به شما برای مدیریت زمان در زمان دورکاری کمک می‌کند.
اغلب ما امید داشتیم که در این روزهای همه‌گیری ویروس کرونا که وقت آزاد بیشتری پیدا کرده‌ایم، کارهایی را انجام دهیم که همیشه آرزوی انجام‌دادنشان را داشتیم: پختن نان، مدیتیشن یا نوشتن شاهکاری ادبی؛ اما بررسی داده‌های گردآوری‌شده از ۱۲ هزار شهروند آمریکایی و اروپایی چیز دیگری می‌گوید. این وقت اضافه اغلب صرف انجام کارها و سرگرمی‌هایی می‌شود که نه بهره وری دارند و نه رضایت‌بخش هستند. داشتن زمان بیشتر، لزوما به معنی استفاده کارآمد از آن نیست. در ادامه، به شما می‌گوییم چکار کنید که چنین نشود.
درس اول: کار و زندگی را یکی نکنید
بدون دفتر کار، تعریف مرز بین محل کار و خانه دشوار می‌شود. هرچند رفت‌وآمد بین محل کار و خانه برای بسیاری اضطراب‌آور و ناخوشایند است، حذف آن می‌تواند مشکل‌آفرین باشد. حرکت از خانه به محل کار و برعکس، به تغییر وضعیت ذهنی افراد کمک می‌کند. بدون آن، جداسازی کار از زندگی شخصی دشوار می‌شود. آدم‌ها به‌جای خاموش‌کردن رایانه و رفتن به‌سوی ایستگاه اتوبوس و مترو، بیشتر از حالت عادی کار می‌کنند. این اضافه‌کاری همیشه با بهرهوری همراه نیست.
مطابق پژوهشها، افراد در دوره دورکاری، زمان زیادی را صرف جلسات مختلف برای سیاست‌گذاری می‌کنند، بدون اینکه همکاری اثربخش و کاری بهره‌ور داشته باشند. بنا بر قانون پارکینسون، افراد تا وقتی زمان دارند به کارکردن ادامه می‌دهند. درنتیجه وقت اضافه ناشی از حذف رفت‌وآمد، صرف کار بیشتر می‌شود؛ کاری که بهرهوری کمتری دارد.
درس دوم: صرفه‌جویی در وقت به‌جای اتلاف آن
افراد معمولا به‌درستی از وقت اضافه‌شان بهره نمی‌برند. پژوهشها نشان داده‌اند که در مدت همه‌گیری کرونا، فعالیت‌های غیرکنشگر مانند تماشای تلویزیون به‌شدت افزایش یافته‌اند، درحالی‌که فعالیت‌های کنشگر مانند کار داوطلبانه یا معاشرت با دیگران کاهش پیدا کرده‌اند. هرچند کمی فعالیت غیرکنشگر برای آرامش‌بخشی سودمند است، مطالعات نشان می‌دهند این نوع فعالیت‌ها کمتر باعث خوش‌حالی و خشنودی می‌شوند.
البته همه‌گیری کرونا انجام بسیاری از فعالیت‌های کنشگر را دشوار کرده است؛ اما روش‌های خلاقانه زیادی برای انجام چنین فعالیت‌هایی با رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی وجود دارد: از تفریح در خانه گرفته تا ورزش‌های گروهی با فاصله.
در دوران بحران‌های همه‌گیر، طبیعی است که برای افزایش بهره وری تقلا کنیم. بنابراین توصیه می‌شود به آرامش‌بخشی و ریلکسیشن اهمیت دهید.
چطور می‌توانیم وقت اضافه‌مان را به‌درستی صرف انجام کارهایی کنیم که باعث شادی و تقویت سلامتی‌مان می‌شوند؟ ۶ توصیه زیر را در پیش بگیرید.
۱. جایگزینی برای رفت‌وآمد پیدا کنید
برای بسیاری از ما رفت‌آمد روشی برای قرارگرفتن در وضعیت کاری است؛ اما این تغییر وضعیت لزوما نباید به‌شکل حرکت فیزیکی با ماشین و اتوبوس باشد. کافی است فعالیتی را پیدا کنید که عمل گذار به وضعیت کاری را برایتان ساده کند.
بنا بر پژوهشها، بیشتر افراد زمانی حدود ۱۶ دقیقه را برای رفت‌وآمد به محل کار ترجیح می‌دهند. به‌علاوه افرادی که از رفت‌وآمدشان خشنود هستند، اغلب این زمان را صرف برنامه ریزی برای روز پیش‌رو می‌کنند. بنابراین دورکاری را با برنامه‌ریزی ۱۵دقیقه‌ای شروع کنید. می‌توانید این کار را هنگام پیاده‌روی صبحگاهی انجام دهید. پیاده روی یکی از فعالیت‌های کنشگر است که به کاهش استرس کمک می‌کند.
