مهارت‌های ضروری برای یک مذاکره موفق

مذاکره امری حیاتی و مهم است. چرا که دنیایِ بدون مذاکره، جایی پر از خشم و مجادله و نارضایتی خواهد بود و ما به دلیل مجادلاتِ بسیار و عدم درک متقابل، به دستاوردهای زیادی در زندگی‌مان نخواهیم رسید و راهِ پیشرفت‌مان با موانع بسیاری روبرو خواهد شد. برای همین، یک مذاکره‌کننده‌ موفق می‌داند، به جای اینکه با افرادی که دید یا اهداف متفاوتی دارند مجادله و لج بازی کند، یک نقطه‌ی مشترک بین خود و طرف مذاکره پیدا می‌کند و سعی می‌کند از روشی که مورد پذیرشِ هر دو طرف است برای مذاکره استفاده کند. ولی آیا می‌دانید وقتی در حالِ مذاکره هستید، چه موقع باید مصالحه کنید و چه موقع بر خواسته‌های خود پافشاری کنید؟

در این مقاله، به بررسی نگرش‌هایِ متفاوت در مذاکره می‌پردازیم و خواهیم دید که برای اینکه خود را برای یک مذاکره‌ی موفق آماده کنیم بهتر است چه کارهایی را انجام دهیم و از چه کارهایی اجتناب کنیم و برای دستیابی به موفقیت حداکثری در یک مذاکره چه مهارت‌هایی را می‌توانیم به کار بگیریم.

مذاکره چیست؟

یک مذاکره‌ موفق مذاکره‌ای است که در آن از طریق رفتارهای متفاوتی همچون موافقت، مخالفت، کشمکش و غیره، یک راه‌حل مورد قبول طرفین برای مشکل مشترک‌تان پیدا کنید و اقداماتی که در مذاکره بر سر آنها با طرف مقابل به توافق رسیدید را به انجام برسانید. در حالت ایده‌آل، در نتیجه‌ی مذاکره به اهداف خود دست خواهید یافت، اما در بعضی مواقع نیز ممکن است مجبور به مصالحه باشید و برخی از شرایط نا خواسته را بپذیرید.

نکته‌ی بسیار مهمی که باید به خاطر بسپارید این است که مذاکره فقط برای تصمیم‌گیری‌های بزرگ نیست و ممکن است برای کوچک‌ترین تا بزرگ‌ترین تصمیمات‌تان نیاز به مذاکره کردن داشته باشید و چندین بار در طول روز از مهارت‌های مختلف مذاکره استفاده کنید. به عنوان مثال گاهی برای درخواست افزایش حقوق‌تان، گاهی برای نه گفتن به درخواست همکارتان و گاهی برای موضوعات روزمره‌ای نظیر مرخصی یک کارمند مجبورید مذاکره کنید. حال سوال اصلی اینجاست که چگونه خود را برای یک مذاکره آماده کنیم؟

سبک خود را انتخاب کنید

بسیاری از افراد فکر می‌کنند که تنها یک راه درست و ایده‌آل برای مذاکره وجود دارد و آن هم بیان خواسته‌ها و بحث و گفتگو بر سرآنهاست. اما در حقیقت انتخاب‌های متفاوتی برای سبک مذاکره کردن وجود دارد. همان طور که موضوع مذاکرات شما تغییر می‌کنند سبک مذاکره‌ی شما هم می‌تواند با توجه به موضوع مذاکره و اهدافی که در آن دنبال می‌کنید، متفاوت باشد.

انتخاب شما برای سبک و نگرش مذاکره کردن‌تان به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ مواردی نظیر: هدفی که برای بدست آوردن آن مذاکره می‌کنید، میزان اهمیت کلی مذاکره، میزان تمایل شما به مصالحه، و روابط شما با طرف مذاکره‌کننده.

ماتریس مذاکره‌ی لویکی-هیام (Lewicki–Hiam’s Negotiation Matrix) نقطه‌ی بسیار مناسبی برای شروع کار انتخاب سبک مذاکره است. شما با استفاده از این ماتریس و با توجه به دو عامل تعیین کننده آن، می‌توانید سبک مذاکره‌ی خود را انتخاب کنید. این دو عامل تعیین کننده عبارتند از میزان اهمیت روابط‌تان با طرف مذاکره و میزان اهمیت دستیابی به دستاوردهای مورد نظرتان. با توجه به اهمیت‌ این دوعامل شما می‌توانید یکی از سبک‌هایِ مذاکره نظیر انطباقی، مشارکتی، رقابتی، اجتنابی و یا مصالحه را در پیش بگیرید.

