چالش‌های دورکاری و راهنمای مدیریت کارکنان در زمان قرنطینه
به‌دلیل شرایطی که شیوع ویروس کرونا ایجاب کرده است، خیلی از شرکت‌ها از کارمندانشان خواسته‌اند که به‌صورت دورکاری به فعالیت خود ادامه دهند. شاید دورکاری برای عده‌ای از افراد چیز تازه‌ای نباشد، اما سیاست‌های مقابله با شیوع ویروس کرونا در خیلی از کشورها باعث شده که خیلی از مدیران و کارمندان برای اولین بار دفترهایشان را ترک کرده و از خانه کار کنند. در این مقاله قصد داریم با چالش‌های دورکاری و مشکلاتی آشنا شویم که مدیران و کارمندان دورکار با آنها مواجه هستند و پیشنهادهایی نیز برای مقابله با چالش‌های مدیریت کارکنان در زمان دورکاری مطرح کنیم. با ما همراه باشید.
اگرچه همیشه بهتر است سیاست‌های کاری ازپیش برنامه ریزی و شفاف‌سازی شوند، در چنین مواقع بحرانی ممکن است این مقدار از آمادگی در دسترس نباشد. خوشبختانه، مدیران می‌توانند با برداشتن گام‌هایی که پژوهش‌های پیشین اثربخش بودنشان را ثابت کرده‌اند، به‌راحتی بهره وری کارمندان دورکار را افزایش دهند، حتی وقتی زمان کمی برای آمادگی وجود دارد.
چالش‌های رایج دورکاری
در ابتدا، مدیران باید عوامل ایجاد دشواری در دورکاری را به‌خوبی درک کنند؛ در غیر این صورت، کارمندانی که تا پیش از این بازدهی بالایی داشته‌اند ممکن است در زمان دورکاری و درصورت نبود برنامه ریزی و آموزش مناسب، تعهد کاری و عملکردشان تحلیل برود. چالش‌هایی که در دورکاری وجود دارند شامل موارد زیر هستند:
۱. نبود نظارت رودررو
هم مدیران و هم کارمندان اغلب نگران نبود نظارت رودررو هستند. سرپرستان معمولا نگران این هستند که کارمندان به اندازه‌ای که باید کار نکنند یا کارآیی و بهره‌وری آنها کاهش پیدا کند. (البته، پژوهش‌ها، دست‌کم درمورد بعضی از مشاغل، عکس این موضوع را ثابت کرده‌اند). از طرف دیگر، خیلی از کارمندان از کاهش دسترسی به منابع و ارتباطات مدیریتی شکایت می‌کنند. در بعضی موارد، کارمندان حس می‌کنند که مدیران دورکار نیازهای آنها را نمی‌شناسند و درنتیجه نمی‌توانند در انجام کارها به آنها کمک کرده یا از آنها پشتیبانی کنند.
۲. نبود دسترسی به اطلاعات
کارمندانی که به‌تازگی دورکار شده‌اند معمولا از زمان اضافی‌ای که باید برای جابه‌جایی اطلاعات بین همکارانشان صرف کنند متعجب می‌شوند. حتی پاسخ‌دادن به سؤالی که به‌نظر ساده می‌رسد، می‌تواند برای کارمندی که در خانه کار می‌کند تبدیل به مانعی بزرگ شود.
این پدیده می‌تواند از حوزه کاری هم فراتر رفته و تبدیل به چالش بین‌فردی در بین همکاران دورکار شود. پژوهش‌ها نشان داده‌اند که نبود «دانش مشترک» میان کارمندان دورکار باعث می‌شود در شرایط دشوار کمتر به یکدیگر اعتماد کنند. مثلا می‌دانید که همکارتان شرایط سختی را دارد پشت سر می‌گذارد. در چنین وضعیتی، اگر ایمیلی با لحنی تند از او دریافت کنید، آن را به حساب استرس می‌گذارید. با‌این‌حال، اگر چنین ایمیلی را از همکار دورکارتان دریافت کنید، به احتمال زیاد ناراحت خواهید شد یا دست‌کم تصور خواهید کرد که همکارتان به‌شکل حرفهای عمل نمی‌کند؛ زیرا نمی‌توانید موقعیت فعلی او را درک کنید.
۳. انزوای اجتماعی
تنهایی و نبود روابط اجتماعی در محل کار، یکی از رایج‌ترین شکایت‌هایی است که کارمندان دورکار دارند. تصور می‌شود که افراد برونگرا، به‌ویژه اگر با افراد خارج از محیط کار خود روابط زیادی نداشته باشند، در کوتاه‌مدت بیشتر از این موقعیت رنج ببرند. با‌این‌حال، انزوای اجتماعی در طولانی‌مدت روی همه کارمندان اثر می‌گذارد و باعث می‌شود احساس «تعلق» کمتری به سازمانشان داشته باشند و حتی ممکن است بیشتر به ترک شغل تمایل پیدا کنند.
