اصول حسابداری که شرکت‌های کوچک و متوسط باید بدانند
یکی از نگرانی‌های صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، امور حسابداری و مالی است. همه‌ی کارآفرینان نوپایی که اقدام به راه‌اندازی کسب‌وکار می‌کنند، تخصص مالی یا حسابداری ندارند. همچنین آمارها نشان می‌دهند یکی از مهم‌ترین دلایل شکست استارتاپ ها بی‌توجهی به مسائل مالی و اتمام نقدینگی بوده است.
ممکن است در آغاز راه کارتان با چند صفحه‌ی اکسل راه بیفتد اما با توسعه‌ی کسب‌وکارتان مسئله جدی‌تر می‌شود. اگر به راه‌اندازی کسب‌وکار فکر می‌کنید یا اکنون صاحب کسب‌وکاری هستید، برای اینکه کسب‌وکارتان دچار مشکل نشود باید با برخی اصول حسابداری آشنا باشید؛ درعین‌حال می‌توانید از خدمات و مشاورهی مؤسسات حسابداری و شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی خدمات حسابداری کمک بگیرید. در این مطلب چند مفهوم و اصل مهم حسابداری را به شما ارائه می‌کنیم که به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار باید با آنها آشنا باشید.
مفاهیم حسابداری
صورت های مالی
مهم‌ترین و عمده‌ترین اطلاعاتی که بر کسب‌وکار تأثیرگذارند و نقش مهمی در تصمیم‌گیری‌های مالی شما دارند، در صورت‌های مالی زیر گردآوری می‌شوند:
۱. صورت سود و زیان
در این صورت مالی، منابع حاصل از فروش، هزینه‌ها و تفاوت این مقادیر (سود یا زیان) در دوره‌ای مشخص (ماهانه، فصلی یا سالانه) ارائه می‌شود. صورت سود و زیان در حقیقیت مانند فیلمی است از وضعیت شرکت در یک بازه‌ی زمانی مشخص، که انعکاس مالی عملکرد سازمان و مدیران را نشان می‌دهد. از مهم‌ترین کاربردهای این صورت مالی، پیدا کردن نشتی‌ها یا منابع هدر رفت هزینه‌ای در سازمان است.
۲. صورت جریان وجوه نقد
همه‌ی منابع نقدی ازجمله منابع حاصل از فروش و همچنین جریان‌های دیگر مانند منابع حاصل از سرمایه‌گذاری یا دریافت سود را در برمی‌گیرد. این صورت مالی هزینه‌های غیرنقدی و همچنین هزینه‌هایی را که مستقیما بر پول نقد دردسترس اثر نمی‌گذارند، دربر نمی‌گیرد.
با تحلیل این صورت مالی می‌توان دریافت که تغییرات صورت سودوزیان و ترازنامه بر نقدینگی چه تأثیری داشته است. صورت جریان وجوه نقد برای کسب‌وکارهای جوان اهمیت زیادی دارد و ابزار مورداعتمادتری برای تأیید سلامت مالی کسب‌وکار است. اگر در مورد آن تردید دارید بهتر است از یک شرکت حسابداری حرفه‌ای کمک بگیرید.
۳. ترازنامه
صورت سود و زیان و جریان وجوه نقد آنچه را در کسب‌وکارتان می‌گذرد نشان می‌دهد، در حالی که ترازنامه نتیجه‌ی آن فعالیت‌ها را نشان می‌دهد. اینکه در پایان دوره درآمدهایتان بیشتر بوده است یا بدهی‌تان، در ترازنامه نشان داده می‌شود. به‌بیان ساده‌تر، ترازنامه مانند یک عکس فوری از وضعیت شرکت در یک لحظه‌ی خاص است. از اطلاعات و داده‌های موجود در ترازنامه‌ها، می‌توان موارد گوناگونی را تفسیر کرد که برای ترجمه‌ی این داده‌ها به اطلاعات کاربردی و پیدا کردن بهترین راهکارها می‌توانید از مؤسسات حسابداری کمک بگیرید.
حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی
در «حسابداری نقدی» که بیشتر افراد با آن آشنا هستند، هر زمان مشتری به شما پول می‌دهد، به‌عنوان درآمد ثبت می‌شود. درمقابل هر زمان مثلا قبض‌هایتان را پرداخت می‌کنید، در هزینه‌ها ثبت می‌شود.
