۱۰ اشتباه در مدیریت جریان نقدی که کسب‌وکار شما را نابود می‌کند

صاحبان کسب‌و‌کارهای کوچک اغلب درگیر فعالیت‌های متعددی درخصوص کارشان هستند؛ به‌طوری‌که زمان بسیار کمی برای مدیریت جریان نقدی یا اندیشیدن در خصوص مسائل مالی شرکت را دارند. از طرف دیگر، سوءمدیریت در بودجه‌ٔ شرکت ممکن است منجر به شکست کامل کسب‌و‌کار شود.

اگرچه ممکن است در روزهای اول شما هوشمندانه‌ترین ایده‌ها را داشته باشید و شرکت‌تان در مسیر رشد قرار داشته باشد، اما غالبا ۸۰ درصد کسب‌و‌کارها، چه کوچک و چه بزرگ، با شکست مواجه می‌شوند؛ تنها به این دلیل که صاحبان آنها در مدیریت جریان نقدی ناموفق بوده‌اند.

بدتر اینکه، یک‌سری از هزینه‌های پنهان تأثیر مخربی بر جریان نقدی دارند که مدیریت آنها بسیار دشوار است؛ چراکه نمی‌توان به‌راحتی آنها را شناسایی کرد.

در این مقاله، ما برخی از اشتباهات مخربی را مرور می‌کنیم که می‌توانند به کسب‌و‌کار شما آسیب جدی وارد کنند. با خواندن این مقاله شما می‌توانید به اشتباهات خود پی ببرید و راه‌های مقابله با آنها را بیاموزید.

۱. رشد اجباری

یکی از دوستان من که یک شرکت تولید نرم‌افزار را اداره می‌کرد، به تبلیغ در فیسبوک روی آورده بود. در ماه‌‌های ابتدایی، سود خوبی از این سرمایه‌گذاری نصیبش شد. در نتیجه تصمیم گرفت تا هزینه‌ی تبلیغات فیسبوکی خود را ۵ برابر کند؛ به این امید که فروش نیز رشدی ۵ برابر داشته باشد.

در هر صورت این اتفاق نیفتاد. درحالی‌که میزان فروش شرکت را بالاتر برد، اما با میزان هزینه‌هایی که صرف تبلیغات شد اصلا متناسب نبود. او در آن زمان هزینه‌ٔ بیشتری نسبت به میزان درآمدش صرف و به جریان نقدی کسب‌و‌کارش آسیب جدی وارد کرد. او در نهایت مجبور شد تا برای پوشش هزینه‌های ماهانه وام بگیرد.

برای شرکت‌ها داشتن برنامه‌ٔ رشد بلندپروازانه می‌تواند بسیار مفید باشد، اما گاهی‌اوقات رشد اجباری مفرط می‌تواند سرنوشت شومی برای کسب‌و‌کار رقم بزند.

رشد اجباری چیست؟ این رشد عبارت است از صرف پول بیشتر برای کارکنان، دفتر بزرگ‌تر برای جا دادن افراد و مشتریان بیشتر، توسعه‌ٔ محصول جدید، صرف پول بیشتر برای تبلیغات و… . در کل، رشد اجباری یعنی صرف هزینه‌های بیشتر.

این هزینه‌ها صرف فعالیت‌های تلاش‌محوری می‌شود که به‌سرعت باید به آنها رسیدگی کرد؛ چراکه از دست دادن مقدار هنگفتی پول، تأثیر به‌شدت منفی بر فعالیت‌های روزانه می‌گذارد. این خدمات گسترش‌یافته درآمد بالاتری را به‌همراه خواهد آورد، اما از آن طرف، جریان خروجی پول نیز بیشتر خواهد بود. برآورد کارآمد و به‌موقع جریان خروجی پول می‌تواند شما را برای مواقع اضطراری به‌خوبی آماده کند.

