۱۱ نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک

کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند چشم‌وچراغ هر اقتصادی باشند. این کسب‌وکارها نیروی محرکه‌ای هستند که با کارآفرینی، نوآوری و ایجاد پویایی در اقتصاد و صنعت، جوامع را شکوفاتر می‌کنند. پس اگر شما هم کسب‌وکاری کوچک دارید باید به زبان خودمانی بگوییم: «دَم‌تان گرم». اما یکی از مهم‌ترین بخش‌های ادارهٔ چنین کسب‌وکارهایی، بخش حسابداری آنهاست. هرقدر بتوانید نکات حسابداری مالی مربوط به کارتان را بهتر و دقیق‌تر یاد بگیرید، فرایند مدیریت امور مالی کوتاه‌مدت و بلندمدت‌تان بهبود بیشتری پیدا خواهد کرد. در این مقاله از ۱۱ نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک خواهید خواند. پس اگر برای شغل‌تان نیاز به دانستن این نکات دارید یا می‌خواهید به‌زودی دست به راه‌اندازی کسب‌وکار کوچکی بزنید، حتما این مقاله را بخوانید.

۱. امور بانکی شخصی و کاری‌تان را از هم جدا کنید

اگر می‌خواهید کسب‌وکار کوچکی برای خود راه بیندازید، باید حساب بانکی مجزایی برای آن باز کنید. نباید اجازه بدهید که امور مالی شخصی‌تان با حسابداری شغلی و حرفه‌ای‌تان ترکیب شود. اگر تراکنش‌های مالی امور شخصی‌تان با کار درهم شود، بخش بزرگی از زمان را برای سردرآوردن از امور از دست می‌دهید. شما که چنین چیزی نمی‌خواهید، می‌خواهید؟

این ماجرا زمانی بدتر هم می‌شود که بخواهید رسیدگی به امور مالی درهم‌آمیختهٔ شخصی و کاری‌تان را به عهده شخصی دیگر بگذارید. در این صورت، حسابدار بینوا باید مشغول بررسی تراکنش‌های شخصی و کاری‌تان شود و این موارد را از هم جدا کند. سروسامان‌دادن به امور مالی، واردکردن داده‌ها به سیستم رایانه و کشیدن نمودارهای مرتبط با هریک اصلا کار ساده‌ای نیست.

اگر می‌خواهید از درآمد کسب‌وکارتان برای امور شخصی استفاده کنید، باید مبلغ موردنظرتان را به‌طور هفتگی یا ماهانه از حساب کاری به شخصی انتقال بدهید. با این کار، دیگر حسابدار سردرگم نمی‌شود و لازم نیست در طول ماه، زمان زیادی را صرف جداسازی برداشت‌های شخصی‌تان از حساب کاری کند.

حساب پس‌انداز

بازکردن حساب پس‌انداز هم یک نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک است که باید حتما در نظر داشته باشید. با باز‌کردن حساب پس‌انداز، بخشی از درآمدتان را ذخیره می‌کنید. این حساب می‌تواند در پرداخت مالیات و مواردی از این دست به شما کمک کند.

پس هر ماه، قبل از هر کاری، ۲۵ تا ۳۰ درصد از درآمدتان را جدا و به حساب پس‌انداز منتقل کنید. بهتر است، این کار را سریع و بعد از دریافت پول از مشتریان و پُرشدن حساب‌تان انجام بدهید تا خرج نشود و به‌طور مستقیم وارد حساب پس‌اندازتان شود.

استفاده از خدمات آنلاین

دسترسی به حساب‌های بانکی خود از طریق اینترنت هم از واجبات است. پس این نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک را جدی بگیرید و سعی کنید از روش‌های آنلاین به اطلاعات حساب خود دسترسی داشته باشید و مدیریت امور را پیگیری کنید. انجام‌دادن کارهای مختلف بانکی از طریق امکانات و خدمات آنلاین به شما کمک می‌کند که سریع‌تر و پویاتر، تراکنش‌های مختلف را پیگیری کنید.

