فوت‌وفن آماده شدن برای سخنرانی؛ از انتخاب موضوع تا ارائه سخنرانی
افرادی که برای سخنرانی می خواهند آماده شوند ابتدا باید کتاب هایی مربوط به سخنرانی را بخواننند که فردا روز بتوانند خوب کار خود را انجام دهند..
اگر فکر می‌کنید آماده شدن برای سخنرانی سخت‌ترین کار دنیاست و حتی نمی‌دانید اصلا از کجا باید شروع کنید، راه را درست آمده‌اید. همراه ما باشید، می‌خواهیم صفر تا صد آمادگی برای سخنرانی را برای‌تان بگوییم.
۱. انتخاب موضوع
هنگام انتخاب موضوع سخنرانی‌تان، طوفان فکری انجام دهید تا ایده‌های زیادی تولید کنید و آنها را غربال کنید تا به موضوع واحدی برسید.
وقتی شروع به آماده‌شدن برای انواع سخنرانی می‌کنید، مهم است که دقیقا بدانید قرار است درباره‌ی چه چیزی صحبت کنید. شاید استاد یا برگزارکننده‌ای، موضوع مشخصی به شما داده باشد یا شاید صرفا دعوت شده باشید تا در رویدادی سخنرانی کنید که موضوع به انتخاب خودتان است. دانستن اینکه چطور به‌دقت موضوع‌تان را انتخاب کنید، نخستین گام مهم در آماده شدن برای یک سخنرانی موفقیت آمیز است.
کار خود را با فکرکردن درباره‌ی محل سخنرانی آغاز کنید. کجا سخن خواهید گفت؟ برای چه کسی سخنرانی می‌کنید؟ پس بررسی کنید که درباره‌ی موضوع چه می‌دانید و به موضوعات و حوزه‌هایی توجه کنید که نمی‌دانید. مفید است که درباره‌ی موضوعی صحبت کنید که از پیش با آن آشنا هستید؛ اما گاهی ممکن است در موقعیت‌هایی قرار بگیرید که هیچ‌گونه اطلاعاتی درباره‌ی موضوع مورد نظر ندارید.
در هر صورت، طوفان فکری برای پرداختن موضوع‌تان بسیار سودمند است.
طوفان فکری
یکی از بهترین راه‌ها برای کمک به شکل‌دادن موضوع‌تان، طوفان فکری است. می‌توانید طوفان فکری را به‌تنهایی انجام دهید یا حتی شاید بخواهید از چند دوست، همکار یا همکلاسی کمک بگیرید تا ایده‌ها در محیطی گروهی مطرح شوند. با چند روش گوناگون می‌توانید این کار را عملی کنید.
تداعی واژه
کار خود را با ایده‌ی موضوعی گسترده‌ای آغاز کنید. چه واژه‌ها، موضوعات یا مسائل دیگری با آن موضوع اولیه در ارتباط هستند؟ حالا چه واژگان، موضوعات یا مسائل دیگری به واژگان بعدی ربط دارند؟ این زنجیره‌ی تداعی واژگانی را ادامه دهید تا طیفی گسترده از ایده‌ها خلق کنید.
دسته‌بندی
دسته‌بندی که به نقشه ذهنی نیز معروف است، تداعی واژگانی را به شکلی بصری برای‌تان میسر می‌کند. ایده‌ی اصلی خود را بنویسید؛ دایره‌ای به دورش بکشید و به آن مانند مرکز یک چرخ فکر کنید. حالا، ایده‌ها، موضوعات و زیردسته‌های مرتبط با ایده‌ی اصلی را دور این مرکز بنویسید و آنها را با خطوطی جداگانه به آن وصل کنید. از هر خط، ایده‌های مرتبط دیگری بکشید. همچنان که دسته‌ی شما رشد می‌کند، می‌توانید خطوط کوچک‌تر را به هم وصل کنید و پیوندهای جدیدی میان موضوع‌ها برقرار کنید.
نوشتن آزادانه
این کار احتمالا ساده‌ترین روش طوفان فکری است. مدت‌زمانی تعیین کنید و شروع کنید به نوشتن هر فکر و ایده‌ای که در رابطه با موضوع مشخص‌تان به ذهن‌تان می‌رسد. شاید برای‌تان راحت‌تر باشد که همه چیز را به جای نوشتن با دست، در رایانه تایپ کنید تا بتوانید افکارتان را سریع‌تر پیش ببرید. با هر روشی که برمی‌گزینید، دست از نوشتن برندارید.
راه دیگر نوشتن آزادانه، ضبط کردن صدای خودتان در حال صحبت برای مدت‌زمان مشخصی است. نکات کلیدی را بعدا پیاده‌سازی کنید تا بیشتر روی آنها کار کنید. وقتی زمان‌تان تمام شد، برگردید و نکات یا موضوعات مرتبطی را که برای‌تان مناسبند، هایلایت کرده یا دورشان خط بکشید؛ بعدا آنها را اصلاح خواهید کرد.
از ایده‌ها به یک موضوع برسید
وقتی طوفان فکری انجام دادید و ایده‌های زیادی به دست آوردید، زمان آن است که ایده‌های خود را اصلاح کنید و از همه‌ی آنها به یک موضوع برسید. وقتی یادداشت‌های طوفان فکری‌تان را مرور می‌کنید، به دنبال موضوعات، الگوها و تشابهات بگردید. از این نکات بهره بگیرید تا به سمت یک موضوع واحد پیش بروید.