۲. صرف پول زیاد برای فروش

به‌عنوان کسب‌و‌کاری کوچک، آوردن مشتریان جدید حتی با صرف هزینه‌های هنگفت، امری بسیار دشوار است. دو معیار برای آگاهی از اینکه «آیا مشتری شما سود مورد انتظارتان را به‌همراه می‌آورد یا خیر» وجود دارد. یکی از آنها «هزینه‌ٔ اکتساب» مشتری نام دارد که برابر است با مقدار هزینه‌ٔ صرف‌شده برای به دست آوردن یک مشتری.

معیار دیگر «ارزش طول عمر» مشتری است که با مجموع درآمد حاصل از یک مشتری در بازه‌ٔ طول عمر آن برابر است. البته این اطمینان باید حاصل شود که ارزش طول عمر باید بیشتر از هزینه‌ٔ اکتساب باشد. در این شرایط می‌توان تأثیر مثبت آن را روی جریان نقدی احساس کرد.

صرف بیش‌ازحد هزینه برای اکتساب ممکن است باعث به دست آوردن مشتری کوچک با بازگشت سرمایه‌ٔ محدود شود. از این رو، قاعده‌ٔ «مشتری بیشتر، سود بیشتر» بسیاری از کسب‌و‌کارها را به‌اشتباه می‌اندازد.

در خصوص هزینه‌ٔ اکتساب، هزینه‌های بسیاری پنهان مانده است. مثلا، حقوق کارمند بخش فروش، هزینه‌ٔ تلفن همراه و اینترنت او، هزینه‌ٔ تجهیزات دفتر، کمیسیون فروش و… جزو این هزینه‌ها هستند. شما برای محاسبه‌ٔ صحیح هزینه‌ٔ اکتساب مشتری باید این هزینه‌‌های غیرمستقیم را نیز اضافه کنید.

اگر این کار را انجام ندهید، ناخواسته پولی بیشتر از درآمدتان را آتش خواهید زد و در نهایت، جریان نقدی کسب‌و‌کارتان را تحت‌تأثیر قرار خواهید داد.

۳. محاسبه‌ٔ نادرست سودآوری

یکی از فروشندگان لوازم جانبی تلفن همراه فعال در بازار اینترنتی، اجناس موردنیاز خود را با حاشیه‌ٔ ۴۰ درصد از تأمین‌کننده می‌خرید. مثلا، او یک هدفون را با قیمت ۶۰ هزار تومان می‌خرید و ۱۰۰ هزار تومان می‌فروخت. این فروشنده همیشه بر این باور بود که با در نظر گرفتن هزینه‌های جزئی روی هر فروش ۳۰ تا ۴۰ درصد سود به دست می‌آورد.

اما وقتی ترازنامه‌ٔ پایان سال خود را دید، متوجه شد که نه‌تنها سود نکرده، بلکه متحمل ضرر نیز شده است. او هزینه‌هایی همچون کمیسیون بازار، هزینه‌ٔ تراکنش، هزینه‌ٔ ارسال، هزینه‌ٔ انبار موجودی و مهم‌تر از همه، هزینه‌ٔ اجناس مرجوعی را اصلا محاسبه نکرده بود.

بیشتر اوقات، صاحبان کسب‌و‌کارها احساس می‌کنند که در هر تراکنش به‌اندازه‌ٔ کافی سود وجود دارد. اما بااین‌حال، کسب‌و‌کارها با اندازه‌های مختلف با مشکلات پولی شدیدی مواجه می‌شوند، چراکه فقط مخارج کلی را مدنظر قرار می‌دهند.

برخی‌اوقات، یک شرکت سرمایه‌دار دفتری بزرگ می‌خرد و هزینه‌ٔ زیادی بابت اجاره، خرید تجهیزات لوکس و… متحمل می‌شود و در ابتدا، این مخارج را اصلا به‌حساب نمی‌آورد.

اما در طول گذشت زمان و سخت شدن شرایط، برآمدن از پس این هزینه‌های سرسام‌آور به‌شدت دشوار می‌شود و شرکت پول خود را خیلی سریع از دست می‌دهد. بنابراین، یک شرکت از نظر حجم پول و سرمایه ممکن است با گذر زمان از عرش به فرش برسد.