۲. هزینه شخصی و کاری را از هم جدا کنید

بعضی از خرده‌فروشان و کسانی که برای خودشان کار می‌کنند یا صاحب‌خانه‌ها، از حساب کاری‌شان پول برداشت می‌کنند؛ مثلا شاید ماهانه از حساب کاری‌شان به خود حقوقی می‌دهند و مبلغی را برداشت می‌کنند. بهتر است این افراد به‌جای خرج‌کردن از حساب کاری‌شان، با برنامه‌ای مشخص (مثلا به‌طور هفتگی)، مبلغی پول را از حساب کاری‌شان به حساب شخصی خود منتقل کنند و بعد از انتقال مبلغ از حساب کاری به شخصی، خریدهای غیرکاری و روزانه‌ یا ماهانه‌شان را انجام بدهند.

منظورمان این است که برای مدیریت بهتر امور مالی در هنگام راه‌اندازی کسب‌وکارهای کوچک، باید تکلیف هزینه‌های کاری و شخصی از هم جدا باشد. در این صورت، حساب کاری کاملا واضح و شفاف باقی می‌ماند و فقط برای تراکنش‌های مرتبط با کار به سراغش می‌روید. ضمن اینکه وسوسه خرج‌کردن پول از این حساب برای مصارف غیرکاری هم کم می‌شود.

هزینه کسب‌وکار در مقابل هزینه‌های شخصی

کسی که کسب‌وکار کوچکی را اداره می‌کند با آگاهی از انواع هزینه‌ها می‌تواند مبلغ مالیات پرداختی‌اش را هم کنترل کند، مثلا:

• هزینه‌ها یا مخارج عملیاتی هر کسب‌وکار یعنی هزینه‌های جاری شرکت برای راه‌اندازی تولید محصول و کسب‌وکار که منجر به درآمدزایی می‌شوند، مالیات پرداختی شرکت را هم افزایش می‌دهند.
• به مخارجی که برای تفریح شخصی صاحب کسب‌وکار صرف می‌شود، مالیات تعلق نمی‌گیرد.
• به ترکیب مخارج شخصی و هزینه‌های کسب‌وکار با یکدیگر هم همیشه مالیات تعلق نمی‌گیرد؛ مثلا اگر برای ارباب‌رجوعان خود هدیه بخرید یا آنها را به صرف شام دعوت کنید، به این هزینه‌ها، هزینه‌های ترکیبی گفته می‌شود.

برای آشنایی با انواع هزینه‌ها بهتر است با حسابدار خود صحبت کنید یا اگر حسابدار شخصی ندارید، از افراد ماهر مشاوره بگیرید.

اعلام و معرفی منابع مالی

گاهی‌ اوقات، بعضی از کسب‌وکارها برای تأمین مالی از منابع شخصی و سرمایه‌های خود استفاده می‌کنند. در این صورت باید تمام هزینه‌هایی که با سرمایه شخصی پرداخت می‌شود در حساب‌های روزانه کسب‌وکار قید شوند. با مطرح‌شدن این هزینه‌ها و منابع مالی تأمین‌کننده‌شان، در پایان سال، کاهش مالیات را شاهد خواهید بود. حسابدارتان باید از این هزینه‌ها باخبر باشد و رسیدها و فاکتورهای مرتبط با آنها را نگه دارد.

۳. نرم‌افزارهای حسابداری مناسب انتخاب کنید

انتخاب نرم‌افزارهای حسابداری مناسب، وابسته به نیازهایتان در کسب‌وکار است. برنامه‌هایی متنوع برای کسب‌وکارهای مختلف وجود دارد؛ مثلا نرم‌افزارهای مختلف می‌توانند خدمات متنوعی از جمله موارد زیر را ارائه کنند:

• ارائه دفتر صندوق؛
• ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها؛
• ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها و تراکنش‌های ارزی؛
• ارائه و رسیدگی به دفتر کل، دفتر صندوق، فهرست موجودی‌ها، تراکنش‌های ارزی و اطلاعات مرتبط با پایانه فروش .