کمی مطالعه‌ی مقدماتی انجام دهید
اگرچه قطعا برای موضوع‌تان تحقیق خواهید کرد، شاید بخواهید کمی «کار قبل از تحقیق» انجام دهید؛ که مقداری جست‌وجو پیش از تحقیق واقعی است. مروری اجمالی کنید تا ببینید که دیگران درباره‌ی موضوع‌تان چه گفته یا نوشته‌اند. این کار شاید ایده‌های بیشتری به شما بدهد که چطور موضوع خود را اصلاح کنید و بهبود ببخشید؛ یا به شکلی مناسب‌تر آن را با مخاطب یا محل سخنرانی‌تان تطبیق دهید.
۲. تحلیل چه کسی، چرا و کجا
شناخت و درک مخاطب‌تان یکی از مهم‌ترین بخش‌های پرورش یک سخنرانی اثربخش است.
وقتی موضوع‌تان را مشخص کردید، نوبت تمرکز بر این است که برای چه کسی سخنرانی خواهید کرد. در کنار شناسایی موضوع، درک مخاطب یکی از مهم‌ترین مواردی است که می‌توانید جهت آماده‌شدن برای سخنرانی انجام دهید.
ویژگی‌های مخاطب‌تان را بشناسید
به مخاطب‌تان بیندیشید: ظاهرشان چگونه است؟ ممکن است چه وجوه اشتراکی داشته باشند؟ ممکن است شما چه اشتراکاتی با آنها داشته باشید؟ وقتی به دنبال درک این هستید که هنگام سخنرانی چه کسی در مقابل‌تان می‌نشیند، این موارد مهم هستند.
جنسیت مخاطب‌تان را در نظر بگیرید: زن، مرد یا ترکیبی از هر دو؟ آیا آنها مسن‌تر یا جوان‌تر از شما هستند؟ آیا آنها را هم‌سنخ خود درنظر می‌گیرید؟ آیا قبلا با آنها دیدار کرده‌اید؟ به تمام ویژگی‌های احتمالی مخاطب مانند جنسیت، سن، ریشه‌ی ملیتی، قومیت، فرهنگ و شغل بیندیشید. اما به یاد داشته باشید: فقط به این دلیل که شاید برای گروهی از مردم صحبت می‌کنید، به معنای این نیست که باید از آن گروه کلیشه بسازید. در واقع، اگر در نهایت از مخاطب‌تان کلیشه بسازید، به احتمال زیاد، به جای علاقه‌مندکردن‌شان، توجه آنها را از دست خواهید داد.
همچنین به دانشی که مخاطب‌تان با خود به ارائه‌ی شما می‌آورد، بیندیشید. این دانش شاید خیلی کامل باشد یا برعکس، آنها کمترین اطلاعاتی درباره‌ی موضوع‌تان نداشته باشند. هرچه سخنرانی‌تان را بیشتر برای مخاطب‌تان شکل دهید، سخنرانی مؤثرتر و متقاعدکننده‌تر خواهد بود.
تعدیل نژادپرستی
باید بدانید که در هر موقعیتی، شما با جهان‌بینی منحصربه‌فرد خود و مجموعه‌ای از تعصب‌ها رفتار می‌کنید. به‌ویژه هنگام سخنرانی‌تان باید از این جهان‌بینی و تعصب‌ها آگاه باشید؛ چون ممکن است روی افرادی با فرهنگ‌ها، سنین و جنسیت‌های مختلف اثری منفی بگذارد.
همین موضوع برای به‌کارگیری حرکات یا رفتارها صادق است. برخی از ژست‌های روزمره شاید برای فرهنگ‌های دیگر واقعا توهین‌آمیز باشند. برای نمونه، در تمام شهربازی‌های دیزنی، کارکنان وقتی گردشگران و بازدیدکنندگان را برای مسیریابی راهنمایی می‌کنند، همیشه به‌جای یک انگشت با دو انگشت، راه را نشان می‌دهند؛ چون اشاره با یک انگشت در برخی فرهنگ‌ها به‌شدت بی‌ادبانه تلقی می‌شود.
برخی از اصطلاحات و بیان‌هایی که شاید طبیعی به نظر برسند و برای شما منطقی باشند، شاید برای افرادی با فرهنگ یا زبانی متفاوت کاملا گیج‌کننده باشند. بکوشید گامی به عقب بردارید و دیدگاه نژادپرستانه‌ای را که ممکن است با خود برای مخاطب‌تان بیاورید، در نظر بگیرید و به شیوه‌های کاهش یا تعدیل آن دسته از دیدگاه‌ها فکر کنید تا مخاطب با شما احساس بیگانگی نکند.
۳. تحقیق درباره‌ی موضوع: جمع‌آوری مطالب و شواهد
برای اثبات کامل هرچه در سخنرانی‌تان ادعا می‌کنید، باید در مورد آن ادعاها کاملا تحقیق کنید و شواهدی پشتیبان برای‌شان فراهم کنید.
حالا که موضوع‌تان را می‌دانید و به اینکه چه کسی مخاطب‌تان خواهد بود اندیشیده‌اید، باید آستین بالا بزنید و کار واقعی آماده‌کردن سخنرانی‌تان را آغاز کنید. در ادامه بحث می‌شود که چطور به بهترین شکل تحقیق کنید و مطالب و شواهد پشتیبان جمع‌آوری کنید.