مذاکره کنید!

مهمترین نکته‌ای که باید در مذاکره توجه کنید این است که بدانید در طول مکالمات اساسی و حیاتی در یک مذاکره چه اتفاقی می‌افتد. قبل از اینکه برای معرفی خود و شروع مذاکره پیش‌قدم شوید، ابتدا با خود بیندیشد که شما و طرف مقابل‌تان بعد از مذاکره و رسیدن به توافق و یا ترک مذاکره و به نتیجه نرسیدن چه احساسی خواهید داشت؟ اثر بلند مدت رویکرد شما به این مذاکره چه خواهد بود؟ و اینکه چه انتظاری از طرف مقابل‌تان دارید؟

هنگامی که علاقه‌مندید با طرف مذاکره‌تان حتما به توافق برسید و نظرات و شخصیت وی برای شما مهم است، سعی کنید صریح و صادق باشید. درباره‌ی همه‌ی جوانب مسئله‌ی مورد مذاکره تا جایی که می‌توانید خلاقیت به خرج دهید و یک موقعیت برد-برد ایجاد کنید که در آن هر دو طرف مذاکره به طور نسبی به خواسته‌هایشان برسند و با رضایت میز مذاکره را ترک کند، تا این کار منجر به تحکیم روابط‌تان گردد

برای اینکه شانسِ رسیدن به توافق را افزایش دهید، روش‌های زیر را امتحان کنید.

۱. کیک مذاکره را بزرگ و بزرگ تر کنید

پیشنهادتان را طوری تغییر دهید که منطبق با افزایش منافع هر دو طرف باشد. به عنوان مثال اگر قرار است یک کیک را بین خودتان تقسیم کنید، سعی کنید با تغییر دادن شرایط و گزینه‌های پیش رو، حجم آن کیک را بیشتر کنید تا هر دو طرف سهم بیشتری از آن نصیبش شود.

۲. راهکارهای جایگزین ارائه دهید

به جای چیزی که از طرف مقابل درخواست می‌کنید، چیزی پیشنهاد کنید که برایش جالب و مطابق با خواسته‌هایش باشد.

۳. سخاوتمند باشید

برای رسیدن توافق به اولویت‌های طرف مذاکره احترام بگذارید.

۴. پیشنهادهای جبرانی دهید

خواسته‌ای که طرف مقابل از آن صرف نظر کرده را درنظر داشته باشید و سعی کنید با دادن امتیاز دیگری طرف مقابل را راضی نگه دارید.

۵. شرایطی ایجاد کنید که طرف مقابل آن طوری عمل کند که شما می‌خواهید

برای این کار می‌توانید موانع عملی را حذف کنید و هزینه‌ها را کاهش دهید.

به یاد داشته باشید یک مذاکره یکپارچه (مذاکراتی که درآن هر دو طرف مذاکره از توافق حاصله منتفع می‌گردند؛ مذاکرات برد-برد) می‌تواند موجب ارتقا روابط شما با دیگران گردد و باعث افزایش اعتبار حرفه‌ای شما شود، در حالی که برخوردهای سخت گیرانه و خشک ممکن است موفقیت‌های آتی شما را تحت‌الشعاع قرار دهد.

با این وجود هشیار باشید که ممکن است طرف مقابل‌تان ملاحظات اخلاقی را در نظر نگیرد و چون دیگر قصد ادامه‌ی ارتباط و مبادلات باشما را درآینده ندارد، به هر قیمتی، آنچه می‌خواهد را بدست آورد و یا به عبارتی از شما سوءاستفاده کند. به این نوع مذاکره، مذاکره‌ی توزیعی می‌گویند؛ سبک مذاکره‌ای که درآن فقط یک نفر از طرفین به خواسته‌های خودش می‌رسد و طرف دیگر متحمل ضرر می‌گردد(اصطلاحاً مذاکرات برد-باخت)

چنین فردی با یک پیشنهاد و یا با پرسیدن قیمت پیشنهادی شما، مذاکره را به جریان می‌اندازد و در ذهن خود یک قیمت هدف (قیمت ایده‌آل او) و یک نقطه‌ی مقاومت (حداقل قیمتی که به کمتر از آن راضی نمی‌شود) را ترسیم می‌نماید. شما باید قسمت زیادی از مکالمه‌تان را صرف پی بردن به حدود این دو قیمت کنید و از طرق مختلف از میان صحبت‌های او به چیزی که در ذهن خود ترسیم کرده پی ببرید. تنها در این صورت است که می‌توانید در پاسخ به او یک پیشنهاد بهینه و موثر بدهید که ضمن رسیدن به توافق، به بهترین شکل ممکن به اهداف و خواسته‌های خود نیز جامه‌ی عمل بپوشانید.