«حسابداری تعهدی» روش پیشرفته‌تری است. در این روش تراکنش‌ها زمانی ثبت می‌شوند که درآمدی تحقق می‌یابد و فایده‌ی هزینه محقق می‌شود. اگر کمی برایتان پیچیده است، به این مثال توجه کنید: نجاری را در نظر بگیرید که برای ساخت میزی، ۵۰۰ هزار تومان دریافت کرده است و میز را ماه بعد تحویل خواهد داد. در حسابداری نقدی به‌محض دریافت ۵۰۰ هزار تومان، این مبلغ در درآمدها ثبت می‌شود. اما از آنجا که هزینه‌های دقیق ساخت میز تا ماه آینده مشخص نخواهد شد بنابراین در صورت‌حساب درآمد هم لحاظ نمی‌شوند و این روش در این قسمت نقطه‌ضعف دارد. در حسابداری تعهدی، ۵۰۰ هزار تومان را تا پیش از تحویل میز به مشتری به‌عنوان درآمد ثبت نمی‌کنند.
حسابداری نقدی ساده‌تر است و برای بیشتر شرکت‌ها و کسب‌وکارها مناسب است. اما اگر فاصله‌ی زمانی بین بستن قرارداد، تعیین، پرداخت هزینه و دریافت پول از مشتری قابل‌توجه است، و به‌طورکلی برای اینکه قضاوت درست‌تری از وضعیت کسب‌وکارتان داشته باشید، بهتر است از حسابداری تعهدی استفاده کنید. برای کنارآمدن با پیچیدگی‌های آن می‌توانید از مشاوره مالی کارشناسان خبره در این زمینه کمک بگیرید.
حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی
در حسابداری این عبارت‌ها نشان‌دهنده‌ی این است که کسب‌وکار شما چقدر بدهی دارد و چه میزان طلبکار است.
حساب‌های دریافتنی نشان‌دهنده‌ی پول و مطالباتی است که در انتظار دریافت آنها از اشخاص یا شرکت‌ها هستید. در مقابل، حساب‌های پرداختنی نشان‌دهنده‌ی پولی است که باید به اشخاص یا شرکت‌ها پرداخت کنید. به‌عبارتی میزان بدهی کسب‌وکارتان را مشخص می‌کند.
سرمایه درگردش
از مشکلات رایج کسب‌وکارهای کوچک نداشتن سرمایه‌ی در گردش کافی برای تأمین هزینه‌هایی مانند عملیات تولید، اجاره، حقوق و دستمزد است. برای تعیین میزان سرمایه‌ی در گردش به ترازنامه مراجعه کنید. از رقم «مجموع بدهی‌های جاری» رقم «مجموع دارایی‌های جاری» را کم کنید تا مقدار سرمایه‌ی در گردش کسب‌وکارتان مشخص شود. این فاکتور در استارتاپ‌ها یا کسب‌وکارهایی که در حال توسعه هستند و به‌طور کلی در شرایط عدم ثبات اقتصادی، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
سود انباشته و حاشیه سود
سودی که از آغاز فعالیت کسب‌وکارتان نگه داشته‌اید و به سهام‌داران پرداخت نکرده‌اید، سود انباشته‌ی شماست. مجموع سود انباشته و سرمایه‌ای که صاحبان کسب‌وکار و سرمایه‌گذاران به کسب‌وکار تزریق کرده‌اند، حقوق صاحبان سهام را تشکیل می‌دهند. اگر سود انباشته کسب‌وکاری منفی باشد، یعنی کسب‌وکار زیان ایجادشده را با دریافت وام و سرمایه‌گذاری‌های جدید جبران می‌کند.
حاشیه سود: از تقسیم سود خالص دوره بر درآمد آن دوره به‌دست می‌آید و معیاری است برای تشخیص اینکه کسب‌وکارتان چقدر خوب عمل می‌کند. مثلا سود سالانه‌ی ۱۰ میلیون تومانی برای کسب‌وکاری با درآمد ۵۰ میلیون تومانی (حاشیه سود ۲۰ درصدی) رقم قابل‌قبولی است. اما همین سود خالص برای کسب‌وکاری با درآمد سالانه‌ی ۱ میلیارد تومان اصلا رقم مناسبی مناسب نیست!
با دانستن این مفاهیم و شناخت آنها بهتر می‌توانید روند حرکت کسب‌وکارتان را مشخص کنید و برای بهبود آن تصمیم بگیرید.
اصول حسابداری
امور مالی و خدمات حسابداری نقش مهمی در کسب‌وکارتان دارند. در ادامه با ۱۰ مورد از مهم‌ترین اصول حسابداری آشنا می‌شوید.
