چرا خود ارزیابی کارکنان در سازمان مهم است و چطور باید انجام شود؟

ما عادت کرده‌ایم که افراد بسیاری ما را ارزیابی و قضاوت کنند، مثل والدین، معلمان و مدیرانمان. شاید اینکه خودمان سهمی در این ارزیابی‌ها نداشته باشیم ناعادلانه باشد. خودارزیابی، همان‌طور که از نامش پیداست، فرایندی است که طی آن کارمندان عملکرد شغلی‌شان در یک بازه زمانی مشخص را بررسی و ارزیابی می‌کنند.

خودارزیابی زیرمجموعه مهمی از ارزیابی عملکرد کارمندان است. در فرایند خودارزیابی، کارمندان فرصت دارند عملکردشان را با نگاهی موشکافانه و دقیق تحلیل کنند و نقاط ضعف و قوت خود را بررسی کنند. با این روش، کارمندان فهرست دقیقی از دستاوردهایشان را خواهند داشت و همچنین با بررسی اشتباه‌هایشان متوجه خواهند شد در چه زمینه‌هایی باید مهارتشان را بهبود ببخشند.

خودارزیابی از آن دست کارهایی است که در بسیاری از سازمان‌ها نادیده گرفته می‌شود. نوشتن گزارشی از دستاوردها و موفقیت شغلی به‌گونه‌ای که گزارش شما تعریف از خود و لاف‌زدن نباشد دشوار است. در بسیاری از موارد، فرم‌های ارزیابی عملکرد بایگانی می‌شوند و تأثیری در رشد و بهبود عملکرد ندارند؛ اما نکاتی وجود دارد که رعایتشان به نوشتن یک گزارش خودارزیابی اثرگذار کمک می‌کند. چنین گزارشی عملکرد شغلی شما را بهبود می‌بخشد و بازخوردهای مفیدی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

چرا خودارزیابی اهمیت دارد؟

خودارزیابی در نظرِ بسیاری از کارمندان فرایندی وقت‌گیر و خسته‌کننده است؛ اما این فرایند یکی از مهم‌ترین فرایندهایی است که اجرای صحیح و دقیق آن فواید زیادی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد.

دلایل اهمیت خودارزیابی در ساختار سازمان‌های امروزی عبارت‌اند از:

۱. ایجاد انگیزه

زمانی که فرصت خودارزیابی به کارمندان داده می‌شود، آنها احساس قدرت می‌کنند. کارمندان متوجه می‌شوند نظراتشان اهمیت دارد و در جلسات ارزیابی عملکرد، از نظرات آنها استفاده می‌شود. هر کارمند در فرایند ارزیابیِ عملکرد مشارکت و حضوری فعال دارد. اهدافی که کارمندان در فرایند خودارزیابی برای خود تعیین می‌کنند و نحوه ارزیابی آنها به مدیران کمک می‌کند تا کارمندان باانگیزه را تشخیص دهند. نیروی کار باانگیزه عملکرد بهتری خواهد داشت و به پیشرفت و رشد سازمان کمک خواهد کرد.

۲. ایجاد احساس تعلق‌خاطر به کار

خودارزیابی احساس تعلق‌خاطر به کار و مسئولیت پذیری را به‌ویژه در کارمندان تازه‌کار افزایش می‌دهد. با این رویکرد، کارمندان احساس مسئولیت بیشتری نسبت به اقدامات خود خواهند داشت. انجام خودارزیابی باعث می‌شود کارمند از یک تماشاگر غیرفعال به عنصری فعال و اثرگذار در پروسه ارزیابی تبدیل ‌شود. مدیران با به‌کارگیری این رویکرد به کارمندانشان ثابت می‌کنند نظرات آنها جدی گرفته می‌شود.

۳. رابطه مدیر ـ کارمندیِ سالم

خودارزیابی روابط بین مدیر و کارمند در محل کار را بهبود می‌بخشد و ارتباطی مداوم بین آن دو ایجاد می‌کند. به این ترتیب، احتمال کشمکش و تضاد بین مدیر و کارمندان به حداقل می‌رسد.