سطح خدمات حسابداری که هر کسب‌وکار نیاز دارد باتوجه‌به نوع فعالیتش متفاوت است؛ اما تقریبا همه کسب‌وکارها نیاز به داشتن دفاتر صندوق برای رسیدگی به حساب‌های خود دارند. در این دفتر اطلاعات مربوط به خریدها و پرداخت‌ها ثبت می‌شود و می‌توانید آن را در نرم‌افزار اکسل (Excel) هم برای خود طراحی کنید.

نیازهای حسابداری ضروری هر کسب‌وکار کوچک

به‌طورکلی، هر کسب‌وکار کوچکی نیاز به تنظیم صورت‌های مغایرت بانکی، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، بررسی دفتر صندوق و تنظیم دفتر کل خود دارد. نرم‌افزارهای مختلفی برای رسیدن به حساب‌های کسب‌وکارتان وجود دارند. با بررسی هریک و امکاناتی که ارائه می‌دهند، باید از میان‌شان دست به انتخاب بزنید.

نرم‌افزارهایی ارزان یا رایگان هم برای رسیدگی به حساب‌های ساده کسب‌وکارها وجود دارند. فقط باید چند نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک را بدانید تا بتوانید به‌سادگی از آنها استفاده کنید؛ مثلا بعضی از برنامه‌ها فقط به تولید فاکتور و پیگیری هزینه‌ها برای صاحب کسب‌وکار کمک می‌کنند و دسترسی امور پیچیده‌تر و تخصصی‌تر را در اختیار حسابدار مجموعه کاری قرار می‌دهند.

یادتان باشد که نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده مانند اکسل می‌توانند گزینه‌های مناسبی برای سروسامان‌دادن به حساب‌های کسب‌وکار کوچک باشند. برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف حسابداری اطلاعات مختلف حسابداری را پردازش و آنها را به برنامه‌هایی مانند اکسل منتقل می‌کنند. شما برای انجام امور زیر به‌راحتی می‌توانید داده‌هایی را که در نرم‌افزارهای حسابداری تولید کرده‌اید، به برنامه اکسل وارد کنید:

• دست‌کاری و شخصی‌سازی داده‌ها و اطلاعات در اکسل؛
• تولید چارت‌ها و نمودارها برای مراجعه فوری به آنها و بررسی اوضاع حساب‌ها؛
• ترکیب ابعاد مختلف گزارش‌های حسابداری و تولید این گزارش‌ها برای دوره‌های زمانی مختلف.

۴. مستندات کسب‌وکارتان را سازمان‌دهی کنید

مستندسازی تراکنش‌های کسب‌وکارتان را جدی بگیرید. این مستندات به شما کمک می‌کنند که:

• در صورت نیاز به رجوع به تراکنش‌های قبلی، راحت‌تر آنها را پیگیری کنید؛
• در صورت لزوم، به‌سادگی، روند حساب‌هایتان را برای مأمور مالیاتی (یا هرکس دیگری که نیاز باشد) ثابت کنید.

باتوجه‌به قوانین مالیاتی، مستنداتی مانند فاکتورها، رسیدها، سوابق پرداخت دستمزدها و… را به‌مدت چند سال (مثلا ۵ تا ۷ سال) نگهداری کنید. البته اینکه چه مدت‌زمان باید مستندات مرتبط با حساب‌های کسب‌وکارتان را حفظ کنید، وابسته به قوانین مالیاتی است و با مراجعه به وب‌سایت‌های مربوط و مراجع اطلاع‌رسانی باید از مدت‌زمان لازم برای حفظ مستندات باخبر شوید.