۱. فرض تفکیک شخصیت
اگر در آغاز مسیر راه‌اندازی کسب‌وکار هستید، باید بدانید جداسازی حساب‌های کسب‌وکار از حساب شخصی‌تان فقط برای ساده‌سازی امور مالی نیست. البته که چنین کاری باعث سهولت امور حسابداری کسب‌وکارتان می‌شود اما مبنای چنین کاری «فرض تفکیک شخصیت» است. به این معنی که هر کسب‌وکاری یک موجودیت جداگانه دارد و باید مانند یک نهاد جداگانه با آن رفتار شود. این اصل حتی برای کسب‌وکارهای تک مالکی نیز برقرار است زیرا از نظر قانونی ممکن است کسب‌وکار شما به‌طور مستقل از شما هم وجود داشته باشد.
۲. فرض واحد پولی
بر مبنای این اصل تمامی فعالیت‌ها و دارایی‌های کسب‌وکار باید بر اساس واحد پولی ثبت شوند. وقتی پای درآمد فروش، مواد اولیه و املاک در میان است، این اصل سنجش را ساده‌تر می‌کند. نکته‌ی بحت‌برانگیز این اصل، فرض ثبات ارزش واحد پولی در طول زمان است. اما با وجود تورم و تغییر قدرت خرید پول، بحث زیادی پیرامون این فرض ایجاد شده است. برای رفع اشکال این فرض، در سال‌های اخیر حسابداری تورمی مطرح شده است که بر مبنای آن آثار تورم و تغییر ارزش پول درشرایط معین اندازه‌گیری و در صورت‌های مالی ارائه می‌شوند. بهره‌گیری از خدمات یک شرکت حسابداری حرفه‌ای کمک بسیاری در این زمینه به شما می‌کند.
۳. فرض دوره‌ی زمانی
برای اینکه صورت‌های مالی معنادار و قابل سنجش باشند باید در یک دوره‌ی مشخص گزارش و ثبت شوند. به‌عبارت بهتر، تاریخ‌ها از اهمیت بسیاری برخوردارند. بی‌تردید به‌عنوان صاحب کسب‌وکار نمی‌توانید از عبارت «درآمد ۵۰ میلیونی» به‌تنهایی ارزیابی خاصی داشته باشد؛ درآمد ۵۰ ملیونی در ۱ ماه، ۳ ماه یا یک سال؟ مؤلفه‌ی زمان است که به این عبارت معنا می‌دهد.
۴. اصل بهای تمام‌شده
بر مبنای این اصل، بهای تمام‌شده‌‌ی اقلام در گزارش‌های مالی به تاریخ وقوع ثبت می‌شود. یعنی اگر چیزی خریدید که پس از یک سال افزایش ارزش هنگفتی پیدا کرد، مثلا یک کارگاه جدید، ارزش آن در صورت‌های مالی معادل ارزش آن در تاریخ خرید ثبت می‌شود.
صاحبان کسب‌وکارها به‌ویژه صاحبان کسب‌وکارهای کوچک باید این نکته‌ی مهم را به یاد بسپارند که بهای تمام‌شده با ارزش تفاوت دارد. ارزش اقلام در طول زمان تغییر می‌کند و این در سود و زیان حاصل از فروش دارایی‌ها مشخص می‌شود. اگر نیاز دارید ارزش واقعی کسب‌وکارتان را معین کنید، بهتر است از کارشناسان ارزش‌گذاری کسب‌وکار بهره بگیرید و تنها به صورت‌های مالی اکتفا نکنید.
۵. اصل افشای کامل
در حسابداری توجه زیادی به این اصل می‌شود. بر این اساس کسب‌وکار باید همه‌ی اطلاعاتی را که بر عملکرد و صورت‌های مالی‌اش تأثیر می‌گذارد به شکل مستند آشکار کند. اصل افشای کامل به افزایش اطمینان سرمایه‌گذاران و ذی‌نفعان در راستای اینکه هیچ اطلاعات تأثیرگذاری در صورت‌های مالی از آنها پنهان نمی‌ماند، کمک می‌کند. در همین راستا بسیاری از شرکت‌ها از خدمات حسابرسی کمک می‌گیرند تا سازمانی خارجی و بی‌طرف، گزارش‌هایی تحلیلی و کاربردی از نحوه‌ی عملکرد مالی و عملیاتی شرکت ارائه کند.
۶. اصل تداوم فعالیت
شما به‌عنوان صاحب کسب‌وکار باید این فرض را بپذیرید که کسب‌وکارتان برای مدت طولانی و غیرقابل‌پیش‌بینی به فعالیت خود ادامه می‌دهد. بر مبنای این فرض است که هزینه‌ها و درآمدهای آتی و همچنین اصل بهای تمام‌شده موضوعیت پیدا می‌کنند. اگر حسابدار یا مؤسسه‌ی خدمات حسابداری همکارتان متوجه شود که پایان فعالیت کسب‌وکار در آینده‌ی نزدیک (زمان مشخص) غیرقابل‌اجتناب است، مطابق اصل افشا باید این را به اطلاع ذی‌نفعان برساند.