۴. ارتباط دوطرفه

زمانی که ارتباط بین مدیر و کارمند ارتباطی دوطرفه باشد، فرایند مدیریت عملکرد بهترین نتیجه را در پی خواهد داشت. اهمیت ارتباط دوطرفه معمولا در تعاملات روزانۀ مدیران و کارمندان نادیده گرفته می‌شود. خودارزیابی شکلی رسمی به این تعاملات می‌دهد و راه را برای ارتباط دوطرفه مدیر و کارمند هموار می‌کند. این ارتباط دوطرفه عملکرد کلی کارمندان را روشن می‌کند و همچنین تصویری واضح و بینشی عمیق از دستاوردها و کاستی‌های آنها را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. خودارزیابی بهانه خوبی برای برقراری ارتباط موثر با مدیرتان است. شما می‌توانید درباره برنامه شغلی و عملکرد خود با مدیرتان صحبت کنید.

۵. کاهش اختلافات

دیدگاه مدیران و کارمندان باهم تفاوت دارد. حتی مدیرانی که ارتباط نزدیکی با تیم خود دارند نیز نمی‌توانند همیشه داستان را از دیدگاه کارمندان ببینند. بسیاری از مدیران، در جلسات ارزیابی عملکرد، متوجه اختلاف‌نظر خود با کارمندان می‌شوند. از آنجا که خودارزیابی موجب ایجاد تصویری کامل از نقاط ضعف و قوت کارمندان می‌شود، اختلاف‌نظرها را برطرف می‌کند. مدیر و کارمند گزارش خود را باهم تطبیق می‌دهند تا مطمئن شوند در گزارش عملکرد نهایی، تمام دستاوردها و اشتباه‌ها را در نظر گرفته‌اند. با این روش، احتمال اختلاف کم می‌شود.

۶. پیشرفت شغلی

خودارزیابیِ کارمندان کمکشان می‌کند نقاط ضعف و قوت خود را بشناسند. کارمندان هنگام تهیه این گزارش متوجه می‌شوند در چه زمینه‌ای عملکرد ضعیفی دارند و در چه زمینه‌ای باید مهارت‌هایشان را تقویت کنند.

بعد از خودارزیابی، نیازهای آموزشی کارمندان مشخص می‌شود. همچنین هنگام تهیه گزارش خودارزیابی، پروژه‌ها و فعالیت‌های موردعلاقه کارمندان و علاقه‌مندی‌های آنها برای کارهای آینده مشخص می‌شود. این اطلاعات چشم‌انداز شغلی خوبی در اختیار مدیران قرار می‌دهد. کارمندان، در گزارش خودارزیابی، علاوه بر دستاوردها و موفقیت‌ها، مشکلات و خواسته‌هایشان برای بهبود عملکرد را نیز به اطلاع مدیران می‌رسانند.

چگونه گزارش خودارزیابی خوبی بنویسیم؟

قبل از اینکه نوشتن گزارش را شروع کنید، گزارش خودارزیابی سال گذشته‌تان و نظر مدیر درباره آن را بررسی کنید. اگر مدیرتان از گزارش قبلی رضایت چندانی نداشته است، بهتر است در نوشتن گزارش امسال بیشتر دقت کنید و اشتباه‌های قبل را تکرار نکنید. روی نقاط قوت خود تمرکز کنید و از راهنمای شرکت برای نوشتن گزارش خودارزیابی کمک بگیرید. به‌جای مانور روی اشتباه‌ها، به زمینه‌هایی اشاره کنید که در آنها نیاز به بهبود دانش و مهارت دارید.

نکته: اگر اولین بار است که می‌خواهید یک گزارش خودارزیابی بنویسید،‌ باز هم نکات زیر به شما کمک می‌کنند بهترین نتیجه را بگیرید.

برای نوشتن یک گزارش عملکرد خوب، نکات زیر را رعایت کنید:

۱. از مدیر خود بپرسید که هدف از ارزیابی چیست

قبل از نوشتن گزارش خودارزیابی، از مدیرتان بپرسید کاربرد این گزارش و هدف از تهیه آن چیست؟ آیا این گزارش تأثیر زیادی روی ارزیابی عملکرد نهایی شما خواهد داشت؟ آیا این گزارش روی ترفیع رتبه شما تأثیر دارد؟ آیا مدیران و هیئت‌رئیسه نیز این گزارش را خواهند خواند؟ دانستن پاسخ این پرسش‌ها کمکتان می‌کند گزارش بهتری بنویسید.