یافتن منابع معتبر
اولین تلاش برای بسیاری از افرادی که سخنرانی آماده می‌کنند، بیرون‌رفتن و یافتن هرگونه اطلاعاتی است که می‌توانند و اغلب این اطلاعات را از راه موتورهای جست‌وجوی آنلاین به‌دست می‌آورند. اگرچه این کار، راهی عالی برای «کار قبل از تحقیق» است، باید واقعا به منابعی که اطلاعات‌تان را از آنها جمع می‌کنید، توجه کنید. اگر می‌خواهید هر ادعایی را در سخنرانی‌تان با موفقیت ثابت کنید، باید حتما اطلاعاتی از منابع معتبر داشته باشید.
چه منبعی «معتبر» است؟
معمولا واقعیت‌های سخت و انکارناپذیر در منابع معتبر پیدا می‌شوند. واقعیت: زمین جایی بین ۵۸ تا ۱۰۱ میلیون کیلومتر دورتر از مریخ قرار دارد که این فاصله به موقعیت مداری هر سیاره وابسته است؛ چنین ادعایی به‌راحتی قابل‌‌مستندسازی است؛ اما اگر ادعایی مطرح کنید که در جایی فراتر از قلمرو موجود قرار گیرد (مثلا، وجود زندگی در جهانِ بیرون از زمین)، باید حتما منابع معتبری داشته باشید که پشتیبان چنین ادعایی باشند.
بسیاری اوقات، شما باید به منابع علمی سر بزنید. مجلات و نشریات دانشگاهی، بهترین منابع علمی هستند. به علاوه، شما می‌توانید به سراغ متخصصی در حوزه‌ای که تحقیق می‌کنید، بروید. این متخصص منبع اولیه‌ی اطلاعات است و گاهی می‌تواند کمک کند تا شما برای یافتن منابع معتبر دیگر، در مسیر درست قرار بگیرید.
وقتی شک دارید، دوستانه از کتابدار بپرسید. آنها غالبا می‌توانند شما را به مجموعه‌ی از نشریات آنلاین یا موتورهای جست‌وجوی علمی راهنمایی کنند تا بتوانید منابع معتبر را آسان‌تر پیدا کنید.
حفظ نظم و ترتیب تحقیق
وقتی شروع به گردآوری اطلاعات می‌کنید، ضروری است که یادداشت‌های خود را در یک مکان قرار دهید تا دسترسی آسانی به آنها داشته باشید. شاید بخواهید جعبه‌ای درست کنید تا تمام کاغذها و یادداشت‌ها را کنار هم نگه دارید یا دفترچه‌ی یادداشتی چندقسمتی به تحقیق‌تان اختصاص دهید. شاید یادداشت‌ها را روی برگه‌های رنگی بنویسید و آنها را براساس رنگ یا عنوان‌شان دسته‌بندی کنید. اگر یادداشت‌ها را آنلاین نگه می‌دارید، می‌توانید به کمک رایانش ابری تحقیق‌تان را از راه دور ذخیره کنید تا در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید. نرم‌افزارهای دیگری هم وجود دارند که فایل‌های یادداشت شما را نگه می‌دارند و روی رایانه‌تان به شکل الکترونیکی منظم ذخیره می‌کنند.
همیشه منبع اطلاعات‌تان را ثبت کنید. این موضوع به‌ویژه برای زمانی مهم است که کسی تصمیم می‌گیرد پس از سخنرانی از شما درباره‌ی واقعیت‌ها بپرسد. همچنین این آگاهی به دیگران نشان می‌دهد که شما کارتان را کامل و دقیق انجام داده‌اید. به علاوه، هیچ‌گاه نباید اطلاعاتی را کلمه‌به‌کلمه کپی کرده و ادعا کنید که مال خودتان است. دزدی ادبی فقط به شهرت و اعتبار و اخلاقیات سخنرانی شما لطمه می‌زند و حتی احتمال دارد باعث ناکامی در یک کلاس، ازدست‌دادن شغل یا حتی بدتر از اینها شود.
هرگاه یادداشت‌ها را مرتب می‌کنید، حتما آنها را به‌گونه‌ای بچینید که به‌سادگی قابل‌استفاده و منظم باشند. هیچ‌گاه نمی‌دانید که چه زمانی شاید به یک منبع دست اول بربخورید!
۴. پرورش قضیه
همه‌ی سخنرانی‌ها باید نکته یا بحثی اصلی داشته باشند؛ یک قضیه.
در بعضی شرایط، به احتمال زیاد درباره‌ی نکته یا پیامی در سخنرانی‌تان بحث می‌کنید. بحث اصلی سخنرانی شما -نکته‌ی کلیدی‌ای که می‌خواهید مخاطب بفهمد- قضیه‌ی سخنرانی‌تان است.
بیان قضیه
در هر دیدگاهی، چه نوشته‌شده و چه بیان‌شده، بحث اصلی -بیان قضیه- در ابتدا مطرح می‌شود. شما می‌خواهید مخاطب‌تان فورا بفهمد که می‌خواهید چه نکته‌ای بگویید. مهم است که بدانید بیان قضیه فقط به یک مسئله‌ی اصلی اشاره می‌کند؛ شیوه‌هایی که انتخاب می‌کنید تا از قضیهتان پشتیبانی کنید، باعث پیچیدگی و عمیق‌شدن سخنرانی‌تان می‌شود.