۴. حواس‌پرتی در خانه
گاهی در تصاویری که از کارمندان دورکار نشان می‌دهند، آنها را در حالی می‌بینیم که فرزندشان را در آغوش کشیده‌اند و مشغول تایپ با لپ‌تاپ هستند یا روی کاناپه یا کف اتاق پذیرایی لم داده‌اند. درواقع، این تصویر خیلی بدی از کار مفید مجازی است. معمولا ما کارفرمایان را تشویق می‌کنیم تا قبل از اینکه به کارمندان اجازه دورکاری بدهند، مطمئن شوند کارمندان دورکارشان هم محل کار و هم سیستم نگهداری مناسب از فرزندانشان را دارند؛ ولی، در مواقعی که تصمیم به دورکاری ناگهان و بدون برنامه‌ریزی قبلی اتفاق می‌افتد، احتمال اینکه کارمندان درگیر محل کار نامناسب یا (در شرایطی مانند شرایط فعلی که مدارس و مهدهای کودک نیز تعطیل هستند) مشکلات نگهداری از فرزندانشان نیز بشوند زیاد است؛ حتی در شرایط عادی، نیازهای خانه و خانواده می‌توانند بر دورکاری اثر بگذارند. مدیران باید انتظار داشته باشند که در شرایطی غیرعادی مانند شرایط کنونی این مشکلات افزایش پیدا کنند.
مدیران چطور می‌توانند از کارمندان دورکار حمایت کنند؟
اگرچه دورکاری می‌تواند چالش‌های زیادی داشته باشد، مدیران می‌توانند با چند کار ساده و کم‌هزینه این انتقال را آسان‌تر کنند. اقداماتی که می‌توانند انجام دهند به این شرح است:
۱. کنترل سازمان‌یافته روزانه
خیلی از مدیران موفق دورکار، تماس‌های روزانه با کارمندان دورکارشان برقرار می‌کنند. درصورتی‌که کارمندان مستقل از یکدیگر کار کنند، این تماس‌ها می‌تواند به‌شکل مجموعه‌ای از تماس‌های فردی باشد و درصورتی‌که گروهی کار کنند می‌تواند تماس گروهی باشد. نکته مهم این است که این تماس‌ها باید منظم و قابل‌پیش‌بینی باشد و تالار گفت‌وگویی وجود داشته باشد که کارمندان بتوانند در صورت بروز مشکل به‌راحتی با مدیرشان گفتگو کنند.
۲. فراهم‌کردن گزینه‌های مختلف فناوری ارتباطات
ایمیل به‌تنهایی کافی نیست. کارکنان دورکار نیاز به تکنولوژی غنی‌تری مانند ویدئوکنفرانس دارند که امکان ارتباط رودررو را برای آنها فراهم می‌کند. ویدئوکنفرانس، به‌ویژه برای گروه‌های کوچک‌تر، مزیت‌های زیادی دارد: نشانه‌های بصری «دانش مشترک» درباره کارکنان را افزایش میدهد و باعث بهبود حس انزوای اجتماعی بین تیم‌ها می‌شود. همچنین ویدئو به‌ویژه برای مکالمات پیچیده و حساس مفید است، زیرا شخصی‌تر از ارتباطات نوشتاری یا صوتی است.
شرایطی نیز وجود دارند که همکاری سریع مهم‌تر از جزئیات تصویری است. در چنین شرایطی، می‌توانید از ابزارهای پیام‌های شخصی بر پایه موبایل (مانند Slack، Zoom، Microsoft teams و غیره) استفاده کنید که برای مکالمات ساده‌تر، غیررسمی‌تر و سریع‌تر مناسب هستند.
اگر شرکت شما ابزارهای فناوری لازم را در اختیار ندارد، روش‌های ارزانی برای به‌دست‌آوردن نسخه‌های ساده‌تر این ابزارها به‌شکل موقتی برای تیمتان وجود دارد. قبل از استفاده از هرکدام از این ابزارها، حتما با بخش آی.تی سازمانتان مشورت کنید تا مطمئن شوید سطح مناسبی از امنیت داده‌ها وجود دارد.
۳. قوانین ارتباطی اعمال کنید
وقتی مدیران قوانینی برای ابزارهای ارتباطی و زمان و میزان برقراری ارتباط مشخص می‌کنند، دورکاری مفیدتر می‌شود. برای نمونه، می‌توانید از ویدئوکنفرانس برای کنترل روزانه و از پیام‌های فوری برای کارهای ضروری استفاده کنید. همچنین، می‌توانید بهترین روش و بهترین زمانی را که کارمندان در طول روز می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند به آنها اعلام کنید (مثلا «برای مکالمات تلفنی یا تصویری عصرها برای من مناسب‌تر است، اما اگر در طول روز کار فوری داشتید پیام بگذارید.»). در نهایت، مراقب ارتباطات بین اعضای تیم هم باشید تا مطمئن شوید اطلاعات ضروری به‌خوبی رد و بدل می‌شوند.