پیش‌بینی هزینه‌ها و پیامدهای آن برای جلوگیری از وقوع اتفاقات ناگوار مالی بسیار ضروری است. شرکتی می‌تواند سودآور باشد که پس از تسویه‌ٔ کامل هزینه‌هایش، همچنان در حساب بانکی خود پول کافی داشته باشد. برای همین بسیاری از شرکت‌های از ابتدای کار از یک شرکت ارائه‌دهنده‌ٔ خدمات حسابداری کمک می‌گیرند تا چنین مشکلاتی بعد از چندین ماه فعالیت، غافلگیرشان نکند.

۴. چشم‌پوشی و نادیده‌گرفتن فصلی بودن برخی از کسب‌و‌کارها

این اشتباه بیشتر متوجه کسب‌و‌کارهایی است که در طول مدت یک سال حجم فعالیت یکسانی ندارند. این کسب‌و‌کارها در فصول اوج فعالیت‌شان پول بسیاری زیادی به‌دست می‌آورند، اما از طرف دیگر، با مشکلات فراوانی در اداره‌ٔ جریان خروجی روزانه‌ٔ پول خود مواجه می‌شوند.

وقتی فصل درآمدزایی آغاز می‌شود، معمولا شرکت خود را درگیر تعهدات مالی متعددی می‌کند که رفع و رجوع آنها در سایر فصل‌ها دشوار است. علاوه‌براین، در فصل‌های کم‌کاری تخفیف‌هایی وجود دارد که حاشیه‌ٔ سود را به‌خاطر حفظ سطح فروش پایین می‌آورد.

در برنامه‌ٔ مالی، برای این فصول باید تدابیر مناسبی اندیشیده شود. مثلا در روزهای نزدیک به سال نو و فصل عروسی‌ها و جشن‌ها، جواهر و لباس‌ها فروش زیادی دارند، اما برای بقیه‌ٔ سال، شرایط فروش کاملا در وضعیت سراشیبی و سقوط قرار می‌گیرد و همین شرایط، باعث خروج بیش‌ از اندزه‌ٔ پول از شرکت می‌شود. در نتیجه، برای هزینه‌های ثابت باید مقدار کافی پول کنار گذاشته شود. با تحلیل انواع گزارش‌های مالی شرکت و بهره‌گیری از مشاوره مالی یک متخصص می‌توان به‌راحتی این برنامه‌ریزی را انجام داد.

۵. تعلل در دریافت معوقات

دیرکرد دریافت فاکتورها می‌تواند برای کسب‌و‌کارتان دردسرساز باشد. ممکن است این موضوع در نگاه اول بی‌اهمیت به‌نظر برسد، اما حقیقت این است که وقتی مشتریان در پرداخت‌های خود تعلل به خرج می‌دهند، پرداخت‌های شما با تأمین‌کنندگان‌تان هم با مشکل روبه‌رو خواهد شد.

به‌علاوه، مشکل وقتی حادتر خواهد شد که تأمین‌کنندگان اصلا علاقه‌ای به منتظر ماندن برای پرداخت شما نداشته باشند و مجبور باشید برای حفظ اعتبارتان، حساب‌هایتان را با آنها تسویه کنید. در نتیجه، شما حجم زیادی از بودجه‌ٔ خود را در این فرایند کاری مسدود خواهید کرد و قادر نخواهید بود تا به‌راحتی هزینه‌های عملیاتی خود را تأمین کنید.

بستانکاری بیش‌ازحد، سرمایه‌ٔ عملیاتی شما را متوقف خواهد کرد و تأمین‌کنندگان نیز با مشاهده‌ٔ تأخیرهای تقریبا ۳ ماهه اعتمادشان را از دست می‌دهند. این به‌معنای عدم پرداخت یا نگه داشتن هزینه‌ها برای ۳ ماه است که می‌تواند فعالیت کسب‌و‌کار را در مقیاس بزرگ‌تر با مشکلات زیادی روبه‌رو کند. با داشتن گزارشات مالی و تحلیل درست آنها می‌توان زمان دریافت معوقات را کاهش داد.