رسیدن به قضیه
وقتی بیان قضیهتان را می‌سازید، پرسش‌های زیر را در نظر بگیرید و به آنها پاسخ دهید:
- چه احساسی درباره‌ی موضوع‌تان دارید؟
- مخاطب‌تان عموما چه احساسی نسبت به موضوع‌تان دارد؟
- می‌خواهید مخاطب چه حس یا باوری نسبت به موضوع‌تان داشته باشد؟
- چه عقاید دیگری در مورد موضوع‌تان گفته یا نوشته شده است؟
- آیا از موضوع‌تان دفاع می‌کنید یا بر ضدش بحث می‌کنید؟
- چه نوع مسائل اجتماعی بر موضوع‌تان اثر می‌گذارد؟
- اثر موضوع شما بر فرد، گروهی مشخص یا جامعه به‌طور کل چیست؟
به هنگام پاسخ‌گویی به این پرسش‌ها، کم‌کم به نمونه‌هایی قانع‌کننده بیندیشید تا بتوانید از قضیهتان پشتیبانی کنید.
بازی‌کردن نقش وکیل مدافع شیطان
صرف‌نظر از اینکه چطور می‌خواهید درباره‌ی نکته‌تان بحث کنید، مهم است که گامی به عقب بردارید و نقش وکیل‌مدافع شیطان را بازی کنید؛ یعنی به بحث‌تان از دیدگاهی مخالف نگاه کنید. در این حالت، با درنظرگرفتن تمام جنبه‌های بحث‌تان، در برابر هر امکان و مخالفتی با سخنان‌تان آماده هستید و بحثی قاطع‌تر خواهید داشت.
۵. پشتیبانی از ایده‌ها
با استفاده از راه‌های گوناگون، از ایده‌ها و ادعاهای مطرح‌شده در بیان قضیهتان پشتیبانی کنید تا سخنرانی‌تان عمیق‌تر و پویاتر شود.
وقتی موقعیت خود را در بیان قضیهتان مشخص کردید، با ایده‌ها و مثال‌های پشتیبانِ متنوع از آن حمایت کنید. برای این کار، چند راه وجود دارد که علاوه بر پشتیبانی از ادعاهای خود، می‌توانید تنوع و جذابیت را به داستان کلی سخنرانی‌تان اضافه کنید.
زمینه‌چینی کنید
استفاده از شرح و تفسیر راهی عالی است تا همه‌ی مخاطبان‌تان را در یک نقطه جمع کنید. وقتی از رویکردی تفسیری بهره می‌گیرید، بکوشید تمام اطلاعات پیشینی را که مخاطب باید برای فهم نکته‌تان بداند، به‌دقت عرضه کنید.
توسل به مشابهت‌ها
وقتی متوجه شباهت‌هایی میان مخاطبان، مخاطب و موضوع‌تان و خودتان و مخاطب‌تان می‌شوید، به آن شباهت‌ها متوسل شوید تا نه تنها نسبتی ایجاد کنید، بلکه آنها را نسبت به قضیه و ادعاهای‌‌تان متقاعد کنید. اگر مخاطب‌تان احساس کند که وجه اشتراکی با شما و موضوع‌تان دارد، محتمل‌تر است که به شما اعتماد کرده و سخنان‌تان را باور کند.
رسیدن به اجماع
مخاطب شما شاید از قبل احساس خاصی نسبت به موضوع‌تان داشته باشد. بسته به اینکه درباره‌ی چه چیز بحث می‌کنید، باید پیش بروید و به توافقی برسید. فقط مراقب باشید: قرار نیست مخاطب خود را با «موعظه برای جمع» خسته کنید و حوصله‌اش را سر ببرید.
داستانی تعریف کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای پشتیبانی از ادعاها -گذشته از حقایق و داده‌های خشک- بازگوکردن یک داستان شخصی یا حکایت است. این کار به مخاطب‌تان نشان می‌دهد که شما واقعا با موضوع‌تان ارتباط برقرار کرده‌اید و در نتیجه، شما را باورپذیر و جذاب می‌کند. بیان حکایات فرصتی عالی است تا فضا را عوض کنید و مقداری مزاح مناسب به سخنرانی‌تان بیفزایید.
موضوع‌تان را به شکلی جدید مطرح کنید
شاید موضوع یا قضیه‌ای مخصوصا پیچیده داشته باشید. در این مورد، مفید است که آن را به بخش‌های ساده‌تری تقسیم کنید. با تقسیم اطلاعات به بخش‌های کوچک، مخاطب هم راحت‌تر مسیر فکری یا منطق شما را دنبال می‌کند.
۶. سازمان‌دهی و خلاصه‌نویسی رئوس اصلی سخنرانی
سخنرانی‌تان –قضیهتان، نکات اضافی و شواهد پشتیبان– را به شیوه‌ای بچینید که برای مخاطب‌تان منطقی و قابل‌درک باشد.