یکی از بهترین روش‌ها برای مستندکردن اطلاعات حسابداری کسب‌وکار، داشتن سیستم بایگانی قوی است. پس، از بی‌نظمی در بایگانی‌کردن مستندات به‌شدت پرهیز کنید تا دسترسی به اطلاعات ساده شود. سه اصل مهم در بایگانی مستندات حسابداری عبارت‌اند از:

• بایگانی درست و مناسب اسناد کاغذی؛
• داشتن سیستم الکترونیکی مناسب ثبت و بایگانی اسناد حسابداری در رایانه؛
• ثبت و ذخیره داده‌های حسابداری در فضای آنلاین (مثلا در گوگل‌درایو یا فضاهای دیگری که امکان ذخیره‌سازی اطلاعات در دنیای آنلاین را به شما می‌دهد).

۵. پرداخت‌های نقدی را پیگیری کنید

هر مبلغی که به‌صورت پول نقد دریافت می‌کنید باید به تنخواه‌گردان یا حساب کاری‌تان منتقل شود. یادتان باشد که اگر مبالغ دریافتی را زود و سریع به حساب‌تان منتقل نکنید، امکان دارد که وسوسه شوید و آن را برای مصارف مختلف خرج کنید و در این صورت، بررسی حساب‌ها و پرداخت‌ها در آینده مشکل می‌شود. مثلا خطاهای زیر را در نظر بگیرید:

• اگر پرداختی یک مشتری را ثبت نکنید، امکان دارد که بعدا در حسابرسی دچار مشکل شوید و با او تماس بگیرید و این موضوع را مطرح کنید. در این مواقع، چیزی جز شرمندگی در مقابل مشتری برایتان باقی نمی‌ماند. علاوه بر این، ثبت‌نشدن پرداختی مشتریان می‌تواند از مصادیق فرار مالیاتی هم باشد.
• ثبت‌نکردن خریدهایی که برای کسب‌وکارتان انجام می‌دهید هم بسیار واجب و ضروی است و می‌تواند منجر به کاهش مالیات پرداختی‌تان شود.

با ثبت درست پرداخت‌ها و دریافت‌هاست که می‌توانید امور حسابداری مرتبط با کسب‌وکارتان را سروسامان بدهید.

۶. گزارش‌های ماهانه حسابداری را بررسی کنید

بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها دقیقا از وضعیت حسابداری خود سر در نمی‌آورند. اگر شما هم در دسته کسانی هستید که از حسابداری مالیاتی یا عادی زیاد باخبر نیستند، باید سریع‌تر برای خود فکری کنید. چون این روند باعث می‌شود که فرصت‌ها را از دست بدهید، پول‌هایتان از دست برود و مقروض شوید.

اگر حساب‌هایتان را دقیق بررسی کنید و آنها را به‌روز نگه دارید و گزارش‌های مربوط به حسابداری را ماهانه تنظیم کنید، مشکل خاصی برایتان به وجود نخواهد آمد. باید یاد بگیرید که این گزارش‌ها درباره چیست و چطور تحلیل می‌شوند. به‌روزرسانی گزارش‌های مالی به‌طور ماهانه هم ضروری است و از گیجی و ایجاد خلل در روند بررسی حساب‌هایتان می‌کاهد.

۷. به فاکتورهای فروش‌تان نظم بدهید

حواس‌تان به فاکتورها هم باشد. به‌محض اینکه کاری به پایان رسید یا حداقل در پایان هر ماه، فاکتورهای مشتریان را آماده کنید و برای آنها بفرستید. با این کار، روند درآمدزایی روی غلتک می‌افتد، حساب بانکی‌تان تراز و متعادل می‌شود و امکان تسویه با کسانی که با شما در ارائه خدمات همکاری می‌کنند هم مقدور خواهد بود.

رسیدگی به فاکتورها بسیار ضروری است، چون برای کسب‌وکارتان تولید پول می‌کند؛ در نتیجه، لازم است که نظم را در سازمان‌دهی فاکتورها در نظر داشته باشید. البته اگر حساب‌هایتان با مشتریان و افراد دیگری که در مسیر ارائه محصولات و خدمات با شما همکاری می‌کنند به‌صورت نقدی باشد، دیگر نیازی به رسیدگی به فاکتورها وجود نخواهد داشت.