۲. از خودتان سؤالات دشوار بپرسید

خودارزیابی را فرصتی ببینید که به‌کمکش می‌توانید مهارت‌ها و عملکردتان را بی‌طرفانه بررسی و تحلیل کنید. به سؤالات زیر صادقانه پاسخ دهید:

• نقاط قوت من کدام‌اند؟
• کدام کارها را در سال آینده باید بهتر انجام دهم؟
• نقاط ضعف من کدام‌اند و چگونه باید آنها را برطرف کنم؟
• در چه زمینه‌هایی می‌توانم ابتکار به خرج دهم و کارمند بهتری باشم؟

۳. دستاوردهایتان را مطرح کنید

بیشتر از اشتباه‌ها، روی موفقیت‌هایتان تمرکز کنید. نه بیش از اندازه موفقیت‌هایتان را به رخ بکشید و نه آنها را کمرنگ جلوه دهید. بهتر است در بیان موفقیت‌های شغلی، حد اعتدال را رعایت کنید. اهدافی را که برای شما تعیین شده‌اند فهرست کنید و مشخص کنید تا چه میزان به هر هدف نزدیک شده‌اید. حتما مثال‌هایی از دستاوردها و موفقیت‌هایتان را بیان کنید. اگر در شرکت شما ارزیابی عملکرد کارکنان روی ترفیع رتبه آنها تأثیر دارد، درمورد ارزش تجاری موفقیت‌های خود صحبت کنید.

۴. به اشتباه‌های خود اعتراف کنید

اشتباه‌هایتان را قبول کنید و از اقرار به اینکه اشتباه کرده‌اید نترسید. اجازه ندهید اشتباه‌هایتان فلجتان کنند. تقصیر را به گردن دیگران نیندازید.

به مدیران خود بگویید که در چه زمینه‌هایی باید توانایی‌تان را تقویت کنید. در صورت نیاز، درخواست شرکت در دوره‌های آموزشی را با مدیر خود در میان بگذارید. منفی‌ نگری را کنار بگذارید و اشتباه‌های خود را طوری بیان نکنید که باعث ایجاد ترس در مدیران شوید. به‌جای کلمه «اشتباه»، از عبارت «زمینه‌هایی که جای بهبود دارند» استفاده کنید.

۵. تمرکز مدیر را به اصل موضوع جلب کنید

نقش خود در سازمان را تعریف کنید، انتظارات سازمان از آن نقش را بیان کنید و مشخص کنید شما این انتظارات را تا چه حد برآورده کرده‌اید. اگر هنوز به برخی اهداف نرسیده‌اید، بگویید که برای جبران کاستی‌ها و رسیدن به اهداف در سال آینده چه برنامه‌ای دارید.

۶. حرفه‌ای باشید

هنگام نوشتن گزارش خودارزیابی، حواستان را جمع کنید تا اشتباه نگارشی و املایی نداشته باشید. از زبان و لحن تخصصی برای نوشتن گزارش استفاده کنید. در بیان دستاوردهای خود مبالغه نکنید. اشتباه‌هایتان را بیش از حد بزرگ جلوه ندهید. گزارشی مختصر و به ‌دور ‌از افراط ارائه کنید.

۷. درمورد مسیر شغلی‌تان صحبت کنید

خودارزیابی، علاوه بر شغل شما، باید به برنامه شغلی بلندمدت شما نیز بپردازد. هنگام خودارزیابی، درمورد اهداف شغلی آینده و جایگاه فعلی خود نیز صحبت کنید. اگر برنامه شغلی بلندمدت ندارید یا اگر از برنامه شغلی بلندمدت خود فاصله گرفته‌اید، در جلسات خودارزیابی، درمورد برنامه شغلی خود با مدیرتان صحبت کنید. دوره‌هایی را که باید در آنها شرکت کنید، مدارکی را که باید کسب کنید و جایگاهی را که دوست دارید در آینده شغلی خود به آن برسید با مدیر خود در میان بگذارید. به‌کمک مدیر خود نقشه‌ای برای رسیدن به اهداف طراحی کنید.

۸. نیازها و درخواست‌هایتان را مطرح کنید

شاید در شغلتان به موضوع یا زمینه کاری خاصی علاقه‌مند هستید. بهتر است از مدیرتان بپرسید چگونه می‌توانید در سال آینده فعالیت خود را در آن زمینه افزایش دهید و بیشتر از قبل به موضوع موردعلاقه خود بپردازید. می‌توانید از مدیرتان درخواست کنید تا امکان شرکت در یک کنفرانس یا دوره آموزشی خاص را برای شما فراهم کند. اگر معتقدید افزایش دانش و مهارتِ شما در یک زمینه خاص موجب پیشرفت سازمان در آینده می‌شود، هنگام طرح درخواست، این موضوع را برای مدیر توضیح دهید.