حالا که در مورد موضوع‌تان تصمیم گرفته‌اید؛ مخاطب‌تان را تحلیل کرده‌اید؛ به سراغ قضیهتان رفته‌اید و تعیین کرده‌اید که چطور از ادعاهای خود پشتیبانی خواهید کرد، باید یادداشت‌ها و تحقیق خود را به شکل یک سخنرانی منسجم دربیاورید.
شما تمام یادداشت‌های‌تان را در یک مکان جمع کرده و در دسترس نگه داشته‌اید؛ درست است؟ اگر همه‌ی یادداشت‌های پژوهشی و افکارتان را در برگه‌های چسبی بنویسید، بسیارمفید است؛ چون می‌توانید آنها را جلوی خودتان بگذارید و شروع به سازمان‌دهی نکات اصلی و فرعی با بیشترین منطق کنید.
چه راه‌هایی برای ایجاد نظم منطقی وجود دارد؟
خط زمانی بسازید
بسته به موضوع و نکته‌ای که می‌خواهید بگویید، شاید منطقی باشد که تحقیق و نکته‌های‌تان را با ترتیب زمانی بچینید. اگر درباره‌ی ظهور و سقوط امپراطوری روم سخنرانی می‌کنید، منطقی است که ابتدا با ظهورش آغاز کنید و با سقوطش سخن را به پایان برسانید. خلاصه‌کردن سخنرانی‌تان به شکل مجموعه‌ای از رویدادها یا نکته‌هایی به ترتیب وقوع زمانی به مخاطب‌تان اجازه می‌دهد تا برای فهم راحت‌تر موضوع مورد بحث، با این خط زمانی پیش برود.
قضیه به‌عنوان مجموعه‌ای از بخش‌ها
به قضیهتان مانند یک ماشین بیندیشید. هر ادعا یک چرخ‌دنده است؛ هر مثال یا شاهد پشتیبان همچون اهرمی در ماشین است و همگی این اجزا با هم کار می‌کنند تا به نتیجه‌ای متقاعدکننده برسند. گاهی مفید است که قضیهتان را به بخش‌هایی کوچک‌تر تقسیم کنید تا اطلاعات برای مخاطب، راحت‌تر قابل‌درک باشد.
گسترده و مشخص
با درنظرگرفتن قضیهتان به‌عنوان ماشین، شاید کل ایده‌ی گسترده‌تان را ارائه دهید و سپس، آن را به گام‌های کوچک‌تر و منطقی تقسیم کنید تا به ایده‌ی بزرگ برسید. برعکس، می‌توانید با ایده‌های کوچک‌تر آغاز کنید و سپس، به ایده‌ی بزرگ‌تر و وسیع‌تر برسید. وقتی بحث‌های‌تان را از ایده‌های کوچک‌تر شکل می‌دهید، محتمل‌تر است که نکته‌تان را با پایانی گسترده و جامع به مخاطب منتقل کنید. از سوی دیگر، می‌توانید پیچیدگی ایده‌ای گسترده را با تقسیم آن به تکه‌های کوچک‌تر و منطقی کم کنید.
نمونهای از چکیده
در اینجا نمونهای خلاصه از مسائل فمنیستی در نمایشنامه‌ی هملت ویلیام شکسپیر آمده است:
۱. مقدمه و قضیه: توصیف کوتاهی از مسائل که هنگام خواندن «هملت» مطرح می‌شوند.
۲. مسائل فمنیستیِ مشخص‌شده هنگام خواندن «هملت».
۱.۲ چه دانشمندانی مسئله‌ی فمنیسیم را در «هملت» کشف کرده‌اند.
۲.۲ کدام‌یک از این کشف‌ها بدیهی‌تر است.
۳.۲ ایده‌های فمنیستی که خودم کشف کردم.
۳. چطور کشف ایده‌های فمنیستی در «هملت» باعث شد که بهتر بفهمم شکسپیر چه نظری درباره‌ی نقش زنان در جامعه داشته است.
۴. نتیجه‌گیری
۷. جمله‌بندی سخنرانی
یک سخنرانی خوب فقط با یک بار تلاش نوشته نمی‌شود؛ چند نمونه بنویسید؛ بعد مرور کنید و پیش از اینکه متن نهایی را انتخاب کنید، آن را ویرایش کنید.
هنر سخنوری به فصاحت سخنران بستگی دارد. اگرچه تحقیق درباره‌ی موضوع و خلاصه‌کردن سخنرانی‌تان شاید زمان‌برترین بخش آماده‌سازی به نظر برسد، در واقع نوشتن متن سخنرانی می‌تواند بیشترین زمان را ببرد.
نگارش نخستین پیش‌نویس
وقتی شروع به نوشتن سخنرانی‌تان می‌کنید، فرض نکنید که همین حالا نسخه‌ی نهایی را خواهید نوشت. پیش‌نویس صرفا نخستین گذر از آن چیزی است که قصد دارید بگویید. از خلاصه‌ی سخنرانی‌تان به‌عنوان راهنما کمک بگیرید؛ به یادداشت‌های پژوهشی سازمان‌یافته‌تان مراجعه کنید (که در یک جا جمع کرده‌اید و برای چنین موقعیتی به‌سادگی قابل‌استفاده هستند) تا متن سخنرانی‌تان کم‌کم شکل بگیرد.