۸. حسابداری کسب‌وکارتان را برون‌سپاری کنید

اگر زمان کافی برای رسیدگی به امور حسابداری را ندارید یا این کار برایتان سخت است، باید به‌سراغ برون‌سپاری حسابداری بروید. این اصطلاح یعنی چه؟ یعنی حسابداری را به کسانی بسپارید که با آن آشنایی دارند و خودتان را خلاص کنید. البته در برون‌سپاری، افراد و نیروهایی که حسابداری را برایتان انجام می‌دهند، از سوی شما استخدام نمی‌شوند بلکه به‌طور ماهانه و به‌شکل ساعتی برایتان کار می‌کنند و دستمزد همان ساعت کاری را هم دریافت می‌کنند. پس این کار مزایای زیادی دارد:

• هزینه کمتری برایتان دارد و به‌جای پرداخت حقوق ثابت به حسابدار، می‌توانید با فردی متخصص برای برون‌سپاری به توافق برسید و دستمزدش را به‌شکل ساعتی بپردازید.
• صحت و دقت کار هم بالاست، چون بخشی از کار را به افراد خبره محول کرده‌اید و می‌توانید مطمئن باشید که آن فرد در پیشبرد پروژه به‌خوبی عمل می‌کند.

حسابدار حرفه‌ای فقط به ۲ تا ۴ ساعت نیاز دارد تا به تراکنش‌های بانکی‌تان رسیدگی کند، صورت‌های مغایرت بانکی را تنظیم و گزارش‌های ماهانه‌تان را تولید کند. در برون‌سپاری، مختار هستید که تمام کار حسابداری یا فقط بخشی از آنها را به دیگران واگذار کنید. در ادامه، بخشی از کارهای رایج در حسابداری معرفی می‌شوند:

• واردکردن فهرست تراکنش‌ها به دفاتر نقدی و درنظرگرفتن مالیاتی که به هر تراکنش تعلق می‌گیرد؛
• تنظیم صورت‌های مغایرت مالی برای حساب‌ اصلی کسب‌وکار و حساب‌های پس‌انداز؛
• تهیه فاکتورهای فروش؛
• تهیه گزارش بدهی‌ها و ارائه فایل پرداخت‌های مختلف کسب‌وکار به بانک؛
• تهیه گزارش فروش و تماس با بدهکارانی که پرداخت بدهی‌شان مهلت خاصی دارد؛
• تعیین و حساب‌کردن دستمزد کارکنان؛
• تنظیم گزارش‌های مالی ماهانه؛
• تنظیم امور مالیاتی.

مزایای کمک گرفتن از حسابدار

کمک‌گرفتن از حسابدارهای حرفه‌ای باعث می‌شود که از نصیحت‌ها و مشاوره‌های ارزشمندی که دارند به‌خوبی بهره‌مند شوید، مثلا:

• درباره انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب با آنها مشورت می‌کنید؛
• حسابداران حرفه‌ای بهتر از شما درباره امور مالی‌تان با بانک صحبت می‌کنند؛
• آنها در تهیه گزارش‌های مربوط به گردش نقدی و بودجه سالانه به شما کمک می‌کنند؛
• آنها به کارکنان‌تان آموزش‌های لازم را درباره حسابداری می‌دهند؛
• و… .

۹. از روند کار حسابدار مطلع باشید

اگر کارتان را به حسابدار سپرده‌اید، باز هم لازم است خودتان از اوضاع باخبر باشید. برای موفقیت در کسب‌وکارتان باید در بخش مدیریت امور حسابداری آن هم حضوری فعال داشته باشید. پس عقب‌نشینی نکنید و همهٔ کارها را به عهده حسابدار نگذارید. باید حسابی حواس‌تان را جمع کنید.

اگر نظارت کافی روی امور حسابداری نداشته باشید، ممکن است که حسابدار کفایت لازم برای مدیریت امور مالی‌تان را نداشته باشد یا کلک‌هایی بزند و مشکلاتی برایتان ایجاد کند.

