برگزاری جلسات کاری اثربخش با ۵ راهکار متفاوت و کارآمد

شاید شما هم مانند ایلان ماسک، مدیرعامل شرکت فضایی اسپیس ایکس، از جلسه کاری متنفر باشید. جلسات کاری بخش مهم هر کسب و کار هستند. اما تحقیقات مختلف نشان داده است که بهره وری این جلسات چندان زیاد نیست. در این مقاله، پنج راهکار کاربردی ارائه می‌کنیم که برای افزایش بهره وری جلسات کاری مؤثر است. با ما همراه باشید.

شاید چندان ضروری به نظر نرسد که برای مدیریت جلسات کاری راهبردی کارآمد طراحی کنیم اما، با بزرگ‌تر شدن و پیچیده‌تر شدن فر‌ایند‌های کاری، ضرورت آن بیشتر مشخص می‌شود. طبق تحقیقات صورت‌گرفته، جلسات کاری سالانه ۳۷میلیارد دلار از سرمایه شرکت‌های آمریکایی را هدر می‌دهند. ۵۳ درصد از کارمندان گفته‌اند که این جلسات غیرسازنده‌اند و ۷۳ درصد هم اعتراف کرده‌اند که در حین جلسات حواس‌شان جایی دیگر است. با طراحی یک برنامه منظم و انعطاف‌پذیر، که امکان مشارکت یا حتی عدم‌مشارکت در جلسات را در اختیار افراد می‌گذارد، می‌توان جلساتی پربارتر برگزار کرد.

۵ راهبرد زیر به شما در برنامه ریزی بهتر جلسات کمک می‌کند:

۱. جلسات گزارش‌دهی را کاهش دهید

برخی از جلسات منظم کاری در شرکت‌ها صرف ارائه گزارش‌های روزانه یا هفتگی می‌شود. این جلسات که ظاهرا بی‌ضررند تمرکز کارمندان را کاهش می‌دهند و وقت ارزشمند آنها را صرف گزارش نویسی می‌کنند. سعی کنید تناوب این جلسات را کاهش دهید تا کارمندان با وقت آزاد بیشتری بتوانند وظایف خود را انجام دهند.

یک مورد موفق از این نمونه شبکه اشتراک‌گذاری عکس پینترست است. بخش توسعه و برنامه‌نویسی این شرکت به‌مدت سه روز از حضور در جلسات کاری روزانه معاف شدند. این کار به افزایش بهره‌وری کارمندان آن بخش انجامید.

۲. جلسات را بیرون از محل کار برگزار کنید

لازم نیست همه جلسات در اتاق کنفرانس شرکت و پشت میزهای بزرگ برگزار شود. تغییر محل جلسات و راه‌رفتن یا ایستادن هنگام برگزاری جلسات به افزایش بهره‌وری و افزایش صمیمیت میان اعضا می‌انجامد. تحقیقات دانشگاه واشنگتن نشان داده است که کارمندان هنگام راه‌رفتن یا ایستادن حس بهتری دارند و بیشتر در بحث مشارکت می‌کنند. مطالعات دانشگاه استنفورد نیز حاکی از همین نتایج است. ۸۱ درصد از شرکت‌کنندگان در این پژوهش گفته‌اند که در چنین جلساتی با فکر بازتری مشارکت می‌کنند.

پس اگر فرصت داشتید، حتما با کارمندان به یک پیاده روی یا قرار ناهار دسته‌جمعی بروید.

۳. به افراد فضا بدهید

این روزها، دفاتر کاری بزرگ و سالن‌های سفید و روشن به نماد معماری در شرکت‌های مدرن تبدیل شده‌اند. اما این مدل طراحی، باوجود مزیت‌هایش، می‌تواند موجب حواس پرتی، استرس و خستگی کارمندان شود. یکی از راهبردهای مؤثر در افزایش بهره‌وری این است که برای گروه‌ها و افراد فضاهایی خصوصی‌تر طراحی کنید تا هر زمان که خواستند بتوانند کار خود را در آرامش و سکوت پیش ببرند و الزام کمتری برای برگزاری جلسات داشته باشند. هرچند این کار به‌علت محدودیت‌های بودجه همیشه امکان‌پذیر نیست، اما می‌توان با رویکردهای کم‌خرج‌تر هم آن را محقق کرد؛ مثلا با استفاده از پیام‌رسان‌هایی مختص محل کار، تا بدین‌سان نیاز به برگزاری جلسات کمتر شود.

۴. از ایمیل استفاده کنید

از زمان ارائه سرویس‌های ایمیلی، این ابزار کاربرد فراوانی در شرکت‌ها پیدا کرده است. گرچه مدیریت ایمیل های فراوان، که هرکدام پاسخ خاص خودش را می‌طلبد، کاری دشوار است اما انتخاب ایمیل بهتر از برگزاری جلسات مفصل کاری است. از جهتی ایمیل این امکان را به شما می‌دهد که پاسخی شایسته و درست به همکاران بدهید، درحالی‌که در جلسات شاید چنین فرصتی نداشته باشید.

۵. ارزش هر جلسه را درک کنید

هر جلسه کاری را با دفت و وسواس برگزار کنید. هدف جلسه را کاملا شفاف و دقیق بیان کنید و به‌دنبال این نباشید که در یک جلسه به ده‌ها مورد رسیدگی کنید. برگزاری جلسات کوتاه و مفید بسیار ارزشمند است.

کسب‌وکار یک کار گروهی است. پس با یادگیری مهارت‌های گفتگو و کار تیمی می‌توان به بهره‌وری بیشتر در جلسات کاری دست یافت.