بهره‌گیری از رویکرد ترتیبی برای نوشتن سخنرانی مفید است. موضوع و قضیهتان را در چکیده، مقدمه یا یک بخش معرفی کنید. این چکیده خلاصه‌ای از آنچه که قرار است در موردش صحبت کنید، به شما می‌دهد. سپس، بدنه را بنویسید؛ ادعاهایی برای پشتیبانی و بحث درباره‌ی قضیهتان مطرح خواهید کرد. در نهایت، نتیجه‌گیری را بنویسید و تلاش کنید همه‌چیز را در پایانی به‌یادماندنی کنار هم قرار دهید.
شاید وقتی شروع به نوشتن سخنرانی می‌کنید، متوجه شوید که از موضوع منحرف شده‌اید. بعدا زمان خواهید داشت که برگردید و این نکات را اصلاح کنید؛ الان فقط بر ادامهدادن نوشتن تمرکز کنید.
ویرایش و بازبینی
حالا که پیش‌نویس اولیه را نوشته‌اید، آن را بخوانید و جمله‌بندی‌های‌تان را بهتر کنید.
ویرایش
پیش‌نویس اولیه را از ابتدا تا انتها بخوانید. دنبال اشتباهات تایپی و غلط‌های دستور زبانی بگردید. همچنین به جمله‌بندی‌ها یا بخش‌های عجیب و غریب و نامأنوس سخنرانی توجه کنید. هر بخش را بلند بخوانید: آیا معنادار و منطقی به نظر می‌رسد؟ اگر این‌طور است، به جمله‌بندی‌ها بپردازید.
به واژه‌هایی که به‌کار می‌برید، دقت کنید: آیا مناسب هستند؟ آیا ممکن است از زبانی استفاده کنید که شاید برای همه‌ی مخاطبان قابل‌فهم نباشد یا بیش از حد ابتدایی باشد؟ به لحن، سبک صحبت و پرگویی نیز دقت کنید. همچنین ساختار بحث‌تان را مرور کنید: آیا سخنرانی‌تان واقعا منطقی و معنادار است؟
خوب است که پیش‌نویس اولیه را به فرد دیگری بدهید تا مرور و ویرایش کند؛ چون باعث می‌شود فردی با ذهنی باز و تازه به مطلب‌تان نگاه کند.
بازبینی
وقتی ویرایش‌ها انجام شد، آن پیشنهادها و تغییرات را در پیش‌نویس‌تان اِعمال کنید. وقتی شروع به بازبینی می‌کنید، شاید متوجه شوید که نیاز به تغییرات بیشتری وجود دارد و حتی چند پیش‌نویس بنویسید. فرایند ویرایش و بازبینی، چرخه‌ای از پیش‌نویس‌های جدیدتر است. در نهایت، بازبینی‌ها تمام می‌شود و شما به نسخه‌ی نهایی‌تان می‌رسید.
رفع بن‌بست نگارش
آیا تا به حال در مقابل رایانه نشسته‌اید و صفحه‌ای سفید جلوی‌تان باز بوده، نشانگر به شما چشمک می‌زده… و هیچ واژه‌ای به ذهن‌تان نرسیده است؟ دستپاچه نشوید! این لحظه‌ای دلخراش برای هر نویسنده‌ای است؛ اما نهراسید: بن‌بست نگارش کاملا طبیعی است و راه‌هایی برای غلبه بر آن وجود دارد.
بعضی‌ها بن‌بست نگارش را با وادارکردن خودشان به نوشتن هر چیزی و تا وقتی که فقط به نوشتن ادامه دهند، کنار می‌زنند. می‌توانید زمانی مشخص کنید و تا زمانی که این مدت سپری شود، بی‌وقفه به نوشتن ادامه دهید. جای امیدواری است که این کار به اندازه‌ی کافی شما را تحریک کند که در جریان نویسندگی‌تان روان شوید.
اگر نه، برای مدتی از سخنرانی‌تان فاصله بگیرید. گاهی خوب است که ذهن‌تان را از موضوعی که تماما درگیرش هستید، خالی کنید تا به چشم‌اندازی تازه دست یابید.
وقتی در شک و تردید هستید، دو ذهن بهتر از یکی است. به دوست، همکار یا همکلاسی‌تان زنگ بزنید و ایده‌های‌تان را به آنها بگویید. شاید با ارائه‌ی دیدگاهی بیرونی و الهام‌بخش، به شما کمک کنند تا بالاخره دست‌تان را روی صفحه‌کلید تکان دهید.
۸. آماده‌شدن برای ارائه
کار نیکوکردن از پرکردن است!
شما سخنرانی‌تان را نوشته‌اید: تبریک! حالا باید فکر کنید که چطور می‌خواهید برنامه ریزی کنید تا سخنرانی‌تان را ارائه دهید و بر طبق آن آماده شوید. ابتدا، تصمیم بگیرید که چطور می‌خواهید ارائه دهید: آیا از روی متن‌تان که به‌تازگی نوشته‌اید، کلمه‌به‌کلمه می‌خوانید؟ یا آن را حفظ می‌کنید؟ یا شاید فقط از روی خلاصه یا یادداشت‌های‌تان بخوانید؟
خواندن کلمه‌به‌کلمه از روی متن
برای نخستین سخنرانی، شاید بهتر باشد که آن را کامل تایپ کنید و تمام و کمال و کلمه‌به‌کلمه در مقابل مخاطب از روی آن بخوانید. وقتی جمله‌بندی کامل را در جلوی خود داشته باشید، شاید بیشتر احساس اعتماد به نفس کنید.