۶. مدیریت ناصحیح مالیات‌ها

مالیات تعهدی قانونی است که فی‌نفسه الزام‌ی است و چه بخواهید و چه نخواهید، پرداخت آن اجباری است؛ علاوه‌براین باید به‌موقع پرداخت شود.

دیرکرد در پرداخت مالیات باعث اعمال جریمه بر روی آن می‌شود که جریان نقدی کسب‌و‌کار را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد. اگر به‌عنوان مالیات‌دهنده، در پرداخت مالیات‌تان خواسته یا ناخواسته کوتاهی داشته باشید، سازمان امور مالیاتی برای ممیزی نزد شما می‌آید که ممکن است متحمل چندباره‌ٔ جرایم مالیاتی شوید. بنابراین، باید به مالیات توجه ویژه‌ای داشت و محاسبه‌ٔ دقیق آن را در برنامه‌ٔ مالی شرکت گنجاند.

برای محاسبه‌ٔ میزان تقریبی مالیاتی که در پایان سال باید بپردازید، از مشاوره مالیاتی افراد متخصص کمک بگیرید. مالیات پایان سال به برنامه‌ٔ رشد پیش‌بینی‌شده شرکت برای سال آتی و بودجه‌ٔ مالی ارائه‌شده به وزرات دارایی در ابتدای سال مالی بستگی دارد. تغییر ناگهانی در نرخ مالیات می‌تواند بر جریان خروجی پول از شرکت تأثیرگذار باشد. این موضوع بیشتر در مورد مالیات کسب‌و‌کارهای خدماتی دیده می‌شود.

بنابراین، داشتن برنامه برای چنین موضوع الزام‌آور و غیرقطعی امری هوشمندانه است، چراکه این برنامه‌، تأثیرات درازمدت مثبتی داشته و تدابیر موجود در آن برای آینده‌ٔ شرکت سودمند خواهد بود.

۷. عدم آمادگی برای اتفاقات غیرمترقبه

هیچ‌کسی نمی‌تواند روی اتفاقات ناگهانی کنترل داشته باشد. این اتفاقات جزو هزینه‌های غیرمنتظره و پیش‌بینی‌ناپذیر هستند که می‌توانند آسیبی جدی به وجه‌ٔ مالی هر شرکتی وارد کنند.

بلایای طبیعی می‌توانند عامل هرج‌ومرج در منطقه‌ٔ جفرافیایی یا کشوری باشند که شرکت در آن فعالیت می‌کند. از طرف دیگر، ممکن است کل شرکت در اثر یک زلزله از بین برود.

در چنین وضعی ممکن است شرکت در شرایط اضطراری قرار بگیرد و مشتریان دچار نارضایتی شوند. چنین چیزهایی را نمی‌توان از قبل پیش‌بینی کرد و ممکن است در بدترین حالت به از بین رفتن آنی کسب‌و‌کار منجر شود.

داشتن برنامه‌ٔ احتیاطی تنها چیزی است که صاحبان کسب‌و‌کار برای ایمن نگه داشتن فعالیت‌های خود از این حوادث به آن نیاز دارند. هیچ راهی برای پیشگیری از این حوادث وجود ندارد، اما دست‌کم می‌توان برای ادامه‌ٔ کار با شرایط حداقلی، یک صندوق اضطراری ایجاد کرد.

بهترین راه برای ایمن نگه داشتن خود از حوادث غیرمترقبه، بیمه است. بسیاری از شرکت‌های بیمه، گزینه‌های مختلفی برای حوادث غیرمترقبه پیش روی مشتریان خود قرار می‌دهند.

۸. بی‌توجهی به اعتبار

نداشتن اعتبار کافی، امکان دریافت وام‌های هرچند کوچک را هم برای شما دشوار خواهد کرد. وقتی قطعه‌ٔ مهمی از ماشین‌آلات شرکت دچار نقص می‌شود، جایگزین کردن آن بسیار پرهزینه خواهد بود و تنها گزینه‌ٔ پیش روی شما دریافت وامی با مقدار کم خواهد بود.