۷. اصل همزمانی
بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک به‌خاطر سادگی آن و به‌ویژه به‌خاطر مسائل مالیاتی، امور حسابداری خود را بر مبنای حسابداری نقدی مدیریت می‌کنند. اما بر پایه‌ی اصل همزمانی کسب‌وکارها باید اطلاعات مالی خود را بر مبنای حسابداری تعهدی ارائه کنند.
بر اساس اصل همزمانی، هزینه‌های صرف شده برای فروش و ایجاد درآمد باید در همان دوره‌ی مالی که درآمد ایجاد شده است، ثبت شوند. این هزینه‌ها مواردی مانند دستمزد، پورسانت، هزینه‌های سربار و … را دربر می‌گیرند. به یاد داشته باشید که حسابداری تعهدی که بازتابی از اصل همزمانی است، ارزیابی دقیق‌تری از عملکرد کسب‌وکار و سودآوری آن فراهم می‌کند. اگر به‌عنوان صاحب کسب‌وکاری کوچک این روش برایتان پیچیده است، می‌توانید از مشاورهی مالی مؤسسات خدمات مالی بهره بگیرید.
۸. اصل تحقق درآمد
در حسابداری تعهدی، فارغ از اینکه مبلغ محصول یا خدمت چه زمانی دریافت شده است، درآمد در زمان تحقق آن در صورت‌های مالی ثبت می‌شود. مشابه اصل همزمانی، بر مبنای اصل تحقق درآمد، درآمد یا سود در زمان تحقق آن (پس از تعیین و پرداخت هزینه‌های مربوط) ثبت می‌شود حتی اگر صورت‌حساب فروش محصول در تاریخ دیگری صادر شود یا تاریخ پرداخت مشتری متفاوت باشد.
۹. اصل اهمیت
این اصل یکی از دو اصل اساسی است که حسابدار را مجاز به قضاوت و تصمیم‌گیری درباره‌ی ثبت یک تراکنش یا خطا می‌کند. حسابدارها مجازند از ثبت مبالغ و عدم‌تطابق‌هایی که در مقایسه با اندازه‌ی کل کسب‌وکار ناچیز هستند، صرف‌نظر کنند. به‌عبارتی آنچه بر کسب‌وکار تأثیری ندارد، بی‌اهمیت شمرده می‌شود. اما هرداده‌ی بااهمیتی باید ثبت شود.
نظر حرفه‌ای حسابدار یا کارشناس مالی در این زمینه اهمیت ویژه‌ای دارد. با توجه به اندازه‌ی کسب‌وکارها ممکن است آنچه برای یک کسب‌وکار بی‌اهمیت است، برای کسب‌وکار دیگر با اهمیت باشد. پس به تخصص و تجربه‌ی کارشناس امور مالی یا مؤسسه‌ی خدمات مالی که با آن همکاری می‌کنید، بی‌توجه نباشید.
۱۰. اصل محافظه‌کاری
اصل محافظه‌کاری هم بر قضاوت و تحلیل حسابدار یا کارشناس امور مالی تکیه دارد. برای ثبت تراکنش‌ها تنها یک روش قابل‌قبول وجود ندارد؛ اصل محافظه‌کاری راهنمایی است برای انتخاب مناسب‌ترین روش برای کسب‌وکار موجود. باید بدانید این اصل وقتی به‌کار می‌آید که چند روش قابل‌قبول موجود باشد و اجازه‌ی صرف‌نظر از دیگر اصول حسابداری را نمی‌دهد.
اگر به‌عنوان صاحب کسب‌وکاری کوچک در آغاز راه هستید، شاید خودتان به‌تنهایی از عهده‌ی امور مالی و حسابداری‌تان بربیایید. اما اگر به‌دنبال پیشرفت و بزرگ‌شدن کسب‌وکارتان هستید، بهتر است از مشاورهی شرکت‌های حرفه‌ای ارائه‌دهنده‌ی خدمات مالیاتی بهره بگیرید. هیچ کارآفرینی دوست ندارد ۲ سال پس از آغاز فعالیتش متوجه بشود که می‌توانسته مالیات کمتری بپردازد، یا برعکس باید مالیات بیشتری پرداخت می‌کرده و اکنون مجبور به پرداخت جریمه است! پیاده‌سازی و پیش‌برد کارامد امور مالی نقش مهمی در کاهش هزینه‌ها و پیشرفت کسب‌وکار دارد. در همین راستا تدبیرحساب حاصل سال‌ها تجربه‌ی خود را در اختیار شما می‌گذارد و امن‌ترین نقشه‌ی راه مالیاتی را برای شما ترسیم می‌کند.
مشاوره مالیاتی