خواندن کلمه‌به‌کلمه از روی متن، نقاط ضعف خود را به همراه دارد: ممکن است در برقراری ارتباط چشمی با مخاطب‌تان محدود شوید. در نتیجه، احتمال دارد که ارتباط مخاطب با سخنان شما و خودتان به عنوان سخنران، سریع‌تر قطع شود. به علاوه، سخنرانی‌هایی که صرفا خواندن مستقیم از روی متن هستند، اغلب سنگین و خشک به نظر می‌رسند و در نتیجه، موجب سررفتن حوصله‌ی مخاطب و حواس پرتی سریع‌اش می‌شوند.
به‌خاطرسپردن سخنرانی
می‌توانید به همان شکلی که سطرها یا مونولوگ‌هایی از یک تئاتر را حفظ می‌کنید، سخنرانی‌تان را بهخاطر بسپارید. وقتی خودتان را از خواندن از روی یک کاغذ یا دسته‌ای کاغذ خلاص می‌کنید، خشکی و کسالتی را که همراه با خواندن از روی متن ایجاد می‌شود، از بین می‌برید. در نتیجه، دست‌تان آزادتر است و می‌توانید موقعیت بدنی بهتری برای اجرای سخنرانی‌تان داشته باشید و در نتیجه ارتباط بهتری با مخاطب برقرار کنید.
با این حال، یکی از بزرگ‌ترین اشکالات حفظ کردن سخنرانی می‌تواند ترس ناگهانی از صحنه باشد که شاید کاملا زبان‌تان بند بیاید یا نتوانید سخنرانی‌تان را به یاد بیاورید. هیچ ایرادی ندارد که وقتی می‌خواهید سخنرانی‌تان را از حفظ کنید، نسخه‌ای از آن را در دست داشته باشید.
سخنرانی فی‌البداهه از روی یادداشت‌ها
این کار حد وسط خواندنِ صرف از روی نوشته یا حفظ‌کردن کل سخنرانی است. با آماده‌کردن خلاصه یا چند کارت یادداشت با نکته‌های کلیدی‌ای که قرار است درباره‌شان صحبت کنید، هم آزادی برای تحرک بدن‌تان دارید و هم یادداشت‌هایی برای یادآوری در دست‌تان است. سخن‌گفتن از روی یادداشت‌ها گاهی باعث می‌شود دست‌های‌تان درگیر نگه‌داشتن یادداشت‌ها شوند و ارتباط چشمیِ گاه‌به‌گاه‌تان با مخاطب کم می‌شود. با این حال، این توازن ارزشمند است؛ چون به شما اجازه می‌دهد که در صحنه تحرک داشته باشید و نیز خلاصه‌ای از سخنرانی‌تان را در دست بگیرید.
کنارآمدن با اضطراب
کاملا طبیعی است که بهخاطر اجرای سخنرانی برای نخستین بار در مقابل گروهی بزرگ مضطرب باشید. حتی رهبران جهانی نیز پیش از سخنرانی در صحنه‌‌ای که مورد نظاره‌ی جهانیان است، دلشوره دارند. برای مبارزه با ترس‌های‌تان، فقط به یاد داشته باشید: اگر اشتباهی در سخنرانی‌تان داشته باشید، نخواهید مُرد؛ پس چرا مضطرب باشید؟
همچنین می‌توانید با صرف زمان برای تمرین منظم، ترس‌های‌تان را کم کنید. با صدای بلند از روی متن سخنرانی‌تان بخوانید تا کم‌کم عبارات و جملات در ذهن‌تان ماندگار شوند. حتی می‌توانید در مقابل دوستانِ مورد اعتماد یا همکاران‌تان از روی سخنرانی‌تان بخوانید. با تمرین در برابر گروهی کوچک‌تر، می‌توانید از اضطراب برای ارائه در مقابل گروهی بزرگ‌تر کم کنید. افزون بر این، حضور دوستان‌تان در نقش مخاطب آزمایشی، فرصتی فراهم می‌کند تا بازخوردهای ارزشمندی دریافت کنید و بفهمید که در کجا قوت دارید و کجا را باید بهبود دهید.
اگر مطمئن نیستید که هنگام سخنرانی چطور به نظر می‌رسید، در مقابل آینه تمرین کنید. حتی بهتر از آن، از خودتان فیلم بگیرید و بعد آن را چند بار برای خودتان پخش کنید. تماشای سخنرانی خودتان راهی عالی است که باعث کاهش اضطراب و از بین رفتن تنش می‌شود؛ و در عین حال، شما را متوجه حرکات صورت یا زبان بدن نامناسب می‌کند که شاید واقعا به سخنرانی‌تان لطمه بزند.
۹. اجرای سخنرانی
جزئیاتی مانند اینکه چطور لباس می‌پوشید، چطور حرف می‌زنید و چه زبان بدنی به‌کار می‌برید، به اندازه‌ی آنچه می‌گویید اهمیت دارند.
روز بزرگ از راه رسیده است: زمان آن است که سخنرانی‌تان را ارائه دهید! در کنار آرام‌ماندن و واضح سخن‌گفتن و با صدایی به اندازه‌ی کافی بلند و رسا، چند نکته‌ی مهم دیگر هم باید هنگام ارائه در نظر بگیرید.