اما ازآنجایی‌که عملکرد شما در گذشته خوب نبوده است، سرمایه‌گذاران یا بانک‌ها ممکن است به شما به‌عنوان فردی بدحساب نگاه کنند و از دادن وام طفره بروند.

در نهایت، شما مجبور می‌شوید برای دریافت وام، ماشین‌آلات یا دارایی‌های شخصی خود را وثیقه بگذارید که این کار در بلندمدت ریسک بزرگی است.

۹. هزینه استخدام نابه‌جا

ما چندین بار این تجربه بد را داشته‌ایم. ما ۳ مدیر فروش را از یک شرکت معروف استخدام کردیم. رزومه‌ٔ آنها پر از دستاوردها و موفقیت‌های متنوع بود. آنها تقاضای ۳۰ درصد افزایش قرارداد داشتند که ما با آن موافقت کردیم. ما ماه اول را صرف آموزش آنها کردیم و امید داشتیم که فروش‌مان با آغاز به کار آنها حداقل ۲ برابر شود.

ماه بعد هیچ اتفاقی نیفتاد و هیچ فروشی انجام ندادند. احساس کردیم که باید وقت بیشتری به آنها بدهیم. در نتیجه یک ماه دیگر صبر کردیم. آنها به‌سختی ۱۰ درصد از هدف فروش‌شان را برآورده کرند و همین اتفاق تا ماه چهارم هم رخ داد. در نهایت، تصمیم گرفتیم با آنها قطع همکاری کنیم.

می‌دانید دقیقا چه اتفاقی افتاد؟ ما ۴ ماه را فقط صرف آموزش و پرداخت حقوق کردیم. این به جریان نقدی ما آسیب بدی وارد آورد.

بعدها ما فرایند استخدام بهتری را در پیش گرفتیم، اما هزینه‌ٔ استخدام بد واقعا جریان نقدی را تحت‌تأثیر قرار داد.

۱۰. هزینه‌های پنهان متفرقه

بعضی از هزینه‌ها در ابتدا آنچنان چشمگیر نیستند، اما معمولا طی چند سال جمع می‌شوند و وقتی که کاملا به چشم بیایند، می‌توانند کل شرکت را تحت شعاع خودشان قرار دهند.

این هزینه‌ها می‌توانند هزینه‌ٔ پوشش بیمه، کارت اعتباری، سستی کارکنان، مجوزها و لیسانس‌ها، مزایای بالای کارکنان، هزینه‌های قانونی و تجاری و… باشد.

این هزینه‌های اضافی از قبل پیش‌بینی نمی‌شوند، اما ممکن است ناشی از ناآگاهی و شناخت صاحبان یا مدیران از کسب‌و‌کار و شرکت‌شان باشد.

سخن آخر

هزینه مانند آب است و می‌تواند از کوچک‌ترین حفره‌ها نفوذ کند. عوامل ذکرشده هر کدام باعث تحمیل هزینه و خروج جریان نقدی می‌شوند. داشتن برنامه‌ٔ مالی مناسب که تمامی انواع هزینه‌ها را برآورد یا تأمین کند، برای شرکت شما سودمند خواهد بود. این برنامه به شما کمک خواهد کرد تا برای هر شرایطی آمادگی داشته باشید و در دام حیف و میل شدن سرمایه عملیاتی نیفتید.

بعضی از هزینه‌ها با توجه به طبیعت‌شان، آنی هستند. موارد بالا به این موضوع اشاره کردند که چگونه برخی از هزینه‌های پنهان می‌توانند شرایط نگران‌کننده‌ای برای صاحبان کسب‌و‌کار ایجاد کنند؛ درحالی‌که با داشتن تدابیر مالی مناسب می‌توان از وقوع این شرایط جلوگیری کرد.

موسسه حسابداری تدبیرحساب، با تکیه بر سال‌ها تجربه‌ٔ همکاری با صاحبان کسب‌وکار در صنایع مختلف، می‌تواند شما را در تدوین و پیش‌برد این برنامه‌ریزی مالی و مالیاتی یاری کند. برای دریافت مشاوره از متخصصان این مجموعه به لینک زیر مراجعه کنید.

تدبیر حساب