ما توصیه می‌کنیم که مدیران، در اولین فرصت، قوانین ارتباطی را برای کارمندان مشخص کنند. بهتر است این اتفاق هرچه زودتر و حتی در اولین جلسه کنترل آنلاین رخ دهد. بااینکه بعضی از قوانین ارتباطی بهتر از بقیه هستند، اما نکته مهم این است که قوانین باید برای همه کارمندان یکسان باشد.
۴. فرصت‌هایی برای تعاملات اجتماعی از راه دور ایجاد کنید
یکی از ضروری‌ترین گام‌هایی که مدیر باید بردارد، تعیین راه‌هایی برای ایجاد تعامل اجتماعی بین کارمندان است (این یعنی مکالمات غیررسمی درباره موضوعاتی که به کار مربوط نمی‌شوند). این موضوع برای همه کارمندان صدق می‌کند، اما برای کارمندانی که ناگهان مجبور به دورکاری شده‌اند ضروری‌تر است.
آسان‌ترین راه برای ایجاد تعاملات اجتماعی این است که در ابتدای تماس‌های تیمی، زمانی را به مواردی اختصاص دهید که به کار مربوط نمی‌شوند (برای نمونه، «در ابتدا چند دقیقه می‌خواهیم احوال‌پرسی کنیم. آخر هفته را چطور گذراندید؟»). گزینه‌های دیگری هم وجود دارند، مانند مهمانی پیتزای مجازی (یعنی در زمان ویدئوکنفرانس برای همه اعضای تیم پیتزا آورده شود) یا مهمانی کاریِ مجازی (بسته‌های مهمانی که ازقبل بین اعضای تیم پخش شده، به‌طور هم‌زمان باز می‌شود و همه با هم جشن می‌گیرند). بااینکه چنین رویدادهایی ممکن است مصنوعی یا اجباری به نظر برسند، مدیران دورکار باتجربه (و کارمندانشان) گزارش داده‌اند که رویدادهای مجازی انزوای اجتماعی را کم می‌کند و حس تعلق به تیم را افزایش میدهد.
۵. تشویق و حمایت احساسی
به‌ویژه در مواقعی مانند شرایط کنونی که کارمندان بدون برنامه‌ریزی قبلی مجبور به دورکاری می‌شوند، مدیران باید استرس آنها را به‌خوبی درک کنند، به نگرانی‌ها و اضطراب کارمندان گوش بسپارند و با آنها همدردی کنند. اگر متوجه می‌شوید یکی از کارمندانی که به‌تازگی دورکار شده استرس دارد اما استرس یا اضطرابش را نشان نمی‌دهد، حتما احوالش را جویا شوید. حتی سؤال ساده‌ای مثل «تا اینجا با دورکاری چه می‌کنی؟» می‌تواند اطلاعات مهمی در اختیار شما بگذارد که اگر این سؤال را نمی‌پرسیدید، هیچ‌وقت متوجه آنها نمی‌شدید. بعد از پرسیدن این سؤال، حتما با دقت گوش دهید و حرفهای کارمندتان را به‌طور خلاصه برایش بازگو کنید تا مطمئن شوید درست متوجه شده‌اید. اجازه دهید تمرکز بحث بر نگرانی‌ها و استرس‌های کارمندتان باشد نه استرس خود شما.
پژوهش‌هایی که روی هوش هیجانی و سرایت هیجانی (emotional contagion) انجام شده‌اند به ما می‌گویند: کارمندان برای اینکه بدانند به تغییرات ناگهانی چه واکنشی نشان دهند، به مدیرانشان نگاه می‌کنند. اگر مدیری استرس داشته باشد، این استرس او به کارمندانش نیز منتقل می‌شود. مدیران خوب در چنین مواقعی رویکردی دوسویه را در پیش می‌گیرند: هم استرس و اضطرابی را که کارمندان ممکن است در شرایط سخت داشته باشند درک می‌کنند و هم با استفاده از جملاتی مانند «ما حلش می‌کنیم» یا «سخت است، اما می‌دانم می‌توانیم از پسش بربیاییم» یا «بهتر است راه‌هایی برای استفاده از نقاط قوتمان در چنین زمانی پیدا کنیم» به کارمندانشان ثابت می‌کنند که به آنها اعتماد دارند. با این پشتیبانی، با ایجاد حسی از هدف و تمرکز در کارمندان به آنها کمک می‌کنیم که بر چالش‌ها پیروز شوند.
سخن آخر
حالا ما هم به مدیرانی که در شرایط بحرانی کنونی مجبور شده‌اند کارمندانشان را به دورکاری بفرستند همین پیام را می‌دهیم: «ما می‌توانیم». اگر شما هم در چنین شرایطی قرار دارید، خوشحال می‌شویم تجربیات خود در ارتباط با هدایت کارمندان دورکار را با ما به اشتراک بگذارید.