لباسی بپوشید که تحت تأثیر قرار دهید
نحوه‌ای که به نظر می‌رسید، تقریبا به اندازه‌ی جمله‌هایی که از دهان‌تان خارج می‌شوند، مهم است. ضروری است که از نوع پوشش مناسب برای رویدادی که در آن صحبت می‌کنید، آگاه باشید. اگر در عروسی دوست صمیمی‌تان، ساقدوش هستید، احتمالا کت‌وشلوار به تن خواهید کرد.
در محیط کاری، مردها باید پیراهنی بپوشند که دکمه‌ی روی یقه داشته باشد؛ به همراه شلوار پارچه‌ای و کفش؛ که بستگی به میزان رسمی‌بودن محیط کار دارد و شاید نیاز به جلیقه‌ی کت هم باشد. زنان هم باید لباسی سنگین بپوشند. کفش‌ها می‌تواند پاشنه‌بلند یا تخت باشد و ظاهرش باید با محیط تناسب داشته باشد.
همچنین هم برای زنان و هم مردان مفید است که از مدت‌زمان سخنرانی خود آگاه باشند؛ در این صورت، اگر شما بدانید که در طول سخنرانی‌تان می‌ایستید، کفشی مناسب با این موقعیت انتخاب می‌کنید.
به زبان بدن‌تان توجه کنید
چنان‌که ظاهر شما به اهمیت آنچه می‌گویید است، اینکه چطور می‌ایستید نیز به همان اندازه اهمیت دارد. انسان‌ها نشانه‌های دقیقی بر حسب حرکت از طریق ارتباطات غیرکلامی در زبان بدن دریافت می‌کنند. هنگام انجام سخنرانی، باید با اعتمادبه‌نفس باشید و حالتی باز و پذیرا داشته باشید تا اعتمادبه‌نفس‌تان را به مخاطب منتقل کنید. ایستادن با قوز یا دست‌به‌سینه بودن، بدن شما را نسبت به مخاطب می‌بندد و ارتباط‌شان را با شما قطع می‌کند.
همچنین بکوشید با مخاطب ارتباط چشمی برقرار کنید. گاهی این کار باعث اضطراب سخنران می‌شود؛ اما تکنیکی مهم است تا واقعا با مخاطب ارتباط برقرار کنید. اگر فکر برقراری ارتباط چشمی مستقیم نگران‌تان می‌کند، همیشه می‌توانید نگاه‌تان را به کل اتاق بیندازید و به بالای سر مخاطبان‌تان نگاه کنید؛ این کار هم همان اثر را خواهد داشت.
در نهایت، اگر می‌توانید روی صحنه حرکت کنید. این کار توجه بصری مخاطب‌تان را جلب می‌کند و نیز به شما کمک می‌کند تا اگر اضطراب دارید، آن را کم کنید. شاید پشت یک تریبون بایستید، که در این صورت بخش زیادی از حرکت شما فقط به دست‌ها و نگاه به پیرامون اتاق محدود می‌شود. اگر می‌توانید از پشت تریبون بیرون بیایید و در صحنه راه بروید، حتما از این فرصت استفاده کنید. سرگردان نباشید؛ نگاه کنید که در کجا قدم می‌زنید تا مخاطب را با حرکت‌های بیش از حدتان سردرگم نکنید.
شمرده سخن گفتن و تلفظ
واژه‌ها را واضح بیان کنید. برای گفتن جملات شتاب نکنید و پایان جملات را هم با صدای رسا بگویید. شما سخت کار کرده‌اید تا این سخنرانی را بنویسید و آماده کنید و در نتیجه، می‌خواهید که مخاطب حتما بفهمد که چه می‌گویید.
از گفتن عباراتی مانند «آممم»، «اوه» یا «مثلا» (وقتی که به جمله تعلق ندارد) پرهیز کنید. معمولا عادات عصبی باعث وقفه در صحبت می‌شوند. اگر حس می‌کنید که می‌خواهید «آممم» بگویید، صرفا برای لحظه‌ای کوتاه پیش از اینکه از آن رد شوید، مکث کنید. به علاوه، وقتی نکته‌ای مهم یا متقاعدکننده بیان می‌کنید، از سکوت نترسید و گاهی، آماده باشید که مخاطب با دست‌زدن یا خنده در صحبت‌تان وقفه بیندازد. در این هنگام باید از ادامهدادن جمله خودداری کنید و وقتی مخاطب ساکت شد، آن را ادامه دهید.
داشتن برنامه‌ی پشتیبان
اگر لوازم کمکی مانند ارائه‌ی پاورپوینت دارید، برای هنگامی که تجهیزات کار نکند، برنامه‌ی پشتیان داشته باشید. با درنظرگرفتن اینکه احتمال دارد سیستم رایانه‌ای یا پروژکتور کار نکند، شاید لازم باشد مطلبی را چاپ کنید.
به طور مشابه، اگر سخنرانی‌تان را بهخاطر سپرده‌اید یا احتمالا از روی صفحه‌ی نمایش می‌خوانید، برای پیشگیری از صحنه‌هراسی یا در صورت ازکارافتادن تجهیزات، یک نسخه‌ی چاپی از سخنرانی یا خلاصه‌ی آن در دسترس داشته باشید.