برای پایان کار، فعالیت خاصی را در نظر بگیرید. فرقی نمی‌کند که نوشیدن نوشیدنی‌ای خاص باشد یا دویدن یا تماس با دوستان. عملی را به‌عنوان نشانه پایان کار در نظر بگیرید. بهتر است فعالیتی که انتخاب می‌کنید انگیزه‌بخش شما برای ادامه روز باشد: می‌تواند تشویقی برای کارهایی باشد که تا پیش از این انجام داده‌اید یا هر کاری که باعث شادی و رضایت‌تان می‌شود.
۳. حجم کار روزانه را محدود کنید
فهرست کارهای ما معمولا تمامی ندارد. به‌جای اینکه در کار غرق شوید، در هر روز، روی یک مسئله مهم تمرکز کنید. این کار تحت هر شرایطی باید انجام شود. برای انجام آن کار به بهترین شکل تلاش کنید. عواملی مانند ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی مدام حواسمان را پرت می‌کنند؛ پس تمرکز بر روی اولویت‌ها دستاورد ارزشمندی است. بنابراین با انجام درست کاری که در اولویت بوده است، احساس خوبی پیدا می‌کنید. این چیزی است که پژوهشها هم تأیید می‌کنند.
۴. زمانی را به تمرکز آگاهانه بر کارهای مهم اختصاص دهید
حواس‌تان باشد که کل روزتان در جلسه‌های آنلاین هدر نرود. برای این کار، زمانی را به کارهای بسیار مهم اختصاص دهید که فوری نیستند. بنا بر پژوهشها، اختصاص زمانی برای تمرکز روی این کارها، درحالی‌که عوامل حواس پرتی را حذف کرده‌اید، باعث می‌شود احساس اثربخشی بیشتر و خستگی کمتری داشته باشید. این کار با جلوگیری از تمرکز بر محدودیت‌ها و کارهای کم‌ارزش، بهرهوری را بیشتر و استرس را کمتر می‌کند.
۵. از معاشرت غافل نشوید
با ترفندهای بالا، می‌توانید جلوی ازدست‌رفتن بخشی از زمانتان را بگیرید؛ اما به‌دست‌آوردن زمان به‌تنهایی ارزشی ندارد. مهم این است که با زمانتان چه می‌کنید. آیا وقت‌تان را با دوستان و آشنایان می‌گذرانید؟ ورزش می‌کنید؟ به کار داوطلبانه روی می‌آورید؟
بهتر است بعد از کار، زمانی را به فعالیت‌های کنشگر اختصاص دهید. نیازی نیست کار پرزحمتی باشد. مطابق پژوهشها، تعامل اجتماعی کوتاه (رودر‌رو یا مجازی) در تقویت سلامتی مؤثر است. فعالیت تفریحی گنشگر ۱۰ تا ۲۰دقیقه‌ای هم همین کار را می‌کند. قرار نیست ۲ ساعت در روز را صرف معاشرت با دیگران کنید. پیاده‌روی یا گپ‌وگفتی ۲۰دقیقه‌ای با دوستان کافی است.
می‌توانید فعالیت تفریحی و معاشرت با دیگران را هم‌زمان انجام دهید؛ مثلا با دوست‌تان ورزش کنید یا به پیاده‌روی بروید. این کار یک تیر و دو نشان است. به‌علاوه، همراه‌کردن دیگران با خود، دستیابی به اهداف را ساده‌تر می‌کند.
سعی کنید ایجاد فرصت‌های اجتماعی را به عادت روزانه‌تان تبدیل کنید. مطالعات نشان داده‌اند ایجاد ارتباط با دیگران، در مسیر رفت‌وآمد (حتی با غریبه‌ها)، باعث خشنودی بیشتر می‌شود. بنابراین بهتر است بخشی از برنامه پایانی روزتان را به گپ با دوستان و آشنایان اختصاص دهید.
۶. روش‌های جدید مدیریت زمان را امتحان کنید
این‌روزها همه ما به‌دنبال استفاده بهینه از زمان هستیم. خوب است که در شرایط عادی و پس از رفع محدودیت‌های جاری هم روش‌های جدید مدیریت زمان را امتحان کنیم. فارغ از محدودیت‌های ناشی از همه‌گیری کرونا، برنامه‌های مختلف روزانه و هفتگی را امتحان کنید و ببینید کدام روش برای شما مناسب‌تر است.
خلاصه اینکه هرقدر هم وقت اضافه داشته باشیم، مهم چگونگی استفاده از آن است. این موضوع کاملا به خودمان بستگی دارد.
شما چقدر به استفاده بهینه از زمان اهمیت می‌دهید؟ آیا روش خاصی برای دستیابی به این هدف دارید؟ اگر دورکاری می‌کنید، چه ترفندی برای حفظ تعادل شخصی دارید؟ در عصر کرونا، خواندن تجربه شما می‌تواند برای خیلی‌ها جذاب و شاید هم راهگشا باشد.