با توسعه کسب‌وکارتان باید سعی کنید که امور مالی و حسابداری را میان چند نفر تقسیم کنید تا فشارها روی دوش یک نفر نباشد؛ مثلا یک نفر مسئول رسیدگی به قبوض و ترازنامه‌ها شود و اطلاعات مربوط به آنها را وارد سیستم کند و دیگری مسئولیت بررسی مجدد اطلاعات را بر عهده بگیرد و با بانک در ارتباط باشد و خود صاحب کسب‌وکار هم به تمام امور نظارت داشته باشد و آنها را تأیید کند. تقسیم مسئولیت امور حسابداری می‌تواند به شکل‌های مختلفی باشد.

۱۰. دستمزد کارکنان را به‌موقع پرداخت کنید

باید دستمزد کارکنان‌تان را به‌موقع پرداخت کنید. لازم است حساب پرداخت دستمزدها را داشته باشید و بودجه‌ای برای پرداخت به‌موقع برای کارکنان در نظر بگیرید. اگر نتوانید امور مرتبط با پرداخت دستمزد و حقوق را به‌خوبی مدیریت کنید، کارکنان از شما دلسرد می‌شوند و اعتبار مجموعه‌تان هم مخدوش می‌شود.

نرم‌افزارها و افراد متخصص می‌توانند در مسیر مدیریت دستمزدها به کمک‌تان بیایند. این نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار مهم و حیاتی است و به شکل‌گیری اعتبارتان در دنیای کاری کمک شایانی می‌کند.

۱۱. تحمیل سیستم‌های تازه به کارکنان را متوقف کنید

نرم‌افزارها و پلت‌فرم‌های متعددی برای کسب‌وکارهای کوچک وجود دارند، اما یادتان باشد که نباید با تحمیل این سیستم‌های متنوع به کارکنان‌تان، آنها را خسته و درمانده کنید. اگر برنامه‌های نرم‌افزاری مختلفی را وارد کار کنید و از نیروهای کاری‌تان بخواهید که از آنها استفاده کنند، به دردسر خواهید افتاد؛ چون کارکنان بینوا مجبور می‌شوند وظایف و مسئولیت‌های زیادی را عهده‌دار شوند که آنها را خسته می‌کند و از کیفیت کارشان می‌کاهد. پرت‌شدن حواس کارکنان به جزئیات این سیستم‌ها، درآمدزایی و کار مفید را مخدوش خواهد کرد.

برخی از مدیران، با بی‌حوصلگی و سخت‌گیری از کارکنان خود می‌خواهند از این سیستم‌ها بهره ببرند؛ بدیهی است که نتیجه، چیزی جز افت شدید بهره‌وری و کاهش درآمد مجموعه کاری نخواهد بود.

اگر می‌خواهید از برنامه‌ها و نرم‌افزارهای تازه در کسب‌وکارتان استفاده کنید، باید ابتدا موردی مناسب را انتخاب و آن را به کارکنان‌تان معرفی کنید تا با سیستم تازه آشنا شوند و به آن عادت کنند. بعد می‌توانید برنامه‌های تازه‌تری را هم به کسب‌وکارتان اضافه کنید. آموزش کارکنان و درنظرگرفتن بودجه‌ای برای این کار هم ضروری است.

در آخر

با شناخت این چند نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، دیدی مناسب برای مدیریت امور پیدا می‌کنید. کسب دانش درباره ابعاد مختلف علم حسابداری به شما کمک می‌کند که امور مالی کار خود را به دست بگیرید و اگر آن را به کس دیگری می‌سپارید، قدرت نظارت داشته باشید. با وجود این بهتر است همواره از کمک‌های یک مشاور مالی یا مشاور مالیاتی استفاده کنید. اگر در زمینه راه‌اندازی کسب‌وکارهای کوچک تجربه‌ای دارید، حتما در بخش نظرات، ما را مطلع کنید و اجازه بدهید از تجربه‌های ارزشمندتان بهره‌مند شویم. منتظرتان هستیم.