این نوع از مذاکرات می‌توانند برای مواردی همچون خرید و فروش املاک مفید و سودمند باشند. زیرا شما پس از انجام معامله، دیگر برخورد خاصی با طرف معامله ندارید. پس می‌توانید بدون ترس از احساس شرمندگی و رودربایستی، اقدامات تلافی‌جویانه، لج‌بازی و یا بدنام شدن‌تان، تمام تلاش‌تان را برای آنچه می‌خواهید بدست آورید، به کار گیرید. اما در مذاکرات کاری خود کمی محتاط باشید، زیرا ممکن است با طرف مقابل، روابط کاری ادامه داری داشته باشید.

ابزارهای مفید در مذاکره های کوتاه مدت

ابزارهای دیگری نیز وجود دارند که به شما در مذاکراتی که قرار نیست در بلند مدت ادامه داشته باشند، کمک می‌کنند. این ابزار عبارتند از:

۱. نظریه بازی‌ها

این روش به شما کمک می‌کند تا رفتار و عکس‌العمل‌های طرف مقابل و یا رقیب خود را پیش‌بینی کنید و با توجه به آن نگرش و سبک مذاکره خود را انتخاب کرده و یا اصلاح کنید.

۲. تحلیل ماتریس تصمیم گیری

ستون‌های این ماتریس شامل عواملی است که در شرایط فعلی، بیشترین اهمیت را برای‌‌تان دارند (مثل هزینه، کیفت و …) . سطرهای آن نیز شامل مذاکره‌کنندگان مختلفی است که با آنها رو برو هستید (مثل عمده‌فروشان محصول مورد نظرتان). شما می‌توانید بر اساس عوامل مهم موردنظرتان به طرف‌های مذاکره نمره‌دهی کنید و بر اساس آن بهترین گزینه را برای رسیدن به توافق انتخاب کنید.

۳. مدلِ لایه‌ای تعارض

این مدلِ پیازی شکل به شما کمک می‌کند تا موقعیت، علایق و نیازهای خود را سازماندهی کنید. لایه‌های این مدل به ترتیب از بیرونی‌ترین لایه تا لایه‌ی مرکزی عبارتند از: موقعیت‌ها ( چیزهایی که می‌خواهید داشته باشید) ، علایق (دلایل‌تان برای خواستن آن چیزها) و نیازها (آنچه که باید داشته باشید).

شانس خود را برای دستیابی به موفقیت در مذاکرات افزایش دهید

فارغ از اینکه چقدر آمادگی مذاکره کردن را پیدا کرده‌اید و یا تا چه میزان در پیاده‌سازی نگرش موردنظرتان موارد مختلف را رعایت می‌کنید، به مجموعه‌ای از مهارت‌ها نیاز دارید تا در نهایت، در قامتِ یک پیروز از میدان مذاکره خارج شوید.

بدیهی است که در طول مذاکره لازم است قاطع باشید، اما فراموش نکنید که بسیار خوب به صحبت‌های طرف مقابل‌تان گوش دهید. بین منطق و احساستان تعادل برقرار کنید. مدل ابزار متقاعد سازی می‌تواند با هماهنگ کردن سطح آگاهی شما با توانمندی‌هایتان در اثر گذاری، در این مورد شما را یاری کند.

ممکن است به جای مذاکرات یک به یک با جمعی از افراد، یا با یک گروه وارد مذاکره شوید که در این صورت باید نکات دیگری را نیز به خاطر داشته باشید. به عنوان مثال اگر اعتماد به نفس‌تان در طول مذاکره کاهش پیدا کرد، بهتر است بر روی ایجاد ارتباط قوی با طرف مقابل بیشتر تمرکز کنید، تا اینکه نگران ارائه یک عملکرد درخشان باشید. طرف مقابل‌تان هرکسی که می‌خواهد باشد، مطمئن باشید که با صداقت و روراستی، به نتیجه‌ی بهتری با طرف مقابل خواهید رسید. اگر موفق به این کار شوید، هیچ کس دوست ندارد منافع معامله با شما را از دست دهد.